如何提高建设工程档案归档质量及解决途径

文/付菁燕

基本建设项目档案是对基本建设项目建设全过程、各环节的详细记录，在整个基本建设项目的管理中占有举足轻重的地位。因此，要重视基本建设项目档案的归档质量管理，全面分析档案管理中存在的问题，制定有效的管理制度及对策，为提高档案质量打下坚实的基础

一、基建工程档案及管理概述

1.基建工程档案及管理的含义

基本建设项目档案主要是指建设项目从立项、建设到竣工、使用全过程中需要整理、保存的文件资料。从文件类型来看，主要包括前期准备文件、勘察、测量、设计、施工图纸、施工技术文件、监理、施工、设备、第三方检测、竣工验收、结算及决算等资料。加强基建项目档案工作，体现了建设项目管理的全过程，为基建行业的发展提供了可靠的依据，创造了更加有利的条件。根据基本建设法，做好基本建设档案的归档工作，加强基本建设档案的有序收集、整理、归档和维护，建设更加完整、准确、系统的基本建设档案，提高基本建设档案的质量。合理规范档案管理，促进整个基建行业的良性可持续发展。

2.基建工程档案管理相关标准与规范

结合《建设项目档案管理规范》的标准，基本建设项目档案是建设项目从立项、决策、完工到投入使用全过程中产生的文件的总称，涉及提议、调查、可行性研究、评估、决策、规划、调查、设计、施工和已完成活动的整个行程中形成的文字、图表、音像、实物、图纸等资料。鉴于基建行业自身的特殊性，《规范》强调了基建项目档案的突出特点，即专业性、技术性、成套性、现实性和可重用性。随着计算机技术影响的不断扩大，基础设施项目档案管理面临着新的发展要求。也就是说，在档案管理实践中有效发挥信息技术优势，为新时期基础设施项目档案管理开辟了新的发展道路，增强了力量和活力。

二、基建工程档案归档的质量问题

1.基建工程竣工图修改不规范

有些基本建设工程竣工图未严格按照要求标注，缺少时间、签名、编制单位等，一些需要加盖印章的地方未加盖印章。有些档案在使用过程中有修改，但档案中没有相关的修改通知，只是放了一份副本在档案中。部分改造项目，档案馆没有改造前后施工全过程的图片，也没有对比图片。在基建档案的归档工作中，竣工计划的修改是非常严格和规范的，任何修改都需要签名、时间和印章。

2.档案原件移交不规范

档案管理部门备案信息不畅，主要是管理部门和建设单位未能建立科学合理的沟通机制，档案管理部门与其他部门也没有有效的联系。这两方面的原因导致了一些细节在归档过程中无法有效协商，造成了日后档案管理中的诸多问题。一些施工单位移交档案时，未将原始图纸等文件全部提交，只有原始档案的法律效力才更充分，特别是对于一些重要文件，如建设用地规划许可证的转让，必须保证文件原始性。

3.电子与纸质版档案无法做到同步归档

个别施工单位在移交竣工档案时，只有纸质档案，没有电子版，无电子目录，竣工图图片不够清晰。按照国家规范项目档案的归档标准，必须做到纸质与电子版同时归档、电子图纸必须清晰、目录齐全。同时，施工过程中应以照片或图片的形式进行记录，并附在电子档案里。

4.施工方在项目验收时档案不齐全

部分工程在验收过程中，施工单位未及时准备好基础设施档案，造成验收过程中的许多麻烦。因此，建设单位应在验收前做好档案的准备工作，及时发现档案中存在的问题，提前解决问题。

三、改善项目档案归档质量的几点措施

1.首先应对项目档案做好前段控制。归档工作实行提前介入，开工前对各参建单位及项目部开展同步培训工作，过程中及时指导监督，同步管理，每月不少于两次的同步检查；提前把控资料的归档质量。建设单位应增强档案意识，为保证工程资料的完整性、及时性、真实性，就应做到“三纳入，四同步”。及时收集、做好项目前期合同、招投标等文件的分类工作；在入档前对收集的文件进行系统分类、整理、装订、编制，确保档案在分类、编号、装订等各环节中无差错，以防相关重要资料的遗失或损毁，从而造成难以弥补的损失；档案工作人员应从立项、招投标开始到工程竣工结算全过程跟踪资料的收集、整理、归档工作，落实档案质量，尤其是过程中各阶段的验收会议资料的收集情况，更应该对各参建单位的工程资料及时检查、监督，对收集不全或不符合要求和规范的，及时督促对方按时整改，否则，一旦工程竣工后，就很难保证档案的真实性、完整性、规范性；建设单位应和档案馆经常保持联系和沟通，对建档过程中遇到的问题及时咨询，确保档案馆能及时了解在建项目的实施情况，跟踪、监督、指导项目形成的档案资料整理和归档工作，确保工程资料的完整性、规范性。

2.认真执行国家有关项目档案的法律、法规和标准规范，建立健全档案管理规章制度。档案室管理人员应严格执行规章制度和标准，以保证工程档案的归档质量；建设单位与参建单位签订合同时应设立专门条款，明确规定参建单位档案的管理职责、归档范围、质量要求、整理标准及违约责任，扣留总投资中5%作为工程档案保证金，待项目档案由建设单位工程管理人员、档案室验收合格后完成移交归档工作才能返还；对尚未完整移交档案的施工单位，不办理该项目结算手续，对已完工但未全部移交档案的项目，要联系建设单位项目管理人员督促施工单位向档案馆提交项目档案，确保各项基本建设项目档案形成的原始记录和真实记录妥善保存和有效利用。

3.项目开工前应提前梳理档案的归档范围与移交部门，建设单位应遵循国家档案相关规范，按照职责明确、流程清晰、措施有效，要求档案管理人员强化责任意识，提高自身的管理水平。根据《中华人民共和国档案法》《建设项目档案管理规范》《建设工程文件归档规范》等相关法律法规，明确档案工作的分管领导，设立或明确项目建设档案管理机构，实行分级管理模式。档案管理人员应经过项目档案管理培训，具备档案专业知识，能够掌握相关工程技术。在档案形成的全过程中，应提前融入，及时指导、监督，与项目建设同步管理，指导验收后项目形成档案按照国家相关规范进行归档。建设单位应指定熟悉业务、责任心强的档案员负责各新建、扩建、改建和大中型设备等项目档案的管理工作，指定专人负责与档案馆对接，重大基本建设项目开始时，有责任和义务向档案馆通报项目名称、设计单位名称和设计单位、施工单位和施工信息人员及其联系方式，便于后期档案工作顺利开展。档案管理人员应准确掌握新建、扩改建等项目，对在建项目及时了解，为在建项目进行全过程指导、监督。期间及时通知上级档案管理部门参加项目中期、阶段性验收等其他重要会议。档案管理人员与档案馆有关人员要保持密切联系，共同做好基建项目档案的系统整理、归档及移交工作。

随着我国基础设施建设的快速发展，促进基础设施项目档案的归档质量具有重要意义。基本建设项目档案在实际工作中存在着许多问题，需要多渠道解决，以提高基本建设项目档案的归档质量，促进我国基本建设事业稳定发展。