高职院校人事档案信息化管理研究

詹艳辉

【摘 要】档案管理工作要紧随现代社会发展实际走信息化的发展道路。从高校人事档案管理实践工作来看，加强档案管理信息化是十分必要的。文章从现阶段高职院校档案管理信息化实际需求入手，分析导致信息化管理效率低下的主要原因，提出确保人事档案信息化管理工作顺利开展的举措，为高职院校的发展与进步奠定良好的基础条件。

【关键词】高职院校;人事档案管理;信息化管理

【中图分类号】G717 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2020）02-0241-02

0 引言

我国现代教育产业不断发展与进步，特色文化、政治、经济条件的引导，人事档案管理范围的扩大化，受到各行各业的广泛关注。从目前高职院校发展情况来看，人事档案管理仍是重点工作内容，尤其是学生数量增多且教师岗位调动、变更等流动性的问题，会导致档案管理复杂性加剧。将多样化的信息资源利用起来，在有限的经济条件下进行技术应用，确保高职院校各项工作能够顺利推进，则学校教育教学指导工作能够顺利进行，且针对教师、学生等实际性的问题，能够凸显科学技术的应用价值。对此，笔者将结合实际展开细致化的分析与论述。

1 高职院校人事档案信息化管理的基本特征

人事档案信息化管理需要在政府及相关部门的主导之下，在进行档案管理的过程中，将现代化的信息技术应用起来，对档案信息进行处理，并做好档案管理工作，为社会提供更好的档案服务。档案信息化会将计算机、大数据技术应用起来，能够将多样化载体的档案材料进行数字化的档案信息存储。现阶段，我国的人事档案信息化管理步伐加快，当然与全面达成人事档案信息化管理目标相比还存在一定的差距，所以高校需要结合自身的发展情况，有针对性地完善人事档案信息化管理工作。

高校人事档案管理所涉及的内容较多，且整体的跨度比较大。在档案管理前期阶段，需要耗费大量的人力与物力。经过对人事档案信息进行分类汇总，做好数据输入工作，能够保证其他各项工作都能顺利进行。目前，人事档案信息化管理对计算机及科学技术的依赖性较强。而且，不同载体的信息存储也涉及技术应用的基本要求，相关的管理工作人员如果实践操作能力与科技素养不足，就会影响档案管理的最终结果。信息化网络的建立，能够确保人事档案信息资源具备永久性的特质，当然也会受到来自网络技术手段的侵袭，在校内完成信息资源的共享，并控制其他的风险性问题，也是提升人事档案信息应用价值的有效途径。

2 高职院校人事档案信息化管理的实际情况

2.1 人事档案管理模式

提升工作效率通常都需要电脑的配合，目前高职院校在人事档案管理期间，会利用诸多的办公软件，进而将台账建立起来进行检索工具的编制。但是，人事档案管理部门的管理人员素质不高，对信息技术的把控能力不足，甚至还会利用手动的形式完成档案管理工作。少数学校会利用电子化存储的途径，但是即便引入电子化存储模式其电子化程度也相对较低，不少高校还是会采用纸质信息存储的形式。

2.2 人事档案管理配置

高职院校人事档案信息化管理中，档案专业人员配置不合理的情况极为常见。而且，从事对应岗位的教职工基本上都不是档案管理专业毕业。还有部分高职院校对人事档案管理人员的学历、能力等方面的要求相对较低，从事高校管理其他工作，兼任人事档案信息化管理工作的屡见不鲜。从其整体的年龄结构来看，由于岗位的稳定性相对较强，所以青年教职工数量相对较少。由于人事档案信息化管理对扫描仪、照相机、打印设备等有明确的应用要求，因此做好人事部门的物资配置工作是基础。计算机已经成为高校管理不可或缺的设备。扫描仪、照相机等设备的应用率较低，导致人事档案信息化管理受到诸多因素的制约。

2.3 信息系统建设与网络化引导

调查研究表明，现有的高职院校中极少数具备人事档案管理信息系统，该系统的建设本身就是比较独立的。而拥有信息系统的院校，未能做好技术跟进，在网络环境下能够有效应用的数据资源相对较少，学习的官网上未能将人事档案管理信息系统相关的链接、方法等进行解释说明，学校教职工未能明确系统操作应用需求，导致在线搜索及日常查询信息都会面临很大的困难。

