大数据时代对事业单位档案管理的思考

莫思聪

摘 要：近年来，随着事业单位改革的不断深入途推进，对档案管理工作提出了越来越高的要求，为了做好事业单位档案管理工作，满足社会经济的发展需求，需要坚持与时俱进将档案管理工作与大数据时代的要求有机起来，开展档案管理工作，从而更好的满足大数据时代档案管理工作的需求，助推事业单位的稳健长远发展。为此，笔者分析了大数据时代事业单位档案管理面临的挑战，并提出了做好事业单位档案管理的有效策略。

关键词：大数据时代;事业单位;档案管理

档案管理作为一项关系到国计民生的大事，在大数据时代如何做好档案管理和储存工作，最大限度的发挥档案管理对于指导我国现代化建设具有至关重要的作用。因此，在大数据时代背景下如何做好事业单位档案管理工作，是现阶段事业单位档案管理工作人员亟待解决的问题。

1 大数据时代给事业单位档案管理带来的挑战

1.1 给传统档案管理理念提出挑战

传统档案管理模式主要就是档案管理人员将档案资料进行分类归类，同时还需要做好标记，这样才能方便管理人员查询档案。现阶段我们正处大数据时代，事业单位各种信息数据多，信息量非常大，并且各个部门的档案信息是交叉的，倘若我们用传统档案处理或是管理方式来储存管理档案，则无法及时有效的将海量的数据信息，分类归纳好，另外也无法及时保存或是存储档案资源[1]。

1.2 信息更新滞后人档分离

众所周知，在事业单位传统档案管理中主要是采用纸质归档的方式来处理档案信息，加之当前处在事业单位改革阶段，传统档案管理方式，在很大程度上为档案更新过程增加了难度系数[2]。另外，由于传统管理模式更新速度慢让档案管理操作性较差，事业单位档案管理人员流程过程所导致的档案更新工作滞后也是档案管理中频发的现象，针对事业单位在档案管理中存在人和档案分离的现象，主要是因为社会经济的高速发展，人才流动性逐渐增大，极大的增加了档案管理的难度，无法不及时更新档案，出现了档案管理不及时或是弃档现象，最终造成了人、档分离的问题。

1.3 档案信息资源缺乏安保措施

档案资源的安全和完整是档案信息资源管理过程中非常关键的一环节。当前我们正处在大数据时代背景下，受多种因素的影响，事业档案管理工作缺乏对档案信息资料的安全保护措施，因此，档案信息存在一定的安全隐患，出现了信息外露。档案资源关系直接关系到事业单位内部资料，并涉及单位机密资料和员工资料，所以必须要重点加强安全保护。但是由于现阶段事业单位还是延续传统管理方

式[3]。从另一方面来说，在纸质资料向电子档案转变的过程中，由于电子资料缺乏健全的保密制度和防护措施，这样一来，就会导致信息管理系统受到不法分子或是黑客的入侵，最终导致资料被盗或是档案管理系统崩溃问题的发生是，所以我们必须要重点加强档案资料安全的管理，并安装好安全防护系统，确保档案信息资料的完善和安全。

1.4 对档案管理人员提出更高的要求

信息的多样化和信息处理方式的复杂性是大数据时代最显著的一个特征，因此，这需要事业单位档案管理人员了解并掌握各种先进的信息技术，这其中主要包含了档案资料的查询和分类、数据的阅读以及各种信息软件的运用等，所以事业单位必须要提高档案管理人员的综合素养。

2 大數据时代做好事业单位管理工作的有效策略

2.1 重点加强宣传力度，重视档案管理工作

在大数据时代，事业单位要坚持与时俱进，创新档案管理方式，对此，我们必须要做好以下几点，第一，事业单位要提高档案管理人员对档案管理工作的重视，通过各种途径重点加强做好档案管理工作的宣传，从整体上提高档案管理人员的意识，让他们认识到档案管理工作的重要性，切实做好自己的本职工作。第二，档案管理还要坚持与时俱进，不断提高自己对信息变化的敏锐性，同时还要观察事业单位人事变化情况，不断加强学习，促使自身沟通能力的提升，以便更好的做好事业单位档案管理工作。

