科研档案在企业中的归档范围和控制

文/樊新华

科研档案是企业完善和发展的基石，是企业的宝贵财富，应确保其完整、准确、系统、安全，以利开发和利用，发挥科研档案的凭证和证据作用

科研档案是企业档案管理中一个重要组成部分，是企业设计与生产技术等领域中科技成果的资料汇集。以本单位为例，企业科研项目在研制阶段（分为四个阶段，即论证、方案、工程研制、设计定型（鉴定）阶段）中形成科研档案的管理。科研档案的不断发展和完善，对进一步促进和提高企业科研发展具有积极意义。作为科研档案管理者，做好科研档案的归档和安全保密工作是义不容辞的责任。

一、科研档案的概念

科研档案是直接记述和反映科研技术活动中归档保存的文件资料，是企事业单位和国家机构、社会组织及其个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、数据、软件、声像等各种形式载体的科技文件材料。

二、企业中科研档案的归档范围

企业科研项目多，在企业科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料势必繁多，这些资料反映出企业科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，对企业当前和长远发展具有参考价值和凭证作用。以本单位为例，归档的主要内容包括研究实验、科研准备、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体内容如下：

1.综合管理类包括上级指示性文件（包括上级下达的计划、批复、有关领导指示、讲话等）；

2.科研准备类包括科研项目立项报告、研制合同或技术协议以及相关评审资料、上报（或批复）的战术技术指标或研制总要求等；

3.研究实验包括各研制阶段设计文件、评审会议报告、记录、纪要、与课题项目有关的来往函电及请示报告或批复；各阶段由上级部门和外单位下发的与课题项目有关的各种外来文件。

①科研项目在论证阶段形成的研制总要求及产品论证报告等；科研项目在方案阶段形成新产品研制任务书，方案论证报告，产品质量保证大纲，可靠性、测试性、安全性、维修性、环境适应性和电磁兼容性设计等大纲，软件开发计划、软件开发任务书、软件质量保证计划、软件配置管理计划，可靠性预计分配报告（计数法）及六性计算报告，标准化大纲，风险分析与评估报告，计量大纲，产品研制一级网络图，技术仿真报告等；

②科研项目在初样阶段形成的初样机详细设计报告（含线路、结构、软件设计以及可靠性、安全性、保障性、测试性等内容），按应力法计算的可靠性预计报告，FMEA（CA）报告，天线仿真、可靠性仿真、测试性仿真、结构和强度仿真等报告，研制计划任务书，试验大纲或产品规范草案，初样试制总结、初样评价试验报告，软件需求规格说明和软件设计说明，软件测试计划、软件测试说明，风险分析与评估报告。转型评审还应增加研制总结报告（含技术攻关、风险分析等），质量分析报告，初样机验收试验报告，软件测试大纲、软件测试说明和软件测试报告，生产性分析报告，系统联试结论，初样机详细设计评审报告，总师单位要求的其他报告和用户技术协调落实情况等；

③科研项目在正样阶段形成的正样机设计报告(含初样阶段设计评审遗留问题的落实情况)，特性分析报告，正样机设计图样、工艺总方案，工艺标准化综合要求，风险分析与评估报告、软件测试大纲和测试说明，产品规范等。

4.科研项目在设计定型(鉴定)阶段形成的定型(鉴定)申请报告，研制总结报告，研制总要求，重大技术问题的技术攻关报告，研制试验大纲（含可靠性增长摸底试验），定型（鉴定）试验报告（例行试验报告），定型（鉴定）试验大纲，质量保证大纲，可靠性、测试性、安全性、维修性、环境适应性等大纲及执行和符合性情况，可靠性、维修性分配、预计报告，FMECA 报告，标准化大纲，标准化审查报告，工艺审查报告，生产保证条件报告，质量保证报告，价值工程和成本分析报告，安全与环境保护审查报告，样机审查报告，资料审查报告，厂级鉴定（军厂级鉴定产品），软件质量分析报告、软件配置管理报告、软件研制总结报告等软件文档，军事代表室对产品设计定型（鉴定）的意见，产品分解图示，关键（重要）件特性分析报告与关键、重要件（特性）目录，设计定型（鉴定）技术审查报告，标准化工作报告，可靠性、维修性、测试性、保障性、安全性和环境适应性评估报告等。

5.科研过程中停止或失败的文件材料也要整理归档。

三、企业中科研档案的控制

科研档案项目类别多、数量多，对收集的档案按其自然形成的规律和特点，进行科学分类、系统排列和编目。针对科研档案的特点，对军工产品研制阶段技术文件进行的编号。

1.编号方法

编号形式如图1

图1 文件编号形式

2.研制阶段分类号

研制阶段分类号由两位数字组成，具体规定见表1。

表1 研制阶段分类号

3.文件号

文件号表示形式：文件种类序号-登记顺序号。登记顺序号：当同一种类序号的文件同时存在一个以上文件时，登记顺序号从1开始自然数连续编号。

产品研制各阶段技术文件号示例见表2。

编号示例

示例1：WZBJ-1 编队位置保持设备外场检查仪质量保证大纲WZBJ-1-21-4-1

示例2：WZBJ-1 编队位置保持设备外场检查仪五性大纲执行及符合性情况WZBJ-1-41-11-1

文件按最初产生阶段的文件种类序号进行编号，同一文件在以后不同研制阶段仍沿用最初的编号。

4.文件的更改

文件需要更改时，采用换版的方法进行。首次编制的文件版次为A 版，更改换版后的文件版次依次用大写拉丁字母B、C、D……顺序表示。文件换版后，应在更换后的文件“目次”后，正文首页前增加“说明”页，说明文件代替事宜，同时指出本文件与原文件（即前版）的不同之处。例如：《WZBJ-1 编队位置保持设备外场检查仪可靠性、维修性、电磁兼容性分析报告》“B”版代替“A”版时，“说明”页编制示例如下：

本文件自批准之日起，代替WZBJ-1-41-33-1《WZBJ-1 编队位置保持设备外场检查仪可靠性、维修性、电磁兼容性分析报告》A版。

本文件与原文件相比，主要变化如下：（要求写出具体不同之处）

a)增加了×××××××××××；

b)删除了×××××××××××；

c)修改了××××××。

由××××××变为××××××。

文件换版后，档案员依据换版说明在被代替版本文件的封面“版次”下书写“用X 版代替”字样，原文件应继续保存，确保文件的可追溯性。

随着企业的飞速发展，科技第一生产力观念的深入人心，科研档案的管理工作管理方式的不断更新，做好企业科研档案的收集、整理、利用的工作，让企业科技档案为企业科研工作再出成果发挥应有的作用。

表2 产品研制各阶段技术文件号