事业单位档案工作规范化管理探析

陈镜雯

摘 要：事业单位的档案工作是一项重要的基础工作，在信息化的时代发展趋势下，事业档案工作面临着从实体到虚拟的转型阶段，大量档案信息以及档案业务开始向信息平台转移，我们必须要结合当前的趋势思考档案工作规范化管理的策略。因此以下文章将展开进一步分析，探究开展档案工作的方向。

关键词：事业单位;档案工作;规范化管理

事业单位的档案管理在近年来的发展趋势下正在逐步从实体化向着虚拟化转型，而规范化的管理则是确保事业单位档案管理信息化转型顺利完成的前提条件。信息技术在各个领域的应用在当前是必然趋势，所以唯有与时俱进地规范档案管理工作，才能够保证档案管理安全。文章主要针对档案规范化管理的现实意义与管理要点展开思考，探索未来的工作方向。

1 搞好档案工作的现实意义

在信息化的时代背景下，各个领域的各项业务都开始向网络平台转移，事业单位的档案工作亦是如此，以往留存的大量纸质档案，不仅会随着时间的流逝而出现损毁，而且因实体资料的数量过大，储存与调取都十分困难，可见档案的信息化是必然趋势。但是在实体档案管理向着虚拟档案管理转型的过程中，相应 的管理规范也必须要随之更新，实体的档案管理有相应规范，虚拟档案的管理也必须要建立起适用的规范，才能够避免信息平台的档案管理无人负责。一言蔽之，在当前的社会发展趋势下，信息技术在档案管理工作过程中的应用是必然趋势，而档案管理工作的进一步规范也是必然趋势。在事业单位的档案工作過程中，为了确保工作的规范性，相关人员必须要首先意识到档案管理工作的必要性，档案一直以来都是事业单位信息体系当中不可或缺的一部分，事业单位的诸多业务开展都要依靠档案，为了提升事业单位的业务处理效率，保证事业单位决策的可靠性，必须要做好档案管理。在信息化的档案管理模式下，考虑到信息平台可能存在的风险，档案管理的规范更是迫在眉睫的目标。所以对于我国事业单位来说，为了规范单位档案工作，必须要从公文发布、立卷归档、案卷质量等多个层面入手，不断优化档案管理工作的内容、方式，明确管理的方向，才能做好新时代的档案管理工作[1]。

2 规范档案工作的管理内容

2.1 规范公文发布

事业单位的许多档案都是从公文演变而来，作为档案的前身，公文影响着档案质量，所以必须要进一步明确公文的制定与发布流程。档案管理相关人员必须要意识到制发公文是规范档案工作的基本前提，要对公文制发的相关标准进行明确，才能够保证档案的质量得以提升。在信息化的时代背景下，对于公文制发要点的明确更是规范未来档案工作的基础。当前对于公文发布进行规范的重点主要在于以下几点。其一是要对公文的用纸进行规范，要严格遵照国家发布的现行规定，选择带有事业单位特定标记的、无法被复制的、规格统一的专业用纸，避免他人伪造。公文的排版一般应当选择横写横排的模式，装订线应当甚至在左侧。其二是要提升公文打印的质量，要确保公文字迹的清晰性，避免任何不易辨认的字存在，并且要对打印墨以及打印纸的使用周期进行确认，使用能够长期保存的墨与纸。无论是在草拟公文时，亦或是打印公文时，包括手写批注、签字等等，都要确保字体的清晰度以及保存的寿命，避免后续出现字体淡化或是纸张脆裂等问题。其三是要规范公文的制、签、发手续，以及正文标题、审核权限、主/抄送单位、落款等信息，做好信息的检查，才能够下发。其四是要规范公文的文种，要明确格式标准，尽可能避免使用简称以及不规范的词汇，方便后续的检索。特别是在公文信息开始向信息平台迁移的情况下，更要确保纸质公文与信息平台上公文的格式与内容统一，必须要做好两者的核查。

2.2 规范立卷归档

立卷归档主要是指对于公文信息的保存与分类整理，如果公文存在重复、相似度过高或是无序的情况，对于后续的档案规范会产生很大影响，也会很大程度影响档案的价值，无法做到规范化立卷归档，便无法提升检索的效率，也无法保证案卷的整体性，进而阻碍后续的业务目标达成造成，因为立卷归档是将公文信息流程化的过程，能够成为后续开展工作的依据。为此必须要做好立卷归档，要延续我国对于文书处理提出的精准性、有序性等基本原则，才能够规范档案工作。在实际工作过程中，一方面应当严格遵照我国国务院下发的不归档文件销毁的相关办法去完成处理，另一方面需要明确以下三项重要内容。其一是应当对归档文件的成文时间及归档时间等时间信息进行确认，得出精确的时间信息，才能保证立卷归档后依靠自动化的时间排序能够完成文件的次序排列，作为业务处理的依据。其二是要对工作重点进行进一步明确，以此作为分工的有。实际的业务处理过程中，应当重视对于文件的区分，要根据文件的各方面信息差别去对类似的资料文件进行区分，详细问题需要根据文件内容去进行细化剖析，进而减少不必要的工作内容，减少重复与冗余的信息，保证档案的使用率得到提升。其三是要重视对于文件卷宗的整体维护。在归档过程中，不但要明确文件内容的主次，还要严格把控卷宗在文件库当中的归入与调出，对于不能归档的文件，应当严格禁止归入，而对于已经归档的文件，则必须要做好管理，避免出现丢失的情况。特别是在归档立卷当中，需要将同样类型且相互关联的文件资料归到一个卷当中，保证关联同一业务的多个文件能够归纳在一起，并且有序排列，提升档案使用的效率[2]。

2.3 优化案卷质量

案卷质量的优化是档案工作的基本目标之一，在实际的档案管理过程中，如果案卷的质量存在问题，实际操作过程便必然会因此受到影响。一言蔽之，档案的价值取决于案卷资料是否真实、全面、且录入及时，只有完整的、真实可靠的文件内容，才有归档的价值，才具备保存的意义。所以为了优化案卷质量，必须要考虑到立卷工作的重点。立卷方式与案卷的装订，便是档案管理规范的基本需求，所以必须要重视立卷的方式，做好立卷工作，能够确保后续的档案分类与检索更加便利。

2.4 强化人员管理

事业单位的档案管理人员是落实档案管理工作的重要主体，为了达成档案管理的目标，必须要重视对于档案管理人员队伍的建设，要重视对管理人员的专业素养及能力培养，这样才能够真正规范档案管理工作。首先为了保证人员队伍质量，必须要避免其他部门人员兼任档案管理人员，要确保档案管理人员队伍的独立性。其次是必须要借助系统化的培训体系帮助档案管理人员掌握档案信息收集、分类、归档、存储、调用等各个环节的技术要点。最后是在实际工作过程中，必须要落实个人责任制，将档案管理责任细化到每个管理人员，才能产生约束力。只有做好管理人员队伍管理，才能够提升档案管理质量[3]。

3 结语

事业单位的档案管理工作是事业单位的基础工作，随着信息技术在档案管理工作中的普及，我们必须要重新思考档案管理工作的规范要点，这样才能做好后续的档案管理工作。因此文章针对档案工作的规范化管理策略展开了分析，分享给行业同仁。

参考文献

[1]李清华.事业单位档案工作规范化管理研究[J].城建档案，2020（01）：81-82.

[2]杨杰.事业单位档案管理规范化措施探讨[J].中外企业家，2020（02）：139.

[3]周玉霞.事业单位档案规范化管理策略分析[J].城建档案，2019（07）：85-86.