博物馆文物档案的开放与利用

文/王 幸

文物档案就是文物的“身份证、名片牌”，具有科学开放与社会利用价值，必须坚持合理开放、利用才能服务社会。在新时代，应当不断创新，从提高人员素质、做好档案管理工作和加快博物馆数字化建设三方面入手，采取制定符合时代发展的开放与利用办法、编制《文物档案》等相关书籍、公开发行和组织专题展览公开部分文物档案三个措施，加快推进文物档案的开放与利用

博物馆是集历史文化、历史文物研究与陈列布展于一体的场所，而连接这三者的桥梁就是文物档案管理工作。可以说，文物档案就是文物的“身份证、名片牌”，每一份文物档案都详实记录了该文物的相关资料——调查、发掘、修复等情况，最终以照片、图纸、文档、报告、摹本等不同记载方式进行汇总归类，最终为科学管理和妥善保护文物提供保障，为文物工作研究提供依据。

文物档案能够有效地反映文物工作中的基本活动，同时文物档案还可以真实地记载历史文物的发生、发展、发现的基本历史过程以及文物具有的历史价值、科学价值以及艺术价值。与文物本身不同，文物档案具有可复制性，如果合理开放和利用，势必能促进文物研究和文物保护，但目前大多数博物馆、纪念馆对馆藏文物档案都“密不示人”，这其中既有客观原因也有主观原因，这样既影响交流、又不利于文物的研究与保护。因此在今后一个时期必须采取一定的措施逐渐开放、利用，才能有益于社会。本文通过分析档案开放与利用中存在的问题，提出相应的对策，最终采取一定的合理措施来促进文物档案开放与利用，为文物、历史研究和社会发展做出贡献。

一、文物档案开放利用存在的主要问题

（一）人员素质参差不齐

文博行业内存在人员素质参差不齐的问题，且管理人员组成不够稳定，一般而言，往往都比较重视第一次记录与收集，轻视后续补充与管理，更谈不到如何开放与利用。

（二）制度落实不到位

一些博物馆、尤其是基层博物馆，没有认识到科学确定文物档案资料收集内容、开放与使用的程序、规范，或制定了一些开放利用制度，但并未认真执行，仅仅使制度停了在“纸面上”。实际上，《文物档案管理制度》、《文物档案开放利用制度》都应该成为每一个博物馆必须制定并认真执行的两个制度，收集、整理、保管文物档案资料是文物开放档案利用的前提保障，而文物档案开放利用则是文物研究、历史研究的前提保障，是服务社会的保障。如果不严格执行将造成档案资料欠缺，在需要利用文物档案时面临无法利用的困境。

（三）电子数字化程度不高

早期文物档案卷宗皆为纸质版，使用者必须去保存地点进行查阅，客观上为查阅、开放、流传与利用带来了障碍。近年来随着电脑的普及，用电脑存贮电子档案称为趋势，电子档案可根据名称、地点、材质、级别等不同信息等检索，从而高效检索、查询、利用文物档案。但在文物档案数字化的工作过程中，一方面是博物馆自身财力有限，电脑的普及率并不是很高；另一方面是原始纸质资料较少、信息不全，导致后期制作电子文本时资料不全，降低了检索的准确率，间接影响了文物档案的流通、开放与利用。当下业内普遍存在这种情况。

二、提高文物档案开放与利用对策

（一）提高人员素质

首先要开设培训课程或让负责专人参加培训课程。针对基层员工设计系列课程，帮助员工提升职业素养，内容应包括档案管理、专业技术、沟通等各个方面，循序渐进，持续提升。第二，建立师徒制度。新员工入职以后，通过师傅带徒弟的方式，让员工知道正确合理的作业方式是什么，文物档案开放与利用的规定等等，若遇到难题也方便及时请教，养成良好的作业习惯和素养。在新的形势下，文物档案管理工作人员必须懂得创新，不能因循守旧，落后的思维与操作会使得文物档案工作处于被动，失去主导地位。

（二）做好档案管理工作

文物档案要开放、利用，首先须按照科学方法进行管理，做好文物档案管理工作是文物档案开放与利用的先决条件。做好文物档案管理工作一是要依据各项规章制度，务必使每一件文物及时登记入账、建立入馆凭证；二是要有专人负责管理账目，以防止文物档案丢失、损坏；三是专人负责档案的外借、流通、复制等工作，以方便文物档案开放与利用。

