中小型民营经济组织档案管理的特点与方法研究

摘 要：在我国经济建设体系中，中小型民营经济组织为推动我国经济发展，完善我国市场经济体制等方面，均发挥了直接且重要的影响作用。而加强档案管理，活用各种档案资源，是民营经济组织实现规范有序、可持续发展的必要条件之一。基于此，本文将结合相关研究资料，以中小型民营经济组织作为主要研究对象，重点对其档案管理特点及方法进行简要论述。

关键词：中小型民营经济组织;档案管理;管理特点;管理方法

虽然当前我国关于中小型民营经济组织的研究成果颇丰，但有关该组织档案管理的研究则相对较少。本研究通过立足中小型民营经济组织实际，在阐明此类组织的档案管理特点，有效丰富该领域理论研究的同时，也为中小型民营经济组织深入落实档案管理工作提供必要的实践指导与帮助。

1 中小型民营经济组织的档案管理特点分析

1）私有管理。相较于其它形式的经济组织，中小型民营经济组织中，法人性质相对特殊，该组织中的法人主观意识较强烈。这也使得大部分民营企业法人对其管理范围内的档案具有较高的独有意识，认为其对于中小型民营经济组织中的各类档案的使用与处理，均具有绝对的自由权。在强烈的私有观念和主观意识影响下，此类经济组织的档案管理往往存在较强的私有化特征。

2）形式固定。虽然在各类经济组织之间，档案存在极大的差异性，不同民营经济组织的档案内容、形式等并不完全一致，但其存在极大的相似性。如许多中小型民营经济组织中均会选择采用合同格式或是契约格式的档案，而固定单一的档案格式与形式也限制着档案内容。极大地影响了中小型民营经济组织档案资源的丰富性、多样性，长此以往，势必会阻碍档案自身有效性在中小型民营经济组织中的充分发挥，不利于该经济组织在新时期下实现可持续发展。

3）载体多样。不同于格式、形式内容上的固定单一，中小型民营经济组织的档案在载体上表现出较强的多样性[1]。在中小型民营经济组织中，除常见的纸质档案如合同、契约等之外，常见的档案载体还包括图像、影音视频以及各种实物等等。多样化的档案载体也在一定程度上保障了中小型民营经济组织档案资源及相关数据信息的全面性，为促进中小型民营经济组织实现长效发展发挥了重要的帮助作用。但值得注意的是，也正是受到这一特征的影响，导致中小型民营经济组织在档案管理中往往会出现管理形式不统一、管理混乱等情况，在一定程度上增加了中小型民营经济组织档案规范统一管理的难度。

4）利用原始。除上述特征外，中小型民营经济组织的档案管理还具有档案资源利用方式原始、落后的特点。在部分中小型民营经济组织中，由于法人及相关管理人员缺乏先进的管理意识，往往只侧重于对各种档案资源的收集整理。即便在档案管理信息化建设中，也大多局限于使用计算机或扫描仪等信息化设备，对纸质档案进行扫描录入，以达到实现档案电子化处理的目的。但其鲜少能够对蕴含在各类档案中的价值内容进行深入挖掘与充分开发利用，故而使得档案在帮助构建中小型民营经济组织内部文化、良好形象等方面的作用微乎其微。

2 中小型民營经济组织档案管理有效方法分析

1）创新档案管理理念。在新时期下，对于中小型民营经济组织档案管理的要求也逐渐提高，其管理需求也愈发多样。因此本文认为，中小型民营经济组织有必要在对档案管理时形成正确认知，主动根据自身实际，加大该领域的人力、资金和物力投入的基础上，积极学习其它优秀经济组织中的先进档案管理理念，为中小型民营经济组织中后续各项档案管理工作的顺利开展奠定坚实基础。为此，各民营企业可积极利用内部局域网、办公微信群等，对档案管理的重要作用进行大力宣传，将各部门进行有机联合，使其能够准确认识自身在中小型民营经济组织档案管理中的职能，进而主动配合相关工作人员完成各项档案管理工作。管理人员也可以运用微信、QQ、微博等新兴媒介，向中小型民营经济组织内各部门工作人员定期推送关于档案管理的最新资讯，包括最新的档案管理理念、档案管理成果等，使得全体员工均可以积极主动地参与到中小型民营经济组织档案管理工作中。