2.2 培养高端档案人才，做好档案管理工作

人才是一切工作的生命线，事业单位档案管理工作也不例外，我们深知在传统档案管理工作人员对于大数据方面的业务能力、专业知识也不例外，倘若事业单位只是更新档案管理系统和管理设备，缺乏复合型人才去运用或是管理大数据背景下档案管理系统，就会造成事业单位档案管理工作效率低下，因此，事业单位一定要培养高素质复合型高端型档案管理人才，所以，我们必须要做好以下几点，第一，政府要积极鼓励高校开办档案管理和信息化的交叉学科专业。第二，事业的单位要积极引入复合型档案管理人员，从而更好的利用复合型人才档案管理人员去开展档案管理工作。第三，投入大量的人力物力，培养档案管理人员。只有做好了以上几点，才能切实做好档案管理工作，助推事业单位的稳健长远发展。

2.3 构建档案管理系统，提高档案工作时效

大数据时代为事业单位档案管理工作的有序开展提供了技术支持，因此，完善和建立健全档案管理信息系统是当前事业单位人事档案管理的关键。为此，我们必须要做好以下几点，第一，在大数据时代事业单位要实现档案管理的无纸化操作，就必须要用无纸化操作代替纸质档案，同时还必须要利用电子扫描技术，有效的将档案信息更新到数字信息数据库当中，从而真正意义上的实现事业单位档案的无纸化操作管理。第二，在大数据背景下，事业单位档案管理实现的自动化和信息网络化，但是事业单位还要实现传统档案检索或是借阅的等功能的网络化，通过这样的举措，进一步优化检索功能，促使档案检索的自动化和智能化， 从整体上促使事业单位档案管理工作时效性的提升。

2.4 提高档案保密水平，保障档案信息安全

大数据时代的到来，为事业单位档案管理工作带来了诸多优势，促使了档案管理工作效率的提升，任何事都有利有弊，在带来了利的同时也带来了弊端，在数据时代背景下非常容易丢失数据信息，因此事业单位要认识到档案数据安全性问题，并做好以下几点，第一，事业单位在档案管理工作中使用高级防火墙技术，这种防火墙是一种用在内部网络和外部网络之间的安全系统，实质上这种安全系统是一种网络隔离技术。这种技术可以限制部分数据的传输，从而保障档案信息的安全性。事业单位在利用档案信息资料的时候，一定要进行身份认证，唯有如此，才能规避黑客或是不法分子盗取档案信息，最大限度的确保信息数据的安全，第三，事业单位要充分利用信息检索技术或是审计技术，对档案信息进行事后管理或是监督，同时还分析档案使用者的信息，进一步使用者是否存在窃密行为，所以，事业单位在利用这种技术的过程中，必须要多方面的考虑档案信息安全的防范，从整体上促使档案信息保密工作的水平的提升，事业单位通过这样的举措，更好的保障档案管理系统的全面性和安全性助推事业单位档案管理工作的稳健长远发展。

3 结语

综上所述，在大数据时代背景下如何做好事业单位档案管理工作是至关重要的，因此，事业单位要认识到大数据时代的带来给档案管理工作所带来的机遇和挑战，从思想意识上树立起档案管理的意识，积极开展档案信息化工作，全面提升事业单位档案管理水平，助推事业单位的稳健长远发展。

参考文献

[1]明洁.大数据时代事业单位档案管理的透视与反思[J].办公室业务（14）：99-99.

[2]刘颖颖.对优化事业单位档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2016（21）：90-90.

[3]刘晓杰.关于事业单位档案管理创新的思考[C].2016年第二届今日财富论坛.2016.