中小企业存货管理存在的问题及改进策略

陈莹

摘 要 存货作为一项重要的流动资产，是满足企业正常生产和销售需求、给企业带来经济利益流入的重要经济资源，是企业内部控制的重要环节。企业存货管理是通过包括存货信息管理和在此基础上的价值链进行决策分析，实施有效控制以达到保障和提升企业经济效益的管理手段。对于中小企业而言，存货管理更为关键和重要。本文着眼于分析中小企业存货管理存有的现实问题，就如何完善存货管理的应用举措提出见解，同时通过实例说明存货管理在企业经营运作中的重要性，发挥其实现控制企业成本、提升经济效益、权衡资产稳定、达成目标战略的重要作用。

关键词 中小企业 存货管理 问题 改进策略

一、中小企业存货管理存在的问题

（一）企业存货管理制度不健全

随着中小企业管理规模与实力的不断壮大，企业内部管理制度已逐步形成，并发挥作用。

但对于存货管理制度并未过多投入人力、物力、财力，在制度的制定和执行中也没有实现流程的系统化、制约化，因此往往会造成职责不明、管理混乱、执行无序的状况，甚至出现不合法、不合规的暗箱操作、营私舞弊的可能性。特别是对于采购、销售这些重要环节，以及涉及钱货共管的岗位，人员配置没有独立分工，操作过程监管乏力，给企业的内控机制带来一定的安全隐患，也阻碍了中小企业的可持续发展。

（二）企业存货管理操作不完善

存货管理的基本内容就是对企业的各项存货进行管理，存货作为一项重要的流动资产，其对流动资金的合理运作和周转至关重要。库存的总储备量、各项存货的配置结构、生产环节的运作周期所影响的原料、配料的购储、销售环节的淡旺季对产成品的供给需求等，这些作为存货管理的各项要素必须有效控制。而中小企業由于管理者对存货管理的片面理解和忽视，致使存货管理混乱，每个环节呈现的是一种断层式管理操作模式，没有纵横的关联和共化，导致存货储备结构无序，使占用的流动资金比重偏大，给企业的发展带来困难及影响。

（三）存货管理信息化手段缺失

当前许多公司没有建立系统化的信息管理机制，这种现象在中小企业更为突出。传统的存货管理通过物料的收发存操作来判断采购、生产、销售、仓储的执行，各环节自成一体，无法形成必要的信息流贯通，供需关系所体现的数据内容不能实时共享。缺少信息化的存货管理，会产生以下情况：第一，产销脱节，库存失衡，阻碍流动资金正常运转。第二，存货核算准确性差，造成账实不符，无法反映企业财务的真实状况。第三，影响采购周期、销售节奏，使供给状态始终处于事后对应的状态。第四，不利于加强存货管理的执行，不能做到及时监管，让企业内控管理失序。

（四）缺乏科学规范的采销计划

存货管理是供应链管理的重要组成部分，从上游的采购、中游的生产到下游的销售，每个步骤都必经存货的储备及周转。如果企业缺乏科学规范的预测计划的支撑，仅凭借人的主观经验判断，容易导致供求不平衡的不合理状况发生，也必将使SCM（软件配置管理）的运作及管理陷入恶性循环，最终让企业的经营受到严重影响。

二、中小企业存货管理完善举措

（一）优化存货管理机制，发挥存货内控作用

存货管理作为企业内控管理的主要项目之一，与企业的经营决策、生产运行、销售规划、财务管理都紧密相关，因此建立健全存货管理制度至关重要。虽然大多数中小企业规模小、资金不雄厚，但“麻雀虽小还应五脏俱全”，在人、财、物的各项配置上必须全面，更应着重系统化流程制定及实施，特别是以下几个侧重面。

第一，存货采购环节。作为企业供应链操作的最前端，应有明确的采购计划、详细的执行规划、全面的供应商管控体系、合理的验收储存标准、配套的资金结付手续。第二，生产领用环节。采购入库后的领用操作应注重收发存手续的清晰和完整、记录的及时与准确、岗位设定的独立和制约、必备的盘存清查制度。第三，销售运作环节。产品的销售环节是企业生存发展的重中之重，为了保持稳定、持续增长的销售发展良好趋势，应当制定销售预测流程，了解并掌握客户的需求动向，确立完备的信用及财务结算制度。第四，验收存储环节。这是贯穿整个SCM流程每个步骤的项目，企业应参照行业标准，结合自身的情况，制定并执行检验查收的准则，合理规范存储查验要求。同时，也应有严格的监察措施，针对各种纰漏、差错、不符，都应该及时查处和纠责。

（二）强化存货管理操作流程，细化具体的执行手续

依托完整的存货管理制度，企业应就实施细则予以明确。首先，各级领导必须树立正确的管理理念，建立符合企业发展的管理操作模式，确立合理的岗位分工和职责设定，对于一些重要的环节还必须配予检查审核流程的执行。其次，存货管理体系应与企业其他管理体系联动运营，尤其是对财务管理中的资金运作产生直接的影响，而资金运作的差异又是最直接反映企业运营优劣的标杆。再次，企业存货管理也可以充分利用第三方物流资源。源于第三方物流的规模效应和专业实力，企业可以降低运营成本、减少存货储备，将有限的资金投入核心业务中，实现企业效率和效益的最大化。同时，也可以借力第三方物流的使用，增强企业的综合实力，更好地服务于企业的客户群体，提升企业的外在声誉。

