新形势背景下档案管理方面现代化的有效途径

郭文倩

【摘 要】新的历史发展时期对档案的管理工作有着更高的要求，在信息技术发展和科学技术冲击的背景之下，为了能够更好地发挥档案管理的作用、进行档案管理现代化建设，必须要对档案管理的要求以及档案管理的问题进行思考和探究，采取针对性的措施进行创新和改革。论文主要针对新形势背景下档案管理现代化的有效途径进行探讨。

【Abstract】The new historical development period has higher requirements for archive management， under the background of the development of information technology and the impact of science and technology， in order to give better play to the role of archive management and carry out the modernization of archive management， it is necessary to think about and explore the requirements of archive management and the problems of archive management， and take targeted measures to carry out innovation and reform. This paper mainly discusses the effective approaches of modernization of archive management in the new situation.

【关键词】新形势;档案管理现代化;途径

【Keywords】new situation; modernization of archive management; approaches

【中图分类号】G271                                            【文献标志码】A                                【文章編号】1673-1069 （2020） 01-0023-02

1 引言

作为行政工作的关键环节，档案管理工作通过对资料的收集、分类、管理以及分析为企业和事业单位提供各项业务工作和服务工作，档案管理工作既有政治性质也有服务性质，可以通过对历史文件和运用信息的管理为企事业单位的正常运营提供有效数据支持，更好地配合单位的工作，帮助单位领导人员进行决策。在新时代背景之下，要想提高企事业单位的工作效率，对档案管理工作现代化的探索是不可或缺的。

2 当前档案管理工作存在的问题和不足

2.1 档案管理制度不科学、不系统

我国档案管理工作一直以来都处于比较不受重视的地位，人们对档案管理工作的认识存在偏差，虽然一直以来我国致力于档案管理制度的改革，但是从实际情况来看仍然存在很多问题。当前档案管理制度方面的不完善和不科学，直接限制了档案资料作用的发挥，严苛的档案查阅和调研的权限设置影响档案的开放性，极大地增加了公众对档案的使用难度。结合《保密法》的档案密级需要合理的分类归档纸质档案，通常情况下档案不能涉及个人隐私档案以及国家机密档案，随着社会经济的不断发展和档案管理行业的进步，档案归类工作需要更加细致和详尽的划分，目前国家规定的分类标准相对比较模糊，工作人员在很多特殊情况下难以准确界定档案的密级，影响档案正常信息的公开工作以及档案的正常调阅和查询[1]。

2.2 缺乏科学有效的档案流程管理

在档案管理现代化建设过程中，很多档案管理员工对信息化系统的应用依然不够了解，存在很多工作方面的不足，有的档案管理人员认为档案管理工作仅仅就是简单的记录、分类和存储，并没有认识到现代档案管理工作的重要意义，整体档案业务水平难以满足日益增长的档案管理需求。现代化的档案管理工作对档案管理人员的专业素养提出了更高的要求，档案管理人员需要把握好机遇，不断完善自己和提升自己。但是，由于我国档案管理制度和档案管理流程分配的问题，导致档案管理人员的培训和培养活动难以有效落实，部门之间的沟通也存在一定的阻碍，影响档案管理工作的顺利开展。另外，档案管理过程不规范、不科学，很多档案管理人员在档案管理过程中存在较强的主观性和随意性，无法提高档案管理水平，容易使档案管理过程产生较多的事故[2]。

2.3 缺乏足够的经费投入

档案管理一直以来都没有受到企事业单位的重视，首先，管理工作人员相对来说文化水平较低，专业能力较差，责任心不强，对管理的内容和管理流程不够重视，从而导致企事业单位的档案管理工作相对比较混乱，存在机密档案泄露以及档案随意取用的问题;其次，经费投入方面的不足使得很多档案的管理环境和存储环境相对较差，有的档案受到长期存储时间以及恶劣存储条件的影响，出现缺角和泛黄的问题。企事业单位并没有充分重视到档案部门的管理与运营，过度追求经济效益的提升，将资金绝大多数都投入到生产运营里面，相对于行政部门的资金支持就比较少，针对档案部门的资金投入就更加少之又少。在缺乏资金支持的背景之下，企事业单位的档案管理工作难以有效进行电子信息化的升级和优化，相关电子运营系统没有专人负责维护，导致实际工作期间存在各种各样的问题，严重影响档案管理效率和档案管理质量。

