高校财务会计档案管理的内控制度建设研究

黄金玲

[摘 要]新时期，随着高校办学规模越来越大，日常财务管理工作内容也逐渐增多，工作量不断增加，工作难度有所提升，需要高校加强财务会计档案管理管理的内控制度建设，提高管理实效性。基于此，本文分析了高校财务会计档案管理现状，并提出了加强财务会计档案管理内控制度建设的有效措施，希望进一步提高财务会计档案管理水平，促进高校财务活动顺利开展。

[关键词]高校;财务会计档案管理;内控制度建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.24.037

[中图分类号]G647[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）24-00-02

0     引 言

高校财务会计档案是高校财务活动的真实反映，也是高校财务活动客观规律的外化表现，需要财务人员清晰完整地记录日常财务活动中得到的数据。财务会计档案经过长期的积累可以为高校财务管理指明正确的工作方向，真实反映高校经济运行轨道，有助于优化资源配置，节约开支，降低教育成本。但是，财务会计档案管理的内控制度建设还存在一些问题，需要高校在工作中不断创新发展，积极进行工作整改，切实提高工作效率与质量。

1     财务会计档案管理概述

财务会计档案管理是一项涉及多个工作内容且工作量较大的工作，同时也是开展财务活动的前提保障。高校财务会计档案管理工作的实施需要相关管理人员根据学校会计档案管理办法以及国家档案工作政策，进行规范化、标准化以及系统化的会计档案管理，做好会计档案的装订、编目、立卷以及整理归档等，保证会计档案存放有序、分类科学、保管妥当。另外，在开展财务会计档案管理工作的过程中，有关管理人员还需要与财务人员建立良好的交流与沟通关系，及时获取最新的会计档案，定期检查档案，做好档案日常清洁工作以及档案室的管理工作，保证室内通风顺畅，营造一个良好的档案存放环境。

2     高校财务会计档案管理现状

2.1   财务管理人员素质有待提升

现阶段，很多高校财务会计档案管理工作还在沿用传统的纸质档案管理方式，相关管理人员没有全面掌握与应用信息技术，整体的工作水平比较低，业务能力与综合素养还有待提升。同时，大多数高校的财务会计档案管理人员都是年龄偏大的老教职员工，工作多年，早已形成了固有的工作模式与方法，在知识技能提升与技术革新方面上存在滞后性，无法跟上软件、硬件的更新速度，很多管理人员不能正确且高效地操作管理软件，导致管理工作效率低，无法适应时代发展。

2.2   财务会计档案存放环境更加复杂

在以往的工作环境下，传统的财务会计档案管理工作主要面对纸质档案，日常工作的重点是收集与整理档案，同时要做好档案室的日常管理工作，包括防火、防潮、防盗以及防损害等，只要保证财务会计档案的完整性与连续性即可。但是，随着信息技术的广泛应用，传统的财务会计档案已经逐渐被电子档案替代，电子档案的存放环境比纸质档案的存放环境复杂，对档案室的环境、光线以及室内温度等提出了更高的要求，同时还要注重局域网络以及信息传递的安全性，有效预测网络通信安全风险，做好网络安全防护与应急处置工作，避免非法入侵行为，保证档案完整性与安全性。

2.3   财务会计档案内容不断扩充

目前，在信息时代背景下，高校财务会计档案管理工作的内容不再局限于传统的纸质档案，而是逐渐拓展到电子档案领域，档案内容不断扩充，档案数量越来越多，给财务会计档案管理工作带来了新的挑战。基于此，高校应针对电子档案的特殊性，制定科学、高效的内控管理制度，联合应用多种管理方式管理财务会计档案，将传统的纸质档案与电子档案并存，拓展财务会计档案保存渠道，提高财务会计档案管理的实效性。同时，电子档案的出现，使高校财务会计档案的收集与整理变得更加全面且高效，档案内容更加丰富，涉及的财务活动也更多，但是查阅档案需要耗费的时间相应增加，需要高校采用相应的档案管理方式，合理利用信息技术与人工智能技术等，提高档案管理效率。

