电子档案在实际应用中的优劣势分析

杨义 范龙楠 陈晓艳 管清芳 刘健

摘 要：在当今社会档案管理工作十分重要，我们工作中的很多方面都需要用到档案，可以说其历史是久远的。但随着科技发展，档案管理在内容与形式方面也产生了新的变化。应运而生的电子文件被广泛用于档案管理工作中。但不可否认的是，电子档案在应用中也是优劣势并存。下面我们就这个问题进行一番探讨，希望在档案管理工作中与广大同行共勉。

关键词：电子档案;应用;优劣势;策略

档案是记录各种信息的载体，对社会发展、人们工作生活中起到了重要推动作用。现代社会发展迅猛，传统纸质档案管理方式已无法适应现在的快节奏，逐渐被电子档案所取代。但在电子档案管理工作中还有很多问题尚待解决，因此，我们在实际工作中应认清其优劣势，使电子档案能够更好地服务社会与人民。

1 电子档案特点

1.1 提供拷贝

对于电子档案来说，拷贝是其重要功能，也是其使用便捷的主要体现。电子档案拷贝功能可为使用者提供原始状态，方便其利用自己的形式行使文件使用权。档案部门应确定使用者使用档案的目的是正当合法的，再将文件转换成通用存储格式供其使用。

1.2 通信传输

电子信息技术的发展使得电子档案便捷性大大提高，通过通信传输，使用者不用到达档案所在地即可提取、使用档案，可以说电子档案的通信传输性为使用者节省了大量时间与财力。

1.3 直接利用

传统纸质档案在同一时间只能供一人查询使用，但电子档案则没有这个限制，其直接利用功能能够满足多人同时使用该份电子档案的需求，只需利用电脑在档案部门官方网络进行直接查询即可

2 电子档案应用优势分析

2.1 大大提高办公效率

在以往纸质档案收集、管理过程中，很多地方都需要工作人员进行手工操作，以此来确保文件的完整性。同时，为保证记录信息规范性，工作人员不得不一笔一划地对原始文件进行誊写，还要保证字迹工整、清晰，整理、分类准确无误，可以说这个过程十分繁杂枯燥。在电子档案应运而生后，依赖于计算机强大数据处理能力，实现了自动化办公。工作人员只需在电脑上进行录入工作，即可保证字体、文件格式的规范性，再使用计算机软件对文件进行统计、分类及查阅等工作时也更为简便有序，大大提高了档案管理工作效率。

2.2 档案信息得以交流与共享

传统纸质文件在同一时间只能由一人使用的缺点使其无法完成信息共享，这就导致企事业单位档案信息大量囤积，使用、查找时极为困难。而电子档案则很好地解决了这个问题，电子档案是运用软件体系进行文件级管理，实现了内外部特征合并管理，可以在一定程度上查阅到目录与内容，使文件查询工作变得更加精准、快速。同时随着计算机技术进一步发展，档案信息逐渐建立起与其他信息系统之间的共联，能够查询到的信息面更为宽广，使档案利用效率得以提高。另外，电子档案使用时不受空间限制，只需要依赖网络平台，即可了解需要的档案信息。

2.3 保存稳定性

相比于传统纸质档案，电子档案保存起来就显得容易很多，保存寿命得以大大延长。这主要是因为纸张的耐久性受到很多因素影响，纸张是由纤维素构成，当外界环境不适宜时，如高温、高湿、酸碱侵蚀等情况，纸张会因此而受到损坏，致使文件字迹模糊或者文件缺失，从而发生无法挽回的损失。但电子文件则与之不同，在文件存储载体方面与纸质档案有着本质不同，随着电子技术发展地越加成熟，贮存及读取电子文件的载体也衍生出很多种类如VCD光碟，U盘及大容量移动硬盘等，使用时只需根据我们自身需要进行选择就好。且这些载体读取、存储及传递都非常方便快捷。只要载体不被损坏，电子文档贮存时长与稳定性都会大幅提高。

2.4 文件传递更快速、安全

在传统纸质文档传递过程中，若使用人不到档案所在地亲自来取，则只能利用邮政系统或者快递进行传递，这样一来，传送时间就无法确定，在传送途中受距离长短及各种因素限制，不仅影响传送速度还有可能发生文件丢失、破损等现象。对档案人员归档和使用人检索造成很大损失。而电子档案则不存在这个问题，其传输时只需要利用计算机网络技术即可进行实时信息传递，使文件传输安全性与时间性得到了极大保障。

3 電子档案应用劣势分析

3.1 信息易改性

因电子档案的存储媒介是计算机，因此要想对文件内容进行修改就变得非常容易，修改之后的文件只需进行保存即可，几乎不留修改痕迹。这一点若是被有心之人利用，会给企业带来很大安全隐患。另外，电子档案受电脑指令控制，可进行压缩处理，这样就会致使电子档案清晰度降低，使其识别起来更加困难。

3.2 非人工识别性

电子档案的载体是计算机，而计算机处理数据的信息形态是以二进制编码形式存在的，电子档案一旦录入计算机中也是编码形式。这样一来，人工就无法进行直接识别，需要用计算机软硬件将编码读取出来，转换成文字、图形、影音或声音等人能识别的形式，并将其显示在屏幕或纸上，才能被人们所知晓。

3.3 对系统设备的依赖性

电子档案对系统与设备存在很大依赖性，其从生成、传输到存储的过程离不开计算机支持，若是突然发生断电情况，我们就无法读取到档案内容。另外，在不同软件环境下，电子档案要想进行使用需要进行格式转换，这也使其实用性受到一定限制。

4 结束语

在当前社会步入信息化时代的背景下，计算机技术已影响到人们生活与生产方方面面，电子档案的出现可以说是这个时代的产物。在实际工作中，电子档案的便捷性及时效性显示出其独特优势，使档案管理、应用工作效率得以大幅提升。但同时，我们也不能忽视其劣势，必须在日常工作中加以防范，提高工作人员电子档案管理及操作水平，促进我国档案管理服务质量进一步提高。

参考文献

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