高校研究生人事档案管理模式探析——以42所双一流高校为例

文/李玉珂 张小军

笔者借助网络调研、电话调查、实地走访等方式，对42所双一流高校的研究生人事档案管理工作开展调查研究。通过分析实践中“行政职能部门主管”、“档案部门主管”“学院主管”三种具体管理方式，对比不同管理方式的优点及不足，针对尚未招收研究生或即将大量招收研究生的高校，提出应未雨绸缪，在管理初期“明确主管部门、学院协助”“配备专职人员”及“优化管理条件”的建议

研究生人事档案作为学生档案的一种，是以研究生个人为单位，记录其在求学期间直接形成的，反映其学习、生活、就业等各方面信息的总和，是其步入社会的身份证明，也是社会选人、用人的重要依据[1]。而近年来，随着高校研究生招生规模扩大、学制加长等新举措，研究生人事档案管理问题逐渐凸显，甚至存在因相关材料缺失或转递信息错误而影响毕业生顺利入职的状况，且当前尚未出台相关文件，专门规范研究生人事档案管理[2]。基于此，笔者在探究“42所双一流高校”研究生人事档案管理的基础上，对比分析其优势及劣势，以促进一般普通高校研究生人事档案管理工作的规范化与科学化。

一、考察主体与样本

1.考察主体

目前，我国一般普通高校的招生层次分为专科、本科、研究生。而本文之所以选择研究生人事档案管理作为研究对象，主要原因在于：

1.1 收集渠道更多元

当前，高校招录研究生一般通过全国统考、保送、录取审核等形式，培养研究生通过本硕连读、硕博连读、直博、委培、定向、联合培养等方式。伴随招录形式、培养方式的多元化，研究生新生档案收集渠道更多元。一般来说，社会考生、外校考生或保送生，其人事档案大多通过机要通道、EMS 或其他快递邮寄，时间持续长，每年4-9 月陆续接收；本校保研生需从本科院（系）接转；定向、委培、联合培养（导师非我校）等其他形式的考生不需要调入档案[3]。

1.2 管理方式多样

首先，研究生人事档案包含材料更多；其次，研究生由于存在硕博连读、提前攻博、博士学制加长、硕士、博士点撤销、新增等多种原因，管理头绪繁杂。如硕博连读生进入博士阶段，档案需从硕士档案库中抽取，重新排架，以配合学生不同求学阶段其身份的变动。

1.3 利用率高、工作量大

就日常利用而言，研究生人事档案中的成绩单，作为申博、出国深造的一项证明，经常被学生本人查阅利用；同时，伴随招生规模扩大、就业形势严峻，不仅学生毕业档案转递工作任务量剧增[4]，且毕业生缓派档案堆积数量越来越多，管理人员不足、库房容量小的压力愈发凸显。

因此，鉴于研究生人事档案管理的特殊性，为更好规范并提升研究生人事档案管理水平，笔者选取了研究生人事档案管理作为本次考察主体。

2.考察样本

双一流高校是我国为跻身世界一流办学阵营，进一步提升高校建设水平与办学质量，在全国范围内评选的42 所高校，其发展规模、整体水平在国内名列前茅。而研究生人事档案管理工作，只有在研究生体量大、院系设置繁多的形势下问题才会凸显。因此，选取双一流高校作为本次考察样本，具有代表性和可借鉴性，能总结出当前我国高校研究生人事档案管理工作的现状，并为一般普通高校提供切实可行、符合实际、可借鉴的管理经验[5]。

笔者通过网络调研、电话采访以及实地走访等多种形式，对全国42所双一流高校开展调研，调研内容主要涵盖管理机构设置、管理方式等方面，调研时间为2019年8月20日至2019年10月10日。

二、调查结果与分析

笔者从管理机构设置和管理方式两方面对高校研究生档案管理模式进行分析研究。

1.管理机构设置

管理机构设置直接关系到研究生人事档案管理水平的高低。但根据调研结果显示，尽管处于同一地理区域、同一省份的高校，归口管理机构设置也各不相同。

1.1 行政职能部门主管

如表1 所示，由行政职能部门主管研究生人事档案管理工作的双一流高校数量较多，占比较高，共20 所，占比 48%。此处所指的行政职能部门主要包括：研究生院、学生工作处、人事处、研工部、就业指导中心、招生就业处六个部门，这些部门与学生关系密切。之所以会出现不同行政职能部门主管的状况，与各高校自身发展息息相关。但也从侧面反映了当前尚未出台相关规定，规范研究生人事档案管理机构，各高校各自为政。

1.2 档案部门主管

档案部门作为档案管理的专门性机构，其占比状况却并不乐观，仅有13 所高校，占比31%，如表1 所示。笔者在调查中发现，由档案馆主管研究生人事档案管理的高校，大多设专门的人事档案室或学生档案室，人员配备1-5 人不等，虽具备一定的专业性与规范性，但伴随招生规模扩大，档案数量激增，档案部门存在人员配备紧张、库房空间不足的现状。

