医院档案管理业务流程的优化思考

王艳峰

摘要：医院的文书档案是医院在运行过程中形成的各种文献资料的汇总，对于医院发展起到了重要的促进作用。因此医院必须重视档案管理业务流程的优化，不断提升医院文书档案管理的信息化水平，让医院的文书档案能够更好地为医院发展服务，树立医院良好的形象，本文就此展开了探讨。

关键词：医院;档案管理;业务流程;优化

医院的文书档案资料是医院的运行过程中由职能科室和行政科室等形成的关于医院人事管理、医务管理、财务管理和基建业务管理的一套完整的档案资料，良好的医院档案管理对于促进医院经济的发展，体现医院管理科学化水平具有重要的意义，因此医院必须重视档案管理业务流程的优化，不断提升医院文书档案管理的质量和效率。

一、医院档案管理业务流程的思考

医院的文书档案管理流程优化就是在传统的医院文书档案管理的基础上，从医院发展的整体战略出发，根据医院的特点和信息化管理的要求，对于原有的业务流程进行的优化升级和改造，不断提升档案管理的科学化和水平和能力。通过对医院的文书档案业务流程进行优化能够将已经出台的医院管理方面的法律法规和相关要求按照现代医院管理的要求对于医院的各种档案资料进行再优化，从而形成更加科学的管理流程，让档案管理更加规范。也就是说医院的文书档案业务流程优化的重点就是对于医院档案管理的流程进行优化，通过流程优化可以建立真正的医院档案业务组织模式，讓医院的文书档案从存储、使用、传递等各个环节更加的流畅和连贯，不断提升医院的档案管理效率。医院的文书档案管理业务流程优化是一种科学的、规范的档案管理模式，通过文书档案管理流程优化不但能够提升医院文书档案管理的效果，同时还能够更加的明确档案管理过程中不同参与人员相关的责任和义务。从而让工作人员负起相应的责任，更好的展现出医院文书档案管理的价值，体现医院较高的管理水平和能力。

二、医院档案管理业务流程优化的具体思路

（一）对传统的医院文书档案业务流程进行再设计

对医院档案管理业务流程的优化要立足于传统的医院文书档案管理流程，然后根据医院发展的特点以及对于文书档案管理的需要，针对原有的流程进行再设计和再构建，从而形成更为流畅的文书档案管理模式。首先要明确文书档案管理业务流程中的各种参与人员，要对文书档案流程的执行者进行确定，从而实现文书档案管理的专人负责制。一般医院的文书档案由办公室或者档案管理室负责，相关科室的人员兼任文书档案管理的负责人员。其次要对文书档案的核心业务进行重新设计，根据目前医院OA自动化办公以及信息化发展的需要，对于医院的文书档案各种管理流程进行重新设计，按照办公自动化和信息化的要求，不断优化业务流程，比如现在医院的行政后勤科室办公人员或者档案管理人员在接收到相关的文书档案管理资料以后，应该首先把这些纸质的文档转换成电子文档进行存储，然后制作相应的电子文档索引，将所有的文书档案进行电子化的处理，处理完毕后将电子文档传递给相关的管理部门批示，然后相关的人员可以进行资料的查询。档案管理人员利用OA办公自动化系统的自动归档功能对于文书档案进行索引条目制作，把电子文档及时地进行归档，并按时做好相应的备份工作。由于医院的文书档案管理流程涉及人员众多，因此档案管理部门要明确管理的流程，同时要对档案管理的岗位职责进行明确的划分，确定好不同档案管理过程中的人员分工情况。

（二）医院文书档案管理业务流程的具体实施

制定好了医院文书档案管理的业务流程以后就涉及了对文书档案进行具体实施的过程，只有在具体实施的过程中才能够检验业务流程优化的质量和效果。首先要分析医院业务流程和档案管理的现状对医院完成的业务流程优化进行具体的落实，具体来说，就是要根据医院档案管理业务流程的优化标准和要求做好业务流程优化前档案管理人员的培训工作，让他们能够按照新的业务流程进行档案的搜集、整理和归档，要求相关的工作人员必须严格地按照优化后的流程执行，做好文书档案的全生命周期管理。要从文书档案形成、保管到报废的整个过程都要不断地对业务流程进行优化和完善，实现业务流程的持续升级，从而让医院的文书档案管理更加的科学化和系统化。最后医院要定期地对更新后的档案管理业务流程进行检查和监督，确保文书档案业务流程在运行的过程中不留死角，覆盖医院档案管理的各个方面，满足医院文书档案管理的现实需要。医院的文书档案管理部门一定要指导其他相关的科室做好文书档案的业务流程管理工作，全院全员共同努力，落实好相应的流程，严格按照新制定的业务流程标准对档案资料进行搜集和整理。医院的文书档案流程优化也是一个不断的持续改进的过程，会根据医院在文书档案管理业务流程实施过程中出现的一些问题进行不断地总结和反思，将流程进行再优化，从而不断地研究新问题，解决新问题，让医院的文书档案管理更加科学规范。

三、结语

医院的文书档案记录了医院发展过程中的各种文献资料，是医院展示自身发展历程，体现医疗技术水平和能力的重要资料。因此医院一定要重视档案的科学化管理，通过信息化建设提高档案管理的水平，对档案管理的业务流程进行优化，从而让医院的档案管理业务流程更加的规范合理，在医院的发展中发挥更重要的作用。

【参考文献】

[1]陈秀红.信息化背景下事业单位文书档案管理优化研究[J].山东档案，2018（03）.

[2]王伟，李弘，刘罡."互联网+"时代医院档案管理流程分析[J].祖国，2018（09）.