高职院校员工劳资档案信息化管理工作实践探究

摘 要：从目前高职院校员工劳资档案的管理来看，建立信息化系统进行信息化管理，不但能够提高高职院校员工劳资档案的管理效率，同时还能够满足档案管理需要，提高档案管理效果。因此，我们应当结合高职院校员工劳资档案信息化管理实际，探讨信息化管理的策略和具体方式，为高职院校员工劳资档案信息化管理提供有力的方法支持和经验保证，解决高职院校员工劳资档案信息化管理中存在的突出问题，为高职院校员工劳资档案信息化管理提供方法指导和经验支持。

关键词：高职院校;员工劳资档案;信息化管理

结合高职院校员工劳资档案管理实际，建立信息化管理系统，不但是员工劳资档案管理的重要趋势，同时也是提升高职院校员工劳资档案管理效率的重要手段。因此，我们应当结合高职院校员工劳资档案信息化管理工作实际，认真探讨管理方法和管理策略，为高职院校员工劳资档案信息化管理提供有力支持，确保高职院校员工劳资档案信息化管理能够得到有效进行，并提升员工劳资档案信息化管理的有效性，推动高职院校员工劳资档案信息化管理不断发展。

1 高职院校员工劳资档案管理应建立信息化管理系统

1）根据管理需要，建立信息化管理系统。从目前高职院校员工劳资档案的管理来看，随着信息化手段的不断应用，以及劳资档案管理难度的增加，在现阶段建立信息化管理系统，不但能够满足员工劳资档案的管理需要，同时还能够提升员工劳资档案的管理效率，避免员工劳资档案在管理中出现，管理效率低下和调用难度大，以及调用速度慢的问题。通过信息化管理系统的建立，能够为高职院校员工劳资档案管理提供有力支持，无论是在管理手段、管理技术还是在管理模式上都能发生较大的转变，为高职院校员工劳资档案管理提供有力的支持。在目前信息化管理系统的建立过程中，需要对原有的纸质档案进行电子版转化，并合理设定信息化管理系统的功能，以此满足高职院校员工劳资档案管理的实际需要[1]。

2）根据劳资档案特点，设计信息化管理系统功能。基于高职院校员工劳资档案管理实际，在管理过程中，信息化管理系统的建立需要对系统管理功能进行有效设计，并按照劳资档案的特点进行功能模块的细化和调整。在功能模块的设计中，应当根据员工劳资档案的类型和员工劳资档案管理的具体流程和管理需要进行设计，按照信息化管理系统的特点和信息化管理的实际需求，并根据信息化管理的具体情况实施有效管理，保证信息化管理系统的功能能够在设计过程中得到有效的优化，保证信息化管理系统功能能够达到实际要求。因此，在信息化管理系统功能设计中，应当按照管理需求和管理的特征以及管理的具体情况进行合理调整，保证高职院校员工劳资档案管理在信息化管理中能够落地实施，避免信息化管理系统的功能模块出现问题影响劳资档案管理工作的有效进行。

2 高职院校员工劳资档案信息化管理，应完善管理制度

1）按照劳资档案信息化管理系统，增加档案管理制度条款。根据高职院校员工劳资档案信息化管理实际，设计和建立信息化管理系统是提高高职院校员工劳资档案管理效果的重要措施，在信息化管理系统建立之后，应当增加档案管理制度条款，弥补档案管理制度不足的问题。由于信息化管理模式与传统的管理方式存在明显的区别，在管理措施落地过程中其针对性和管理方式存在差异，如果依然采取原有的管理制度，难以满足实际需要，在具体管理中需要进行适当的调整，根据员工劳资档案的管理需要和管理实际进行调整，提高整个管理的针对性。因此，在信息化系统设计和建立完成之后，应当对档案管理制度条款进行适当调整，围绕着信息化管理系统设计和完善档案管理制度，使员工劳资档案管理能够根据信息化系统的特点和实际管理需要制定有针对性的档案管理制度，提高档案管理制度的指导性，保证信息化系统能够在具体落地实施过程中达到预期目标，提高档案管理的整体性和有效性，确保档案管理制度能夠发挥其指导作用[2]。