1.3 学院主管

由学院主管研究生人事档案管理工作的高校共9 所，占比21%，如表1 所示。根据调查，由学院主管的高校，大多由院系辅导员主管该项工作，而辅导员作为全面辅导学生学习、生活的教师，日常事务性工作比较多。当另需兼顾研究生人事档案管理工作时，往往力不从心，工作压力较大，管理水平尚需提高。

1.4 分析

在调查中，单独由档案部门或学院主管的高校，大多由于高校招收研究生之初，学生数量少、招生渠道单一，仅需一个机构单独管理便可轻松完成这项工作。但应引起重视的是，伴随高校招生规模扩大、招生渠道增多，由单一机构独自管理的劣势会逐渐凸显，或是人力、库房压力较大，或是不具备专职的管理人员及专门的管理条件。

笔者呼吁未招收或即将大量招收研究生的高校，应在充分调研的基础上，预估今后研究生招生数量及规模，合理设置管理机构及人员配备，出台相关文件，促进高校研究生人事档案管理工作的规范化与科学化。

（见表1.高校研究生人事档案管理机构设置一览表）

2.管理方式

不同部门主管下的研究生人事档案管理工作，各自的管理方式也存在差异。

2.1 主管部门管理，学院协助

主管部门管理，学院协助的形式是当前20 所行政职能部门主管，以及11 所档案部门（除中国农业大学、西北农林科技大学）主管下的具体管理方式。

（1）收集与归档：学院负责收集应调档入校的新生档案工作，并确保新生档案数量齐全及内容完整，并移交至相应主管部门；

（2）保管与利用：主管部门专职人员负责在校研究生档案的日常管理、维护以及提供利用工作。各学院或研究生个人查阅相关内容，需到主管部门查阅；

（3）转递：学院统计毕业生去向信息，并提供给主管部门。主管部门负责具体的毕业生人事档案转递工作[6]。

2.2 档案部门管理

当前，仅有2 所高校采取此种管理方式：中国农业大学和西北农林科技大学。但作为一种特殊管理方式，应当在研究生招生规模逐渐扩大的趋势下引起重视。

收集与归档：档案部门4-10 月陆续接收新生档案，新生到校注册后，分院系、按学生学号整理上架。

保管与利用：档案部门负责在校生档案的日常管理、提供利用工作；

转递：档案馆全馆工作人员一同集中完成[7]。

2.3 学院管理

仅有表1 中的9 所高校采用学院管理形式。由各学院负责研究生人事档案管理工作，大多是由各学院辅导员兼职负责本学院研究生档案的接收、整理以及转递工作，即学校研究生人事档案分散在各学院分别管理。

2.4 不同管理方式优点及不足比较分析

如表2 所示，笔者基于不同管理方式的工作形式与管理方法，对比了优点、不足。

（见表2.双一流高校研究生人事档案管理方式优点及不足分析）

三、结论与讨论

表1.高校研究生人事档案管理机构设置一览表

表2.双一流高校研究生人事档案管理方式优点及不足分析

通过分析42 所双一流高校的管理现状，笔者认为主管部门管理、学院协助的方式是较好的管理方式，既避免了单一部门单打独斗的状况，又能适应高校未来长期发展，是一种可持续的发展模式[8]。

1.明确主管部门，学院协助

档案部门或行政职能部门具有集中统一保管档案的良好条件与专业人员，一般高校在实际工作中可结合自身发展情况，将此两部门作为主管部门的首选。

推进主管部门与学院间协作，可充分发挥各部门优势，减轻彼此工作压力，因此，尚未招收研究生或即将大量招收研究生的高校，在管理初期应当未雨绸缪，明确各部门职责，构建良好的沟通机制，以积极推进部门间协作。

2.配备专职人员

作为一项专门性工作，研究生人事档案管理工作人员要解决学生遇到的诸多问题，尤其是一些情况较特殊的学生，如公派留学学生、毕业未就业学生、中途退学学生等，是一项需要较高的业务水平以及足够耐心的工作。但笔者在调查中发现，大多数高校存在兼职人员管理、人员配备不足的现状，服务水平较低。高校应根据《干部人事档案工作条例》的规定，每管理一千份人事档案，配备一名专职档案人员，并将工作职责纳入岗位责任，以提升研究生人事档案管理工作水平[9]。

3.优化管理条件

研究生人事档案是学生在校学习期间积累的重要档案，是其就业后人事档案的重要组成部分，应当配备专门的管理库房以及专门的保管条件，以确保档案材料的安全及长期保存。但笔者在调查中发现，一些高校将普通教室改装为临时库房，不注重温湿度的合理配置及防虫防霉等工作，不符合档案长期保存的要求。因此，一般普通高校在管理研究生人事档案材料的过程中，应注重档案库房的专门化、温湿度的合理配置等保管条件的及时优化[10]。