（三）加快博物馆文物档案数字化建设

要尽快建立文物电子身份证数据库；要建立完善、详实的文物档案的信息资源库。一是要对数据库中的文物建立一一对应的电子身份证，通过“电子身份证”来管理文物，节约检索时间、简化节约手续。这是一项庞大、细致长远的工作，必须投入大量人力、物力和精力，所以各个博物馆都应该组织专门机构并由专人负责完成该工作。二是要建立完善、详实的文物档案的信息资源库，我国部分文物保护部门现已对部分文物进行调查记录和统计，初步建立信息资源库、建立文物档案的动态信息检测系统，从而有效提高我国文物档案工作的进程，使文物档案管理工作效率大为提高。目前，国家文博信息专网已建成并使用，大体实现网上的资源，文博工作人员可在短时间内查到准确信息。为文物档案管理的工作人员提供了便利，同时为档案保护工作提供了法律依据。现在急需基层各个博物馆单位都建立相应的文物档案信息资源库。

三、文物档案开放与利用措施

（一）制定符合时代发展的开放与利用办法

众所周知，文物档案与其他档案一样都具有一定的密级，不能随意公布与使用。随着时间推移，一些超过保密期限的文物档案脱密后才可公开，可以广泛地进行查阅、利用。各级国家档案馆保存的档案，一般自形成之日起满三十年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案，可提前开放，涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，可自形成之日起满五十年开放。上述所有档案，如按国家有关规定需要继续保密或应控制使用，档案馆应继续延期开放。在制定博物馆文物档案开放利用办法、规定时，应当参照档案馆的相关文件，这样能节约人力、物力、财力。如南京市市政府修订印发了《关于批转市档案局〈南京市各级国家综合档案馆馆藏档案开放与利用办法〉的通知》，共四章二十五条，《办法》分别明确了开放档案和未开放档案的利用主体、利用要求和利用程序等，并要求采取符合安全制度的、规范的技术、管理措施和手段，确保共享的馆藏档案信息存储、传输、利用的安全。后来一些博物馆与基层文管所、保管所相继参照此制定与自身情况相符合的《文物档案开放利用办法》，逐渐对文物遗址点分布等可公开文物档案进行逐步公开，规范了南京市各博物馆文物档案开放及查档利用行为，更好地为社会各界提供档案信息利用服务。

（二）编制《文物档案》等相关书籍公开发行

解密的文物档案应该依照《中华人民共和国文物保护法》的要求，对珍贵文物的收藏情况、鉴定定级情况、信息记录资料、收藏流转情况等做进一步的核对和完善，并及时将文物档案的主要信息公之于众，以提升公共文化服务的能力和水平，而编制《文物档案》等相关书籍公开发行是一个较为直接、容易实现的方式。如2018年出版的《山西珍贵文物档案》，以文物收藏单位为基础、器类为分卷标准，采取顺序编码法则，内容涵盖收藏文物目录、文物基础信息、文物图片的成书形式，这是学术界首创以科学方式编制的“文物档案”。各个单位编制的、公开发行的《文物档案》都应是本单位依法保护、管理、利用珍贵文物的工具书。通过这种方式为社会提供文物信息共享，最终促进公共文化服务和文物活化利用。

（三）组织专题展览公开部分文物档案

“组织专题展览公开部分文物档案”一般是各档案馆的日常工作。为了让文物档案得到开放与利用，各个博物馆亦应当借鉴这一方式，组织一些文物档案展览，因为除了文物之外，一些有意义、有年代的文物档案本身也是文物，应当组织馆藏文物的档案展览可迅速引起公众关注从而扩大影响。博物馆应当围绕文物档案工作确定主题，以档案文件、票证实物、历史老照片等形式为载体，展现有关本馆在征集、管理、利用等方面的工作内容，结合本馆的文物陈列，从一个侧面反映文物档案工作所取得的成就。

四、结语

文物，固然是作为历史的见证，但文物档案则更为重要，它可作为保护文物恢复文物的有效措施，且其具备时间久、载体形态别致等特点，价值甚至会高于所载文物的价值，文物档案的开放与利用具备帮人“答疑解惑”的属性，肩负着历史引导重任，具备较强的社会责任。所以，必须深刻认识到文物档案具有的科学开放与社会利用价值。在新时代，应当不断创新，从提高人员素质、做好档案管理工作和加快博物馆数字化建设三方面入手，采取制定符合时代发展的开放与利用办法、编制《文物档案》等相关书籍公开发行和组织专题展览公开部分文物档案三个措施，加快推进文物档案的开放与利用。做好文物档案开放与利用工作，不仅是文物建设的发展需要，也是我国历史文化与全世界共享的需要。