学校人事档案管理模式优化思考

彭春霞

摘要：随着我国教育改革的春风吹遍祖国的神舟大地，学校也顺应时代的潮流进行了相应的改革，使其更加适应现阶段的教学目标。学校教育管理体制的逐渐完善和就业形势的越来越严峻，人事檔案能对学生的在校表现及资历、奖惩行为等有一个详细的记录，对日后就业单位对学生进行评估及应聘有重要的参考作用。本文将对学校人事档案的管理工作进行深入的研究，发现目前人事档案管理中出现的问题，并提出一些可行性的措施进行解决。

关键词：学校;人事档案;管理模式

1 学校人事档案管理模式的现状

学校人事档案主要是由三部分构成的。其中包括基础的学生档案;在校工人档案和在职教师档案.但是对这三个种类的管理模式却不尽相同。一般而言，学校的人事档案管理模式又分为集中管理、分敵管理、混合管理。集中管理模式又可称之为纳入管理，主要是将人事档案各种有效的信息进行集中的统一处理。剩下的两种类型又被称之为非纳入管理，相比较纳入管理模式较为复杂，不同类别的管理模式在每个学校都具有不同的规范。比如，在校员工档案主要是由组织部门管理模式;基础学生档案主要是由人事部门管理模式;在职教师档案主要是由教务处部门管理模式。根据调查我们发现每个地区，每个学校人事档案的管理模式都有不同的划分标准，因此，就会出现不尽相同的结果，这说明学校人事档案的管理模式体现出了复杂性和多样性两种特质。

2 中学教职工人事档案管理中存在的问题

2.1 人事档案内容不全

尽管目前学校人事档案管理水平已经有所提高，但是还存在着很多的问题，其中人事档案内容不全、所包含的信息量较少是其中的一项主要的问题。中学阶段的人事档案包含很多内容，包括人物自传、基本信息、考核资料、职评材料、职务信息、个人奖惩等内容，内容包含的信息不全，不具有很强的实用性，无法满足实际需要。档案中涉及的教学情况较为简单，个人教学能力的描述，职务内容和个人的技能专业等情况描述的很少，这样就会导致学校对教职工的信息了解的很少，在利用教职工时缺乏参考依据，给学校的人事管理带来不便。

2.2 档案名不副实

档案在很大程度上可以对一个人的能力和资历进行相当真实的评估和借鉴，但在如今，有相当一部分的档案存在失真的现象。这种现象主要有三个方面的原因造成，首先，由于大环境的影响，受到社会各种政策的影响，导致在某一阶段内档案无法合理归档和移交档案，这种历史原因造成的档案的名不副实。

其次，由于档案管理者和填表者的疏忽，在实际进行档案填写的时候虚假或夸张地去填写一些内容，相关的管理者也没有及时地去审核档案中的文件和材料，这就很容易造成档案的失实。最后一个原因就是由于操作性失误引起的，譬如在操作过程中某些部门的工作人员没有去及时地更新档案，如各种岗位变动等，很容易被遗落，因此甚至出现在同一份档案中出现同一信息的不一致，这些问题造成了档案信息的名不副实。

2.3 人事档案管理人员素质低

档案管理人员在人事档案管理过程中起到举足轻重的作用，是人事档案管理工作能够顺利开展的关键因素。因人事档案管理具有复杂性、繁琐性及枯燥性的工作特点，这就要求档案管理人员要具备扎实的专业基础及业务能力。然而，在我国学校人事档案管理工作的具体开展中，不少档案管理人员均为兼职人员，兼职人员工作任务大，分身乏术，没有足够的精力完善人事档案资料。这种专业型管理人员的缺失，使得档案管理人员严重缺乏责任心及职业素养，导致人事档案管理在具体开展中出现很多问题，如人事档案内容缺失、信息失真或档案资料记录不全面等问题的发生，会对人事档案的转移及管理带来不利的影响。

3 学校人事档案管理模式优化措施

3.1 加强档案归档制度，使学校的人事档案更加完善

人事档案工作政策性、专业性很强，从实际情况看。需要专门的部门、专业的人员、用专业的手段来管理。为此我校成立了专门的档案室，负责全校教职工的人事档案管理。其次是制定档案室的管理制度.明确人事档案的归档范围。杜绝范围外的材料进档或范围内材料漏档的情况发生。学校人事档案中制定教学登记表，登记表中记录教职工的详细情况，包括教师的教学情况，工作能力。教师的学术研究内容和情况，这个登记表可以准确反映出教师的个人能力和教师的学术水平等。与此同时，还应该增加学校教职工的奖惩情况以及培训情况，充分了解教职工的业务能力。此外。为了提高人事档案的实用性.增加人事档案管理的有效性，学校应该利用信息化技术和手段，促进人事档案地位的建立，为学校对教职工的评价工作作出铺垫。使教职工有竞争的压力，有！利于提高教职工的竞争意识，促进学校教职工队伍整体素质的提高。

3.2 认真进行整理，确保档案质量

整理工作中做到准确分类，排列有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案都达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。采用中央组织部监制.定点厂家生产的新式千部档案卷夹，改换沿用几十年的外观简陋且增减档案材料十分不便的老式档案卷夹，过去由于纸张与线绳之间反复摩擦，档案材料都有不同程度的受损。新式档案卷夹采用了盒装活页式设计，档案材料在装订打孔以后无需再变换孔的位置，增减档案材料简单方便，也有利于档案的保护。

3.3 实现高校人事档案管理模式的信息化

信息技术的快速发展和应用，使得其在各类信息的接收、识别。传递过程中.日益呈现出复杂化和多样化的特点。高校作为人才培养的重要机构及科研场所，人员身份复杂，更应该实现人事档案管理的信息化，因而，要充分应用现代信息技术，实现人事档案管理的信息化和现代化.高校人事档案管理工作的信息化和现代化，不仅是指应用现代信息技术进行日常的档案信息资料的整理和汇编，对于归档材料进行记录和统计，而且包括了档案资料的借间和归还手续的办理.人事档案资料的信息资源的建立和开发.高校应该尽快的将人事档案管理工作纳人到校园网络环境下所运行的集DSS.MIS及OA于一体的高校信息管理系统之中，建构起一套属于高校人事档案管理工作自己的计算机管理体系。要对高校人事档案管理人员进行相应的技术培训，提升其业务技能，尤其是计算机技术中相关软件的应用能力，能够熟练运用信息管理系统和相关的数据库技术，能够熟练掌握多种操作系统，并与同等级别的数据库进行數据的链接和交換。

4 结语

人事档案管理是对人员管理的一个重要的基础，有利于发掘人才，是对人才充分使用的一项依据，有利于学校人力资源管理。随着经济的发展和社会的进步，人事档案管理的作用和意义也逐渐加大，传统的人事档案管理方法和内容已经不能够满足需要，因此需要改变传统的人事档案管理模式。开辟新的模式。

参考文献：

[1]李学军关于提升人事档案管理现代化措施的探讨[J].中国档案，2014，4（2）：41-42.

[2]陈秋香.浅谈人事档案管理模式的创新[J].中国档案管理2012，3（13]：36-37.

（作者单位：济南外国学校开元国际分校）