（三）推动存货管理信息系统化，减少企业资源浪费

随着大数据时代的来临，各种信息化管理软件应运而生，且不断被中小企业所认识及利用，特别是贯穿企业整体运营的ERP（企业资源计划）系统，充分融合了供应链上的每个运作环节，让资金流、信息流、物流、人流畅通无阻地传递互通，使供、产、销，收、发、存不再脱节。同时，通过设立预警条款，每个环节都在触及上限或下限时启动紧急对应流程，让问题能及时体现，让矛盾都被扼杀在萌芽期，使部门间的交流合作无碍，也于无形中形成一种相互配合、相互监督、共同发展的管理模式，可以最大限度地避免企业的资源浪费，堵塞管理漏洞。

（四）构建科学合理的采销预估机制，导入VMI库存控制

为了防止供应链管理中“牛鞭效应”可能致使企业发展的不利因素产生，企业应采用科学合理的预估手段，用数据来判断和衡量采销内容的准确性，让生产的节奏完全符合客户的需求。正确的预估数据也是保证库存管理合理化的基本条件。

VMI管理系统是指供应厂商管理用户库存，连续补货的方式。“连续补货”是供应商和零售商在战略伙伴关系的基础上，实现二者库存数据、销售信息、存货水准的共享，供应商根据数据对零售商实施补货。VMI系统导入与实施已经是库存管理的较高境界，也是发展的必然趋势。

三、中小企业存货管理实践应用及重要性

A公司是一家集产销于一体的中小型快消品企业，公司为了迎合集团管理要求，适应地区发展的战略，建立了较为全面的内控管理体系，其中关于供应链管理和存货管理的制度和流程也一并确立和执行。在管理流程运作伊始，企业在一定程度上取得了较为显著的成效，主要体现在：

第一，企业运营结构分为生产、采购、销售、市场、财务、品控及人事总务几个主要板块，每个板块均设立了内控管理制度和SOP（标准作业程序），针对每个环节都配备了专职人员以及岗位JD，特别是涉及钱货管理的环节，基本做到不兼岗、不共管，让权责明确到点、落实到人。第二，各种OA（办公自动化）系统的导入，生产制造部门的MRP（物料需求计划）系统、销售部门的CRM（客户关系管理）系统、财务部门的U8系统以及在采销部门执行的订单处理系统、仓储管理系统等，各种信息化手段的运用，可以充分提升企业经营运作的效率，从而带动企业发展的速度。第三，采购部门和销售部门均执行了预测机制，从年度预算到季度估算再到月度推算，从销售的预估来确定生产的步骤，从生产的计划来判断采购的周期、数量及储备，将SCM过程中的每个环节串联起来，使产销存一体化趋势逐步形成。第四，结合公司销售网络的构架，引进区域第三方物流资源进行操作管理，在控制存货管理相关成本的同时还能最大限度地盘活库存，改善企业现金流，促使企业能集中资源于核心业务，实现资源的优化配置。当然，每个流程在实施过程中总是不可避免地反映出优势和不足，在体现上述成效的同时，我们也可清晰地认识到以下的不足。

首先，公司各大运营板块缺乏联动机制。由于受到各板块自身KPI（关键绩效指标）的制约，在一些共性化的操作上，相互矛盾、相互影響的因素依然存在并起到作用。同时，专职人员的素养还有提升的必要，特别是专业化水平和综合能力方面。其次，需要整合各个独立存在、运行的OA系统，对所有的资源进行梳理、贯通、活用，通过大数据的反馈，形成系统分析，实现共享化。这个也是打破部门间因信息闭塞而产生不协调的重要条件。再次，预测机制的建立是正确的，但非客观的预估是没有价值的。因此，应该建立的是依托信息化数据为基准，排除主观臆断的各级预测机制，同时还应该杜绝“牛鞭效应”导致的预估盲目扩大现象。

正是由于这些不足的存在和被忽视，随着企业规模的不断扩大、销售的不断加强，存货管理的缺陷制约了企业前进的步伐。外界客观因素的影响、内部主观理念的局限促使公司必须再次完善现有的管理体制。公司启用STPD循环操作，依照销、产、购的顺序采取优化措施。购产销主线的确立及完善，加之人财物的配套与支撑，让企业SCM循环更畅通、存货周转更及时，将内控管理的有效性发挥得淋漓尽致。

第一，销售环节为了更精准地做好预测分析，公司科学导入了BL（Base Level）数据源分析的应用，利用同期数据、前期数据、促销数据等进行细化，得出预估理论资料。与此同时，把公司所有客户群体进行细分，按等级归类，形成阶梯管理，牢牢把握一级客户信息，有效实施VMI库存管理，从而更好地服务于客户，实现共赢的局面。第二，生产环节主要是在导入销售预测信息的基础上，综合评估各项原料、辅料的储备及备货周期，从而推算生产的轮次和产量。生产的核心地位决定了它对纵向的采购和销售的承接，也贯通了横向的品控和物流的操作。与之相关的资金运作也被合理分配，形成良性的企业运营态势。第三，采购环节的执行是追随生产执行情况而定论的。采购的重点是货物源头的确认，公司对供应商的评估和采用专设了一套严苛的审评制度，其中也包括对比较敏感的采购价格因素制定细则条约。采购合同的制定和执行对存货管理的有效性起着至关重要的决定作用。采购项目执行的有序程度也决定了企业财务资金的周转率和灵活度。

四、结语

中小企业要在激烈的行业竞争中占有一席之地，并永葆发展动力，就必须高度重视存货管理，让存货这项重要的资产得以灵活运用于企业的经营中，不断促进企业的健康发展和运作，从而实现企业利润最大化的目标。

参考文献

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