?线上办公的企业，如何冲出 “合同困境”？

2020-03-31王涛

中外管理 2020年3期

关键词：数字证书电子签名电子化

王涛

受新冠肺炎疫情影响，很多企业只得在线办公。企业微信、飞书、钉钉等办公软件，很大程度上解决了企业与员工远程沟通的难题。

“但是，只解决沟通问题还远远不够，合同及文件签署，才是远程办公和远程开展业务近在眉睫的挑战！”法大大联合创始人兼首席法务官梅臻如是表示。

“比如：年前已经谈妥的合同，年后因为受到疫情影响，很多公司的管理人员还没有回到工作单位，即使把合同打印好，盖章也是一个难题。即便这些問题都得到解决，物流公司还没完全恢复，把盖好章的合同或者文件及时递到也是个问题。”

2020年2月27日晚，在“管理百家大讲堂”——《中外管理之企业“战疫”复工进行时》上，法大大联合创始人兼首席法务官梅臻讲到了企业复工中的“合同困境”。

其实，远程办公中不仅签署合同是痛点，而且在企业要办理“疫情防控承诺书”“健康证明”等时，很多因为需要上门办理、盖章、寄送，导致不少企业的复工手续变成了死循环，一些要求严格的行业复工变得遥遥无期。

这为企业管理者敲响了警钟——线上办公的企业该如何解决合同问题？对此梅臻给出了自己的答案。

疫情中迎来爆发潮的线上合同

梅臻举例道：以地产行业为例，房企早就暂停了线下售楼等活动。然而房屋交易时涉及到诸多的法律文件，如：认购书、房屋交易合同的签署，都需要到现场，这成了房地产全行业性的难题。房企只能加快推进线上售楼系统的建设。

目前采用在线合同进行业务处理的企业，比如：中国房地产50强的时代中国公司，目前转型得就比较好。

原本，时代中国之前成交一个客户平均需要10次以上签字，一个客户平均要签49份文件，还存在办理慢、缴费慢，以及盖章慢等种种难题。而使用电子签章系统后，让房产交易签约过程全部数字化，包括开具收据，发函，签文件、认购书、协议等全部电子化，认购时长从耗时1个小时，缩减到了10分钟以内，支付时长从10分钟减到2分钟以内，认购签字数从10多个减至个位数，极大地提升了房地产交易的效率，优化了客户的购房体验。

面对当下的特殊时期，房企还在保护员工的前提下，对合同实行统一在线管理，最大化地降低风险，保障交易的正常进行。而对于客户来说，购房者借助手机就可以实现合同的签署，方便快捷，而且无需担心合同的丢失、遗漏等问题，显然也是个利好。

梅臻在“管理百家大讲堂”上还提到在线教育机构也在普遍转型，与学员签署线上电子合同，通过刷脸、指纹和手机验证等形式，1分钟就可以完成业务签单，签约效率提升了2-5倍。

疫情一来，可以看到这样的现象：线上合同在各领域的应用正迎来爆发潮。比如：在人力资源领域，劳动合同的在线化，可以解决人员分散性、流动性带来的问题;在交通运输领域，相应的电子化物流承运单据、出库入库单据等的签署，可以避免纸质文件易丢失、易篡改的隐患;在金融服务行业，线上签署开户协议、投资协议、借款协议等已经普遍开展，在中小企业解决资金周转困难时提供了帮助。

本次疫情，加速了在线进行合同的签署、流转、管理的大趋势。

线上合同到底如何操作？

梅臻描述道：线上合同的操作过程非常简单，先进行相应的身份认证，通过身份认证后，按操作界面提供的步骤，就可完成线上合同的签署验证。这方面可以参考法大大官网的操作流程，几分钟即可签完。

最终呈现出的电子合同，很像一个签过字的纸质合同的扫描件——一个有证书信息的PDF文件。只是不同的是，纸质文件的扫描件是个图片，容易被修改。而电子合同用的是加密技术，能够防篡改。首先这个合同要进行实名认证，认证完后给用户发一个数字证书，这个数字证书就能代表用户完成签约。用户在签署文件时，会把数字证书“签”到文件上。而调用这个数字证书时，则需要短信、刷脸等方式进行验证，以确保是本人在操作。

当然，在线合同签署的形式有多种，企业还可以通过企业微信小程序完成在线签约。如果企业有数字化系统的话，还可以采用API-SDK等多种方式对接企业自身的系统，方便企业快捷地完成电子合同的签署。