浅谈档案管理工作的重要性及策略

范春发

【摘要】档案管理对企业的发展是非常重要的，能够影响企业的健康运营。档案管理主要是对企业的档案资料进行管理，而档案资料中记录了企业的运营状况，属于企业的无形资产。因此，档案管理人员要注重这项工作的重要意义，将管理工作当中遇到的问题进行深入分析，积极找出对策，来提高档案管理的工作效率。

【关键词】档案管理 档案管理人员 档案信息 重要性 策略

档案管理工作具有专业性和机密性，档案中包含了员工的个人信息，通过对个人信息的有效整理，能够帮助企业对员工的信息进行快速了解和查找，有利于人力资源的合理利用和分配。档案管理工作的水平，能够对单位和企业的管理水平进行衡量，为单位或企业提供必要的参考资料，帮助企业的运营发展。由此可见，在企业或单位当中必须要重视档案管理的相关工作，提高档案管理的效率和质量。

一、档案管理工作的重要性

随着信息化时代的到来，有越来越多的数据信息需要进行档案记录。在各行各业当中，档案管理工作水平的高低都会影响企业或单位的发展，由此可见，必须要提高档案管理的工作水平，才能发挥出档案的真正价值，做好为企业或单位的服务工作。档案管理工作能够起到一定的社会价值，主要表现在档案当中会对职工的个人信息进行详细记录，能够在招聘环节中提供有力的参考，便于企业招聘。不仅如此，也可以为员工的工资待遇提供有力依据，有许多单位或企业不仅仅会依据职工的工作业绩，还会根据职工的工作年限和工龄对其进行职位安排。从事档案管理的相关工作人员，必须要认识到档案管理工作的价值和意义，才能努力提高自身技能，提高档案管理工作的实效性。

二、档案管理工作的现状

（一）档案管理意识薄弱

众所周知，档案资料的信息量是非常大的，并且，档案信息会涉及到企业或单位的各个工作环节当中，档案信息的管理会影响企业或单位的发展。但在实际的档案管理工作当中，有许多相关工作人员并没有认识到其工作的重要作用，认为管理档案只是简单的把资料信息进行整理和保管，认为工作简单，不需要付出精力。并且，从事档案管理的工作人员普遍的年龄比较大，很难接受新的管理理念和方法，这也会阻碍档案管理水平的提高。

（二）档案管理不规范

随着企业或单位的不断发展，需要管理的档案信息会越来越多，如果档案管理的方法不够规范，那么会导致档案管理工作的滞后，甚至会将错误堆积起来，增加了管理的复杂性。

（三）档案管理工作信息化程度不高

在如今的信息时代下，信息技术被广泛的运用到各个领域当中，信息技术的运用能够给人们的生活和工作带来许多便利。在档案管理中也是如此，电子档案的出现和运用能够为此工作带来许多便捷。但当前，档案管理的信息化程度并不高，没有很好的将信息技术融入到管理工作当中，难以满足时代的发展需求。

（四）档案管理设备落后

由于许多单位和企业并没有给予档案管理工作足够的重视，导致企业或单位对此的投资力度不够，对设备的引进不够上心，因此，存在着设备落后，效率难以提高的问题。

（五）档案管理人员综合素质过低

从事档案管理工作的人员存在着综合素质低下的问题。综合素质低主要表现在专业素质低和职业道德素质低这两方面。其中，专业素质低会影响管理技术的提升，主要体现在专业知识能力不够;职业道德素质低会影响档案工作的安全性，容易出现失职的问题。

三、档案管理工作的策略

（一）提升档案管理意识

为了能够提高档案管理工作的质量，就必须提高对档案管理工作的重视力度。对此，高层领导者要认识到档案管理的重要作用，加强建立管理意识和管理制度的同时，也要注重严格对员工进行管理，让员工也对让管理工作的价值进行了解，端正工作态度。在企业或单位内部，可以通过宣传的手段，让领导者和工作人员都对档案管理工作有着正确的认识，从而提升领导者与工作人员档案管理的意识。

（二）健全档案管理制度

档案管理工作必须依靠完善的管理制度，才能让员工在工作中有章可依。由于档案管理的工作环节比较多，包含了对档案信息的整理、归档和保密保管以及后期的利用工作，这种多步骤的工作必须有规范的制度进行引导。在对档管理的相关制度進行建立健全时，需要根据每一工作环节的需求制定一个详细的制度规范，从而能够有效避免错误的产生。

（三）加强档案管理信息化

为了适应时代的发展，必须将信息技术运用到档案管理工作当中，实现电子档案的运用。信息化的档案管理能够提高档案管理的质量和效率，一定程度上能够解放劳动力和降低工作量。对此，企业或单位要注重对档案管理的先进软件进行引进，来建设信息化的档案管理。

（四）加大资金投入

在档案信息的不断增长中，档案管理的难度也越来越高，传统的管理方式已经无法跟上档案管理的工作需求。档案管理工作要依靠先进的技术和设备支持，对此，企业或单位就需要加大对其的资金投入，来引进高科技技术和设备。

（五）提高工作人员的综合素质

为了从根本上提升档案管理工作的质量，就需要重视提高工作人员的综合素质。在专业素质方面，企业或单位要重视招聘工作，提高招聘要求，要求工作人员必须熟悉档案管理的工作流程，并且，在上岗之前要对工作人员进行培训，通过培训，让其正确认识档案管理工作的价值，以及掌握先进的信息技术，来提升工作人员的专业素质;在职业道德素质方面，企业和单位在招聘时，要考虑到档案工作的保密性，要对人员的履历进行认真核实，还需要要求工作人员具备很高的自律性，避免出现安全隐患。

综上所述，高层领导和工作人员都要认识到档案管理工作的价值，对当前档案管理工作当中出现的问题进行分析，结合自身的实际情况和发现需求，进行有针对性的解决，来提升档案管理工作的质量。

参考文献：

[1]林广家.新时期档案管理对提升工作效率的重要性探讨[J].兰台内外，2019.

[2]王少珠.如何提升办公室档案管理工作效率的思考[J].卷宗，2016.

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