3 提升高职院校人事档案信息化管理质量的相关举措

3.1 重视档案管理团队的建设

首先，要对现有档案管理工作人员进行专业培训与引导，确保员工能够掌握前沿技术手段。只有个人的实践经验与技术水平相对较强，在信息化拓展期间才能够具备优势条件。日常要与其他同级院校加强沟通与交流，彼此交流观念思想并做好信息化建设的大方向引导工作。高职院校需要在内部开展专题学术或业务交流会议，开展多样化的业务学习、业务交流活动，邀请档案管理领域的专家进行讲座，应用多样化的档案管理方式，则档案产业发展得到保障。高职院校高层管理人员需要与档案管理人员一起，实现对工作目标的优化推进，并结合各个阶段的发展目标做好战略部署。

其次，了解现阶段高校人事档案信息化管理在管理人员配置方面的问题。档案管理人员具备良好的专业素养是基础，同时结合信息化建设的目标提升个人计算机应用水平也是十分必要的。高职院校在进行档案管理人员选聘期间，不仅要考核其专业能力，还需要进行简历的筛选，明确应聘者的性格特点与兴趣爱好，确保计算机能力突出的员工能够在信息化管理中发挥优势作用，同时在信息系统建设阶段，还需要招聘网站开发人员，将高校人事档案管理工作升级，为现有的岗位提供新的动力，经过新员工与老职工之间的工作配合，则各自的专业优势特点展现出来，具备良好的专业能力并实现对人事档案管理部门的人员结构进行调整，则档案管理团队建设目标逐步建立起来。

3.2 重视人事档案信息化各项工作

学校领导是各项战略目标、各阶段管理工作的主要负责人，确保人事档案信息化管理工作目标达成，校领导需要对该工作给予足够的重视。档案工作者需要加大档案信息化宣传力度，并做好与政府相关部门的协同工作。高校管理人员要认识到信息化建设的重要性，并实现对人力资源管理工作的优化引导，从行为意识上发生改观，这样就能在思想上将档案管理工作全面落实。当然，人事档案信息化管理工作的周期比較长，尤其是初期各类人事档案信息的信息化转变工作量较大，后续还涉及高校专属的管理系统建设与维护各项工作。显然对资金的需求量相对较大，且需要做好制度建设与引导，给予人事档案信息化管理足够的支持。

档案管理部门基层管理人员对自身工作要足够重视，确保自身的工作价值凸显出来，同时定期地进行工作汇报，实现对整体工作进度的控制。高职院校会组织开展相关的会议与培训工作，确保人事档案信息化管理理念能够传递到位。当基层管理人员能够明确信息化管理所带来的便捷性、高效性，从高校战略发展目标要求来看，基层管理人员要与上级领导工作积极配合，主动承担自己的基本职责，加快学校信息化发展的速度。

3.3 做好管理机制的优化建设

提高人事档案信息电子化处理的效率，是实现人事档案信息化管理的必要手段。高职院校需要着重加强将纸质档案到电子档案转变的工作，通过对扫描仪、摄像机等设备的优化应用，做好各个阶段信息化的制度引导，实现数据库、信息技术、信息系统的优化应用，不断提升在档案载体转变期间的信息内容真实性与可靠性。要求员工及时进行核对并做好系统安全防护工作，提升人事档案信息共享与调用的基本速率，确保数字化、信息化建设阶段档案信息的安全。

高校人事档案信息化管理相对于其他的高校建设工作有自身的特殊属性，高职院校需要与基层管理人员密切联系，通过积极的沟通与交流明确基层管理人员的基本需求。通过应用针对性的激励手段，能够满足现代职工的个性与职业发展的基本要求。良好的工作环境对职工发展有重要影响，从个人的自我实现层面上看，了解个人的基本需求后就能采用更为积极有效的激励方法。常见的就是对基层管理人员进行物质奖励，或者提升其岗位阶层并附加物质奖励。当深入了解职工发展所需之后，建立个性化的管理机制，每个人都能将自己的岗位实践工作潜能激发出来，基层管理人员的责任意识的提升有助于更好地完成相关工作。

4 结语

高职院校人事档案信息化管理需要明确工作目标，并完成各个阶段的工作指导。一方面要结合高校的发展实际情况，另一方面要强化信息管理的基本意识，经過两者的相互促进、相互配合，能够紧密联系社会发展所需，将人事档案管理的整体质量提升，高职院校发展由此得到保障。

参 考 文 献

[1]陆俊先.高职院校人事档案信息化管理研究[J].中国管理信息化，2018（8）：159-160.

[2]王燕.高职院校人事档案信息化管理研究[D].济南：山东大学，2014.

[3]王辉.高职院校人事档案信息化建设问题的探讨[J].兰台世界，2014（S1）：140-141.