新形势下电子档案管理存在的问题及对策

吴世芬

摘 要：互联网技术的不断发展，加快了传统档案管理的变革脚步，进而形成了电子档案管理，显著提高了档案管理成效。本文阐述了电子档案的基本特点，分析了电子档案管理面临的主要问题，并提出了几点有针对性的解决对策。

关键词：新形势;电子档案;问题;对策

1 电子档案的基本特点

信息时代背景下，电子档案管理成为必然趋势，如今很多企业已经实施了电子档案管理。从本质上分析，电子档案管理涉及的内容比较多，且复杂，通过互联网系统实现档案管理，其突出性优势就是省时省力，有效控制了成本投入，提升了档案管理工作效率[1]。第一，通过电子信息完成对档案资料的保存，能够满足信息化时代关于档案资料的查询需要，同时电子信息拥有良好的开放性、共享性;第二，电子档案管理系统功能更完善，可以与公共系统进行协同办公，更加高效地处理与应用档案信息。

2 新形势下电子档案管理面临的主要问题

1）难以把握原始性与真实性。档案的核心要素主要包含原始性与真实性，然而受电子档案可篡改性的影响，其可靠性就比较低，相较于纸质文件，难以把握电子档案的原始性与真实性。现阶段，电子档案管理工作人员在具体的工作过程中难以准确把握档案资料内容，从而造成档案内容失真，因此其思想与观念仍然需要进一步更新。

2）电子档案保存难度大。受存储载体、电子设备技术以及软件系统等因素的影响，电子档案保存一直以来都是电子档案管理工作的重点、难点[2]。事实上，电子档案对存储载体与环境有着严格要求，而且容易受到网络病毒等造成的无法逆转的伤害。与此同时，存储载体使用年限比较短，所以需要定期更换，若是更换操作不当很可能会造成载体损坏，从而使得档案信息丢失。

3）档案管理工作者素质需要提升。现阶段，电子档案管理工作者普遍认为工作内容就是保留各项信息，这就造成了电子档案管理失去了发展意义。与此同时，相关部门没有高度重视电子档案管理工作，档案管理质量明显不高。而档案管理工作者的综合素质直接决定着管理水平与质量，所以必须进一步提升档案管理工作者的素质。

4）档案管理标准缺少统一性。部分企事业单位在落实电子档案管理工作时尚未建立科学、统一的标准，使得档案管理出现各种问题[3]。此外，因为不具备统一、规范的管理标准，所以电子文件维护与删除工作就变得更加繁琐、困难。

5）电子档案管理技术需要创新与优化。档案存储的两大要点就是档案信息的完整性与真实性，然而实际的电子档案管理很容易对这两点造成威胁。相较于纸质档案，电子档案很容易被修改，这就容易损害电子档案完整性与真实性。此外，电子档案管理技术比较落后，更新不及时，这就加大了档案后期维护与存储难度，甚至对整个企事业单位的电子档案管理工作造成不利影响。

3 新形势下加强电子档案管理的有效对策

1）优化档案管理制度。为了能够促进电子档案良性发展，就必须建立与优化档案管理规章制度。针对电子档案管理工作者，应该指导其更新管理理念，并加大监督力度，全面提升管理者的能力与水平。而要想使管理人员尽职尽责地完成工作任务与目标，还需要建立合理的考核体系，这样才能够实现对档案管理者的高效考核，从而充分调动其积极性、自主性，不断地增强业务能力。此外，为了摆脱档案管理工作中存在的“吃大锅饭”问题，则要对电子档案管理工作进行细分，明确岗位职责，针对任何一个工作岗位的失责问题则要追究到个人，并予以严格处理，这样能够充分调动电子档案管理工作者的战斗精神，使电子档案管理工作更加地务实有效[4]。

2）提高电子档案管理重视度。唯有在思想上高度重视电子档案管理工作，才能够提高电子档案管理工作成效，在遇到工作问题时可以更好地解决，避免在后续工作中再次发生。从本质上分析，档案管理对社会发展有着积极作用，然而近些年来档案管理的社会地位不断降低，甚至被边缘化。现阶段，电子档案管理已经应用了许多科学技术方法，但是仍然存在着较大发展空间，也暴露出许多不足，为了防止电子档案管理发生大问题、大错误，需要尽快、尽早地发展电子档案。基于此，社会要关注，有关部门要关注，档案管理工作者更应关注，从而更好地推进电子档案发展。

3）保障电子文件真实性。关于电子文件真实性问题，必须从多维度、多层面加强防范。为了控制信息管理可能发生的问题，档案管理工作者必须强化信息管理，尤其是要进行备份处理，这样就不会受到系统的影响而出现信息丢失问题。与此同时，档案管理工作者需要根据操作程序完成对文件的归档与检查，以免文件出现失真问题。在进行文件管理时必须加大监督力度，针对档案管理工作者的文件归档需要开展随机检查，或者是对相关文件开展定期检查，而且必须登记、保存所有的检查结果，这样才能够切实提升文件真实性。

此外，有关部门需要建立科学、可行的工作标准。可以诚邀学者、专业人士等进行有针对性、有目标性的设计，帮助企事业单位制定与之相匹配的电子档案管理标准，并严格按照此标准落实每一项档案管理工作，由此不但可以提升工作效率，也能够保证电子文件的真实性、完整性、有效性。

4）通过数据格式标准统一软件记录信息。要想防止电子档案信息在传递与接收时发生问题，有关部门必须安装与应用统一化的标准软件。利用此软件不仅能够切实保证档案信息的完整性、真实性，还能够提升电子文件传递效率。与此同时，档案管理工作者在文件管理过程中必须重视对文件的分类与归档，这样既方便管理，也方便文件查阅。

5）重视电子档案管理人才培育。提升档案管理工作者的素质，有利于提升档案管理工作成效，所以有关部门应该高度重视电子档案管理人才培育，电子档案管理工作者不仅要具备理论基础、丰富经验，也要熟练掌握电子档案系统的实践应用[5]。目前，电子档案管理正处在新的浪潮之中，如同逆水行舟一般，不进则退，所以必须交由优秀的档案管理人才掌舵。首先，应该采用高标准招聘专业化档案管理人才，并开展严格考核;其次，组织档案管理工作者参与培训活动，定期面向先进的城市与国家选派优秀工作者学习最新的文件管理技术，并达到学以致用的效果，从而切实提升电子档案管理工作效果;最后，重视档案管理工作者的思想教育、道德教育，全面提升其综合素质，从而端正态度、树立责任感，认真、仔细地完成工作任务，切实保证电子档案的完整性、真实性、有效性。

4 总结

在新形势下，档案管理工作已由简单的资料保存走向新的高度，对企事业单位的发展起着关键性指导作用，未来电子档案管理必然会越来越完善，通过不断的实践探索，及时地发现与解决问题，电子档案管理将会发挥出巨大的能量。

参考文献

[1]李兴国.新形势下电子档案管理存在的问题及应对思考[J].延安职业技术学院学报，2015，29（04）：103-104.

[2]高虹.大数据背景下电子信息档案管理的问题与对策[J].黑河学院学报，2019，10（03）：205+214.

[3]李雪威.新形势下電子档案管理存在的问题及对策[J].农村经济与科技，2017，28（S1）：176.

[4]陈素英，谢霞.新形势下电子档案管理的优化策略及有效措施[J].办公室业务，2016（18）：129.

[5]魏勇，靳京阳，马晨阳，张丹.大数据时代下高校电子档案管理问题及对策研究[J].邢台职业技术学院学报，2019，36（03）：47-49.