2.4 缺乏针对档案管理现代化方面的准备

档案管理现代化建设离不开信息技术的支持，在将计算机系统引入到企事业单位档案管理部门之后，需要有效修正原有档案错误和遗漏的信息，将原有的纸质档案转化为电子信息档案，做好充足的数据准备，并将其正确的录入系统。在档案管理现代化建设之前，还需要对企业的历史和发展趋势进行系统科学的了解，不能随意進行档案的管理与输入，为档案管理工作创造良好的环境，但是从实际档案管理准备工作来看，存在固步自封问题，档案管理工作人员没有结合企业事业单位的整体发展情况开展档案现代化建设，导致很多档案管理工作难以顺利的开展，造成资金的浪费和时间的浪费[3]。

3 新形势背景下档案管理现代化建设的相关途径

3.1 促进资源共享

科学技术的不断发展和计算机信息技术的迅猛进步极大地改变了人们的生活方式和生产方式，提高了生产效率，将信息技术应用于档案管理和档案现代化建设过程中，能够充分利用信息技术传播速度快、查询便捷、数据存储方便优势，解决传统档案管理模式存在的问题。利用信息技术的共享性，可以通过单个电脑网站进行多家单位人员信息和资料信息的调用，减少了工作时间，降低了工作人员的工作量，提高了档案管理效率。在进行档案管理现代化建设的过程中，需要对资源共享平台进行进一步的完善，通过简单的搜索为用户提供专业可靠的服务。信息管理部门和档案管理部门分属企业行政管理的独立部门，在档案资料管理的过程中会存在一定的协调问题。由于多个人员参与沟通和交流会影响工作效率以及信息的真实性，计算机网络系统和管理平台的构建可以使信息的获取途径更加便捷，对信息部门开放信息检索的权利，减少线下的交流沟通，提高部门之间的合作能力和协调能力，更好地完成企业事业单位的管理工作[4]。

3.2 增强档案管理服务职能

档案管理现代化建设与传统纸质文件档案信息存在较大差别，可以直接通过文件上传和下载的方式进行电子信息文件的创建，并将档案信息内容存档保存在网站服务器中，避免档案资源的流失，提高档案资源管理的安全性和可靠性。用户和审阅者在进行档案调阅的过程中，可以通过网页的浏览进行提问沟通，极大地提升了档案服务效率和服务质量，实现现代化企业管理运营的需求。另外，在档案管理现代化建设时还需要为用户提供共享的资源，实现资源的开放性，通过创建公共专栏以及做好信息分类的方式，使得用户能够更加方便地了解当前政策以及企业的发展背景，以更好地参与到企业事业单位的建设与经营过程中。

3.3 填充和修复遗漏的档案信息

原有的以人力为主的档案管理工作存在很多管理漏洞，由于档案管理工作人员工作量相对较大，导致很多遗漏和破损的信息未能得到及时的修复，档案信息化管理系统的建设能够利用计算机平台进行档案信息的填补与修复，并可以及时和对应员工进行信息资料的核实，制定数字化的档案管理流程，实现档案的智能检索以及智能管理，从而可以有效解决档案漏洞修复问题，保证档案的真实性和完整性。在新形势背景下开展档案管理现代化建设过程中，需要不断提高档案管理人员的责任意识和专业素养，将档案设备维护管理的责任落实到人，提高工作人员的工作积极性，将纸质档案和数字档案分开管理，相互印证管理效率和管理质量。档案管理人员必须要按照信息化平台的管理流程和管理要求科学地进行批示，避免网络资源的损坏和丢失，针对档案管理工作进行考核，制定行之有效的绩效制度，提高工作人员的责任感，及时发现不利于档案管理现代化建设的环节，并采取针对性的措施进行解决，保证档案管理工作的可持续性和合理性。

4 结语

综上所述，档案管理现代化建设是新形势背景下档案管理工作的必然要求，需要不断加强对档案管理现代化建设工作的支持，为企业和事业单位的发展创造良好的档案管理环境，明确新形势背景下档案管理现代化建设存在的问题，对传统的档案管理模式进行改进优化，进一步改善档案管理模式和管理环境，特别是随着新形势的背景下，开始逐渐进入现代信息化，需要充分发挥信息资源管理的作用，全面提高档案管理质量。

【参考文献】

【1】刘文玉.加快信息化建设是提升档案管理现代化的有效途径[J].科技信息，2018（11）：233+253.

【2】冯洲.浅析档案管理现代化的有效途径[J].低碳世界，2018（05）：07-208.

【3】张一楠.浅谈区级档案馆实现档案管理现代化的有效途径[J].黑龙江史志，2018（23）：42-43.

【4】杨玉峰.简论加快实现科技档案现代化管理的有效途径[J].黑龙江史志，2018（07）：158.