2）调整档案管理制度，补充完善档案管理规定。在档案管理中，档案管理制度是实施档案管理的重要依据，也是指导档案管理工作的重要文件，在推进落实当中，应当按照档案管理工作的实际需要和档案管理的具体特点，对档案管理制度进行补充和完善，特别是在高职院校员工劳资档案信息化系统建立之后，应当推动档案管理制度的调整和落实，并通过完善档案管理规定的方式，使整个档案管理在落地实施中能够达到预期目标，提高档案管理的有效性。因此，根据档案管理的特征和档案管理的实际需要，在档案管理制度调整和落实过程中应当提高其针对性，使档案管理的制度能够具备基本的指导作用，并在档案管理实施中能够按照档案管理的特点和档案管理的基本需求，提高档案管理的推进落实效果，保证档案管理能够在实施当中结合具体情况予以补充和完善，特别是要制定有针对性的条款，对档案信息化管理系统作出规定[3]。

3 高职院校员工劳资档案信息化管理，应重新设计管理流程

1）优化劳资档案的归档流程。对于高职院校员工劳资档案信息化管理而言，设计了信息化管理系统之后，需要对整个管理流程进行重新的设计和梳理，以满足员工劳资档案管理的实际需要。在管理流程的梳理中，应当优化劳资档案的归档流程，应当按照信息化系统的运行实际和管理特点，规定员工劳资档案的归档流程，增加员工劳资档案的电子版转化环节。同时，在档案的归档中应当提交电子版档案，以此满足信息化管理系统的实际需要，提高档案管理的整体质量。除此之外，在档案资料的归档中还要保证档案资料的格式统一，避免提交的电子版格式五花八门影响档案资料的归档，明确了档案管理流程和归档流程，提高档案管理的整体效果，对满足档案管理的实际需要具有重要作用[4]。

2）优化劳资档案的调用流程。在高职院校员工劳资档案的信息化管理中，劳资档案的调用是重要程序，为了提高劳资档案的调用效率，应当根据劳资档案的特点和劳资档案的实际情况以及劳资档案的具体需求，采取有针对性的管理措施，保证劳资档案的管理能够达到预期目标，应当在劳资档案的调用过程中采取关键词检索和出入库登记的方式，记录劳资档案的调用痕迹，确保劳资档案在调研过程中能够对整个调用过程和文件的使用进行全面记录，既避免劳资档案丢失，同时也能够使劳资档案的调用留下完整的痕迹。除此之外，还要对劳资档案进行加密，保证劳资档案在调研过程中不发生篡改和损毁的现象，提高劳资档案的管理有效性。

4 结论

通过对高职院校员工劳资档案信息化管理工作的分析和研究，我们掌握了高职院校员工劳资档案信息化管理的实际需要和管理特点，根据高职院校员工劳资档案信息化管理的实际需求，制定了有针对性的管理策略，并予以有效实施，确保高职院校员工劳资档案信息化管理能够达到预期目标，提高管理效率和管理有效性，为高职院校员工劳资档案管理提供有力支持，保证高职院校员工劳资档案管理能够实现管理手段、管理技术和管理有效性的全面提升[5]。

参考文献

[1]杜权.浅谈高职院校人力资源管理的信息化[J].经营管理者，2011（15）：12-13.

[2]万健.高职院校人力资源管理信息化探析[J].湖北成人教育学院学报，2012（01）：90-91.

[3]李晓茹.高职院校信息化现状分析[J].考试周刊，2010（43）：78-79.

[4]翁光聪.高校人力资源管理信息化建设探析[J].宁波大学学报（教育科学版），2010（01）：34-35.

[5]刘晓妍.高校人力资源管理信息化探究[J].中国信息界，2011（05）：56-57.

作者简介

陆婕（1984-），女，壮族，广西防城港人，大学本科，助教，广西水利电力职业技术学院，研究方向：劳资管理、人事管理。