新形势下企业文书档案工作面临的挑战及应对策略

刘金婷

摘 要：随着信息科技飞速发展，为企业文书档案管理带来了全新的任务和挑战，企业文书档案管理只有积极地应对这些挑战，才能真正地实现文书档案的科学化管理。本文分析了企业文书档案管理的挑战和应对策略。

关键词：企业文书档案;挑战;应对策略

引言

新形势下，企业文书档案管理面临着全新的任务和挑战，要求企业文书档案管理人员必须掌握现代科技，并且能够有效地运用以应对档案文书管理中的困难和问题，保证企业档案信息的保密性。

一、新形势下企业文书档案工作面临的挑战

1.高科技挑战

新形势下，企业文书档案管理无论是形式、手段还是方法都发生了很大变化。随着现代科技信息技术不断发展，文书档案管理不再单纯地依赖人工劳动，转向使用现代科技、信息技术以及通讯技术等，要求档案管理人员向知识技术性人才转变。知识经济时代的到来彻底颠覆了企业文书档案管理工作的方式和属性，各种企业文书档案都从传统的纸质化变成了电子化、信息化，并以高科技信息设备为载体，在这种形势下要求档案管理人员必须转变传统的档案管理思路，采用全新的档案管理方式和手段，掌握现代化的信息技术、网络科技，能够熟练运用不断发展、更新的档案管理信息工具，这样才能真正实现文书档案的信息化管理。

2.安全性与保密性挑战

企业文书档案管理从传统的纸质管理逐渐走向现代化信息管理，现代高端科技、网络技术等都成为档案管理的手段与支撑，为传统文书档案管理提供了全新的机遇，也提高了档案管理工作效率，确保档案管理工作水平。然而，发达快捷的网络与通信科技也对文书档案的信息带来了安全威胁，据权威调查显示：自2010年以来在我国范围内就有100万个计算机遭受境外非法操控，个别网站甚至遭遇黑客篡改，遭受病毒干扰的计算机、计算机系统不计其数，病毒感染率达到全世界的30%。这些恶意病毒、非法操控以及恶性攻击等会对文书档案管理带来威胁和破坏。由于受到多种不明因素的干扰导致信息泄露，导致企业文书档案信息的保密性受到挑战，影响了企业文书档案的安全性、保密性。如何防范并抵御不良因素对档案的安全威胁成为目前亟待解决的问题，也已经成为文书档案安全化、保密性管理的一大挑战。

3.档案管理人才培养任务艰巨

鉴于新形势下企业文书档案管理面临的困难和挑战，眼下最为迫切的任务就是培养能够适应新时代发展，可以妥善迎接挑战的合格的档案管理人才，只有先进的专业性人才作保障才能有效地应对档案管理中的各种问题，也才能从根本上解决档案管理的安全性问题。档案管理人才的培养不仅需要现代信息科技的支持，也需要完备的档案管理体系、制度等的规范与约束，无论是档案管理人员自身还是单位人才的培养都需要随着客观形势不断地摸索前进，其中可能遇到各种问题和困惑，合格的档案管理人才培养道路还十分漫长。

二、新形势下企业文书档案管理的有效对策

1. 推动档案管理科技创新

市场经济的发展推动了企业的发展，多数企业不仅逐步确立了现代企业制度，正在逐渐走向集团化发展、跨国发展，在这种复杂形势下要求企业文书档案管理也要逐步走向网络化、信息化。要在此基础上强化科技创新，企业要不断地整合多种信息资源，搭建自身的信息系统工程，增加对信息资源的占有量，以此来为企业提供决策服务。企业要创建文书档案信息管理系统，还要注重管理技术的创新，将网络化管理逐步推向高级阶段，充分地利用同行、跨行等优势力量吸收先进的信息科技，用于克服科技难题，逐步推动档案信息管理的智能化、网络化发展，达到对信息的大规模存储、归类、存档与利用，以此来为企业的发展服务，发挥档案信息的价值和功能。

2.强化档案的保密性与安全性管理

要想确保企业文书档案的保密性、安全性，前提是要保证互联网安全，对于企业文书档案管理工作来说，非常有必要选择过渡性保护措施，创建档案备份制度，企业必须对自身的网络信息系统进行持续升级，创建其牢固的网络安全防御系统，严格控制病毒、黑客等的干扰和破坏，不断地研究企业文书档案信息载体保护技术和措施，创建严谨、完善的信息安全保密机制，以此来保证文书档案信息的安全。档案的保密性、安全性管理同样依赖于现代化高端科技，企业要深刻地认识到这一点，要不断地更新、升级信息技术，积极地引进并利用高端科技，依靠这些科技手段来防范档案管理的安全漏洞，从而实现档案信息的安全性管理。