2.4   财务会计档案管理形式出现变化

高校财务会计档案管理工作是一项十分复杂的工作，在传统工作方式下，财务会计档案是一些具有保存价值的纸质材料，需要管理人员分类整理、保存，并按照月度计划进行装订并保存，同时需要在年底核算时制作有关财务会计报表，真实反映高校本年度财务会计活动开展情况，清晰地看到高校教育的收支情况，是一种看得见、摸得着的实物档案。但是，随着电子档案的出现，高校传统档案管理形式出现了一定变化，财务会计档案管理技术不断创新，管理中的科技含量越来越高，管理效率与质量都有所提升，尤其在财务会计档案查阅方面，可以利用计算机检索功能实现快速查找，大大提高了档案查阅的速度。

3     加强高校财务会计档案管理的内控制度建设措施

3.1   提高对财务会计档案管理的重视程度

高校财务会计档案管理的内控制度建设首先要从管理人员的意识层面入手，提高财务会计档案管理人员对制度建设的重视程度，明确岗位职责与工作内容，及时转变老旧、不合理的财务会计档案管理理念，创新管理方式，为高校财务会计档案管理的内控制度建设奠定良好的基础。同时，高校領导及财务会计档案管理的主管人员要为档案管理工作提供支持，尤其是人员支持与资金支持，要成立独立的财务会计档案管理部门，并指派专业的管理人员负责日常管理工作，根据工作需求合理规划组织结构，细化工作职责，将管理工作任务落实在具体人员上。加大资金投入，及时引进先进的管理设备与软件，做好人员技术培训，保证档案管理工作的科学性与适用性，建立完善的档案管理内控制度体系，确保管理工作顺利开展。

3.2   提高财务管理人员素质

高校财务会计档案管理工作内控制度的建设离不开管理人员的支持与帮助。因此，高校需要重视财务管理人员的素质培养工作，提高管理人员的专业知识水平、构建完善的知识结构、掌握先进的管理技术与管理理念，同时要养成良好的工作习惯与态度，进而提高高校财务会计档案管理工作的效率与质量。首先，高校要制定科学的人才选聘制度，根据相关管理人员的知识结构、技能水平与工作情况合理地设定工作岗位，按照工作职责，做到人尽其用，充分发挥每一个工作人员的优势，打造一支现代化的管理团队。其次，要积极引起复合型人才，并对其进行定期培训和工作指导，帮助其更好、更快地适应管理工作，不断提高工作效率与质量。

3.3   健全财务会计档案管理工作制度

高校财务会计档案管理内控制度建设除了要加强工作认识以及强化人才培训外，还必须有配套的管理工作制度作为约束，规范财务会计档案管理人员的日常管理行为，保证财务会计档案管理工作的标准化、规范化，增强财务会计档案管理人员的风险防范意识，做好事前防范、事中处置以及事后总结工作。同时，健全的财务会计档案管理工作制度可以明确财务部门以及管理人员的职责权限，强化财务会计档案管理内部控制，切实提高管理效率，使高校财务会计档案管理形成一个规划、科学的工作流程，保证财务会计档案的内容真实、完整，为高校财务活动提供准确的信息数据，推动高校健康发展。

3.4   创新财务会计档案管理模式

在新时期背景下，由于电子档案的出现与普及应用，传统的财务会计档案管理模式已经无法满足日常的管理工作需求，高校必须做出有效改变与创新，适应时代的发展趋势，满足自身档案管理的技术发展需求，提高管理实效性。对此，高校在制定全新的财务会计档案管理模式时，需要根据《内部会计控制规范》有关规定，坚持不相容职务分离原则，针对财务会计档案管理进行授权批准控制，明确规定财务会计档案管理业务经办人的职责范围与管理权限，将经济责任与法律责任表达清晰，严格要求管理人员。同时，财务会计档案管理人员要灵活利用先进的管理技术与软件等，优化管理流程与方案，建设科学、完善的财务会计档案管理内控制度，实施精细化管理，创造良好的管理环境，保证管理工作顺利开展，实现既定的管理目标。

4    结 语

高校财务会计档案管理的内控制度建设需要立足于实际，结合现有的档案管理工作方案以及制度等，及时发现档案管理中存在的问题，并明确出现问题的原因，进而采取针对性的解决措施，从意识、制度、工作方式以及组织结构优化等方面入手，全面提高管理效率与质量，为加强财务会计档案管理内控制度建设奠定良好基础，促进高校长远发展。

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