如何做好新建企业档案管理工作

文/贺 倩

文章针对新成立的企业档案管理工作做出具体分析，对新成立的企业如何做好档案管理工作提供一些思路

企业的发展离不开档案工作与之弦歌相伴，一路向前。如何做好档案管理工作，在组织机构变动中档案如何归属与如何流向，这些档案如何管理，如何处置，都成为新建企业的重要职责。

一、新建企业档案的特点

（一）构成全宗。新建企业独立行使职权，并主要以自己的名义对外行文；设有会计部门，可以编造预算或财务计划；设有经营管理层，并有一定的人事任免权。由此可见，新建企业的档案可以构成全宗。

（二）以文书类文件材料为主。根据企业类型的不同，不同企业产生的档案门类也有所不同，随着时间的流逝，这种差异会越来越明显。企业成立初期，必然涉及到企业设立过程的文件材料、企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料、企业资本登记、资本变动、融资文件材料、企业资产管理文件材料，企业召开的工作会议、专题会议的文件材料，这些材料都是文书类文件材料。

（三）没有档案管理制度。企业成立初期，什么制度都没有，包括档案管理制度。

（四）档案室亟待建设。

二、针对以上特点，建议采取如下措施

（一）企业的档案构成全宗，是对企业档案进行管理的基础，集中统一管理档案的原则，是档案管理的基本原则。

（二）制定档案管理制度。

1.新建企业档案管理制度重在规划。

规划着眼于主要工作。制定档案分类方案。大多数都可采用年度-问题-保管期限的复式分类法，为了使分类方案编制的科学、实用，需要认真分析研究企业的工作性质、职权范围和工作计划。新建企业产生的档案以文书档案为主，文书档案中又以企业设立过程档案为主，其余的文书档案基本覆盖了所有部门档案的类型：党群、行政、财务以及其他业务类型。新建企业成立之初，可能仅有几个部门，几乎承担了公司的所有职能，随着时间的推移，陆续成立了其他部门，组织机构发生了较大的变化，所以全宗档案按组织机构分类已经不可能。档案的种类没有很大变化，数量增长较快，可以采用问题分类。我们用问题“类”直接代替组织机构“部门”，这样随着机构的沿革，只要在机构名称后面加上“类”字就能具体区分，既满足了机构沿革的需要，又使档案分类清晰，每一年不同部门产生的档案都能得到归类，不会产生混乱。更重要的是，这样的分类具有伸缩性，随着部门的增加或减少，对应的类也会相应增加或减少，分类按照组织的规律自然产生流动。

规划着手于文件材料。文件材料包括国家的政策法规类文件材料和本公司的文件材料，这是制定归档范围和保管期限表的重要依据。根据国家档案局第8号令和第10 号令，确定不归档的文件材料，剩下的大部分应是归档的文件材料，归档范围和保管期限表应涵盖企业活动的所有方面。档案人员通过积极参与文书和业务工作，向文件材料形成的前端延伸，编制工作已经超越了传统档案工作“收、管、用”的层面，做到对每一份文件的来龙去脉了如指掌，对比8 号令和10 号令的归档范围和保管期限表，具体到公司产生的文件材料，分门别类列出，达到对文件材料归档范围和保管期限表的精准定位。通过对前几年的全部档案的精准定位，可以形成后续每年文件材料的归档范围和保管期限表的框架，然后根据实际情况变动，略微调整即可。编制完成的归档范围和保管期限表，通过与8 号令和10 号令比对，可以明显看出，仍然体现了新建企业归档文件材料的特点——以文书档案为主，文书档案中又以企业设立过程档案为主，其余的文书档案基本覆盖了所有部门档案的类型。保管期限可以暂定为8号令和10号令规定的保管期限。

规划着力于制度保障。在企业领导的支持关注下，科学、规范的档案管理制度是档案管理职权明晰、运转高效、规范严谨的保障。针对已经写好的档案分类方案、归档范围和保管期限表，结合公司的组织结构分条缕析，制定好公司档案管理办法，为档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计提供遵循，减少主观性，增加客观性。

2.新建企业档案管理制度优在灵活。

通其变，天下无弊法；执其方，天下无善教。档案管理制度并不能一成不变，应因时而谋，因势而动。档案收集工作的质量是档案管理工作质量的基础。

实行文书档案一体化管理。注重将前期文书与后期档案管理统一起来，两者都不偏废，建立文书档案一体化、综合化、系统性强的立体网状管理体系。新建企业档案管理工作者往往身兼多职，既从事文书工作又从事档案管理工作还有其他工作。由于档案管理工作者熟悉文书、业务，所以对公司的文件材料的齐全完整性会有整体把握。

组织管理结构扁平化。组织采用跨层级、跨功能的团队来开展工作，让档案管理工作者轮岗，从而使档案管理工作者对公司整个管理系统有深刻的认识。

以上两条工作措施，基于新建企业“小而精”的结构特点，使得档案工作者的经历伴随文件生命周期，横向覆盖、纵向深入，确保了档案收集的齐全完整。

（三）结合公司实际建设档案室。

新建企业可能由于办公场地的限制无法建立档案室保存档案。针对新建企业业务和规模逐步发展的需要，可以暂时使用保险柜或者文件柜代替密集架，此外，还要根据实际需要配备遮光设备、温湿度计、空调、去湿机、风扇等。还应适当规划出档案整理场地，以存放收集来的各部门待鉴定的文件材料，保证档案入库前有地方整理。

购买符合国家要求的档案盒。质量符合国家要求的档案盒能起到保护档案，防潮、防蛀的作用，可以购买当地省档案局印制的无酸纸档案盒。

将档案的预算经费计入公司整体的预算中，满足档案管理的实际需要。

三、适时强化档案管理工作

1.不断提高档案管理人员素质。档案管理人员要努力学习关于档案管理的业务书籍、档案期刊，以获取档案管理知识的前沿动态。另外，要积极参加企业档案馆、省档案馆及国家档案局每年举办的业务培训，可以面对面跟专家学者学习，以提高自己的业务水平。

2.培养各部门兼职档案人员。随着公司规模的扩大，专职档案人员无法熟悉所有业务，这就要求各部门的业务人员懂得档案管理知识，将业务一线的文件材料及时整理移交给档案管理人员。所以应该积极普及档案管理知识，让业务人员认识到档案管理工作的重要性，有助于档案收集的齐全完整。

四、深入开展档案管理工作

新建企业档案管理胜在信息化。档案保管的最终目标是检索利用，针对当前纸质档案、电子档案并存的特点以及档案信息化发展的趋势，健全和完善适应信息化建设的档案管理业务流程和技术规范，可以使档案的检索利用高效和便捷，是档案管理工作的硬实力。

档案数字化是档案信息化的基础。[1]数字化本身并不直接产生任何价值，只是档案实体外在形态的转换，数字化只有在档案具有信息化管理与服务的需求，同时考虑到数字化成本与所获得的效益时才有其必要性。实现库存档案数字化的同时，在档案管理办法中将电子文件纳入归档范围。统一电子档案格式和保管路径，采用计算机可以识别的数据和语言编目，如符号用英文、日期用八位数字等。做好基础工作的同时，时刻关注着新技术、新政策、新标准，将其与档案管理工作结合起来，做好顶层设计，将档案信息化落在实处。

综上所述，新建企业做好档案管理工作，应该设计好档案管理的一系列制度，有灵活的管理机制，还要借助信息化的强大动力。这些贯穿了档案收集、整理、保管、检索、利用的始终，做好这些工作，重在规划、优在灵活、胜在信息化。