2）挖掘多样档案资源。根据上文可知，中小型民营经济组织档案载体多样，但其形式内容相对单一。因此本文认为，我国中小型民营经济组织还需要尽快树立起主动管理意识，围绕本经济组织的实际情况与发展需求，主动丰富档案资源内容与形式，同时严格遵循国家相关规定要求，对各项档案资源进行规范、统一管理。例如管理人员一方面可对现有各项档案资源进行集中整合，根据档案的载体或内容形式等进行分类汇总。对于其中的纸质档案，则可以借助计算机技术将其统一转化成电子格式，并集中存储在专门的档案库中[2]。对于图片、影像等类型的档案，管理人员则需要依照既定管理规定，对其存储格式进行统一，而后再存储于档案库中。此外，管理人员也需要主动从中小型民营经济组织中的各项主营业务、技术服务等入手，搜集整理与之相关的各种档案资源，自觉为中小型民营经济组织技术咨询、业务培训等进行建档。利用丰富多样的档案资源，为中小型民营经济组织实现稳健发展提供重要参考。

3）运用先进技术手段。在大数据时代下，中小型民营经济组织中的档案资源及相关数据信息量愈发增多，因此为有效提升档案管理成效，相关工作人员应当尽快摒弃传统人工管理模式，积极运用各种先进的管理技术手段。例如管理人员可利用中小型民营经济组织中已有的局域网，依托计算机技术与大数据技术，同时将云计算等其它现代信息技术引入其中，搭建高效、便捷的档案管理信息化平台。利用专业的档案管理工具软件和数据库软件，自动完成对各种档案信息的搜集和分类整理，对于其中重要等级较高的档案，管理人员可采用加密技术对其进行加密处理。其它工作人员根据自身权限，登录进入该平台，并在搜索栏中键入相关关键词，即可实时查阅、取用所需档案资料。而借助数据库中的自带的统计分析功能，可对各种档案资料中的内在价值信息进行深入剖析，由此使得档案资源的应有效用能够在中小型民营经济组织中得到最大发挥。

4）依法全程监督管理。在中小型民营经济组织的档案管理中，除管理人员自身需要主动树立自我管理意识，自觉对所搜集整理的档案资料等进行严格审核外，还可以运用微信、QQ等新兴媒介及专业的档案管理信息化平台，鼓励其它各部门工作人员及广大社会群众主动参与到中小型民营经济组织档案管理的全程监管中。如管理人员需要定期将档案管理工作开展进度情况、档案资料使用情况等，以直观的图表格式或规范的书面报告形式，直接公示在官方微信群、官方网站等当中。自觉接受全体人员的严格监督管理，使得中小型民营经济组织各项档案管理工作均能够依法得到有效落实。

3 结束语

综上所述，中小型民营经济组织在档案管理方面存在管理理念私有化程度高、档案形式内容固定化、档案载体多样及档案资源利用方式原始的特征。因此我国中小型民营经济组织需要在充分结合自身实际的基础上，主动创新档案管理理念。严格遵循国家相关规定要求，灵活运用各种管理技术手段，配合全程严格的监督管理，使得中小型民营经济组织档案管理工作能够得到真正落实。

参考文献

[1]金志昌，刘传海.村集体经济组织档案管理对策[J].农村财务会计，2017（12）：51-53.

[2]刘晓云.非公有制经济组织档案管理研究[J].办公自动化，2016，21（13）：51-52+41.

作者简介

马艳春（1970-），女，山西省吕梁市汾阳人，大专，毕业于中央广播电视大学，助理馆员，研究方向：档案管理。