3.现代化专业管理人才的培养

企业要形成现代化人才储备意识，多渠道、多方式来吸收和引进高端人才，这些人才更重要的是要具备与时俱进、开拓创新的意识，在娴熟地运用档案管理专业的同时，也要能够紧跟时代发展步伐，不断地学习并掌握变化中的现代信息科技，能够有效地應对新形势下企业文书档案管理的难题和挑战。同时，企业还要做好文书档案管理人员的培训工作，所谓的培训并非局限于技术培训与管理培训。首先，要做好思想教育，强化档案管理人员的责任意识，使他们树立档案管理工作的责任感和使命感，这样才能真正为档案管理工作不遗余力地贡献力量。其次，重点强化专业技术培养，实行档案管理人员定期考核制度，将考核结果同其薪酬待遇相关联，以此来形成激励制度，在此过程中最关键是要积极地培养档案管理人员的技术水平，要不断地培养和提高档案工作人员的技术水平，掌握现代高端信息科技，能够及时地应对各种技术条件下档案管理工作所面临的问题，能够为企业文书档案的信息化、安全化管理提供技术支持和专业支持。

4. 推动文书档案的规范化管理

新形势下，企业文书档案管理之所以面临着诸多问题和挑战，主要是因为缺少规范化的管理制度和体系，要想切实地解决档案管理中的问题和挑战，需要健全档案管理制度体系，逐步推动档案的规范化管理，对档案管理要形成科学、健全的制度与规范，具体延伸到档案的类别、编号、排序等，实现文书档案的高度规范化管理，这样不仅能够确保档案管理的安全性，也能有效地抵御外界干扰性因素的威胁。

5.明确文档工作重难点，科学处理文书与档案关系

现代化信息技术的发展使得文书档案管理也迈向全新的发展，企业内部形成了文书处理与档案管理工作一人负责的情况，个别文书甚至可以身兼数职，例如，文件的收藏、存储与管理等，这一过程中最关键的是要合理地处理文书与档案二者的关系，正确地进行文书处理，科学的管理档案，以此来服务于企业的经济建设与发展，这样才能从根本上解除企业文书档案管理面临的问题。文书处理作为档案管理的前提和基础，又是对文书处理的深入与完善，任何档案资料都来自于单个的文件，各类文件经过处理、加工之后则将形成档案。基于二者之间的紧密关系，可以看出，文书处理工作水平将直接影响到档案管理工作质量。现阶段，由于文书处理和档案管理之间未能有效把握，使得实际的档案管理中问题重重，具体体现在：第一，思想方面过多地重视文书，轻视档案管理，片面地将文书处理作为档案管理的主体，也就是将文书处理与档案管理混为一谈，使得所储存的档案资料得不到深入开发和利用。第二，档案管理缺少责任意识，忽视了文字材料的质量、未能正确地登记相关的文件和资料，日常工作中忽视了文书资料的正确归档，立卷与整理等也不规范、不正规，从而使得档案资料缺少完整性，其价值得不到开发和利用，失去了档案管理的價值。

对此，档案与文书之间的关系必须理清理顺，档案管理人员在实际工作中要明确文书处理的具体任务，档案管理的重要性等，要在文书处理的基础上深化档案管理，将档案作为一种信息资源，实现档案的深层次开发、利用与管理，这样才能真正实现档案资源的深入利用，才能最大程度上发挥档案资源的价值和功能。实际的档案管理中还要强调档案文档资料的质量，根据文件类型来进行科学地归档、立卷，深入分析组卷是否达到科学、规范，要不断地健全文书档案管理的制度、法规，从而提高档案管理的工作水平。

三、结语

新形势下企业文书档案管理工作面临着全新的挑战，企业要认清客观形势，要积极地采取对策和措施来有效应对档案管理的问题，不断地创新档案管理科技，提高档案管理的信息化水平，同时，还要强化档案管理的保密性，维护企业档案信息的安全性，加大档案管理人才的培养力度，为档案管理提供人才储备与技术支持，以此来推动并实现企业文书档案的科学化管理。

参考文献：

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[4]冯惠玲，张辑哲主编.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2001

[5]张 晓.现代企业文档管理制度建设研究[M].上海世界图书出版公司，2015

（作者单位：江门市电力工程输变电有限公司）