高校工资管理的内部控制

杨紫淳

摘要：随着我国高校人事分配制度的不断改革，高校工资管理的内容逐渐增多，不仅包括基本的工资绩效发放、个税及五险一金的代扣代缴、工资表的制作等工作内容，还包括为高校财务部门展开高校人员经费预算、科学控制成本开支、统筹规划资金管理，进行人员考核评价等提供更为全面和准确的工资管理信息，从而保障财务人员管理决策的科学性、可靠性。因此，高校必须重视工资管理内部控制，为高校长远的稳定和发展服务。本文首先分析高校工资管理的特征，介绍了高校工资管理的基本流程以及管理特点，然后结合高校实际情况指出当前工资管理方面存在的诸多问题。通过促进财务信息共享、强化管理系统对接、构建财务风险防范体系为高校工资管理内控搭建了基础运行平台。最后从人才队伍建设、流程优化及部门沟通协作、工资复核管理、信息系统软件功能的完善等方面提出了具体的高校工资管理内部控制改进措施，希望给予高校工资管理岗位人员一定的借鉴与参考。

关键词：高校;工资管理;内部控制

一、高校工资管理的特征分析

（一）高校工资管理概述

工资管理是高校财务管理工作中的重要组成部分，不仅关乎高校每个教职工的切身利益，更关系到高校长久的稳定与发展。高校的工资管理岗位涉及面广、涉及金额巨大，而且工作内容循环往复、十分复杂，稍有不慎可能给高校埋下风险隐患，导致教育经费大量流失，对高校的正常教学管理活动的开展造成不利影响。一般来说，高校的人员工资构成包括人事处发放的统发工资和各学院发放的绩效工资以及各类劳务费等。统发工资的工作流程为：由人事处结合考勤信息表、人员变动表以及职称变动表等编制基本调资单，将调资单交由财务部门进行审核，审核通过后由财务人员编制基本工资报表，根据银行数据信息发放基本工资。各学院绩效工资以及劳务费等管理流程为：各学院行政处根据人员工作量编制绩效工资清册，由审核人员审核后交由二级学院领导审批。领导签字、学院盖章后交由学校财务处进行处理，财务人员审核无误后编制工资报表，根据银行数据信息发放绩效工资及劳务费用。高校的工资管理模式主要有两种，一种是工资的各项金额标准的制定与核算统一由人事部门进行管理，财务部门只需对人事部门提交的工资数据进行审核，完成扣税操作后统一发放工资即可，这种模式下对财务部门的工资管理水平要求不高;但实际上更多高校采取的是第二种管理模式，这种模式下人事部门只负责提交人事信息以及工资调整事项，通知财务部门发放工资等，而工资数据的核算、工资报表的编制及发放事宜均由财务部门负责。由于工资数据繁杂、工资项目较多，此时财务部门通常设置工资管理专岗，利用工资核算软件进行高校工资核算，并且建立多级工资复核，保证工资发放的准确性、完整性。

（二）高校工资管理特点

高校属于国家事业单位，其人员构成包括在职、人事代理和临时人员三种，不同人员类别工资发放标准不同，在职人员除基本工资外还享受各种基本津贴补助，人事代理则可得到当地政府的各种工资补贴，而临时人员的工资构成更是多样化。由于人员类别、薪资标准等方面的诸多差异，导致高校工资发放程序复杂，再加上各个地方与高校的工资管理政策不同，进一步加大了工资核算难度，同时近年来高校规模不断扩大，职工数量激增，高校工资管理岗位人员的工作量也极大增加，给高校工资管理人员带来了较大的工作压力。具体来说，高校的工资管理的特点表现在以下几个方面：一是发放人员多。高校教职工数目较多，其中还包括已退休的教职工人员。一些高校工资管理人员还需负责学生的奖学金、生活补贴等的发放，因此工资管理对象数额庞大;二是工资项目多。以高校教师的工资核算为例，高校目前普遍实行的是工作量制度，即通过教师的教学成果如授课情况、课时数量、学生毕业设计、教学检查与评价等计量教师的教学、科研、管理等方面的劳动付出进行工资分配与津贴的发放，这是高校工资项目繁多的直接原因。另外，国家对高校的教育投入加大，高校也在逐步完善自身的成本分摊机制，制定了符合自身实际情况的补贴项目和标准，使高校的工资项目核算分类更为复杂、核算难度更大;三是数据渠道多。高校目前实行的财务管理体制为“统一领导、分级管理”，即意味着高校的工资分配除了财务部门统一发放的基础工资外，各二级学院和部门也拥有一定的自主分配权，因此财务部门在进行工资核算时，除了收到学校人事管理部门的工资及政策补贴数据外，各二级学院和管理部门也会提供各种福利津贴数据。而且由于一些高校教师工作是在各个二级学院交叉进行，除了完成所在学院的科研教学工作，可能还涉及到其他院系或者部门的管理工作。而这些工作大多是有偿的，需要另外申请津贴报表，与其他津贴项目合并发放，使财务部门的数据整理和统计工作量十分庞大，出错频率也随之增加;四是操作人员少。受人员编制影响，高校的工资管理岗位一般不会安排多个财务人员共同承担，而且工资管理岗这个职位又具有一定的特殊性，如果多人同时操作反而容易造成工作重复或者遗漏等不良现象，甚至可能因为无法明确划分权责，引发财务管理风险。因此，目前高校的工资管理岗位大多都是实行单人专岗，高校的工资核算软件也是按此特点进行设计。

二、高校工资管理存在的问题

（一）机制不健全，缺乏有效监督

财务部门在依据各学院及部门提供的工资信息录入工资数据时需要确定各项工资数据的经费来源，如果开支不合理或超出预算范围，则需要返回有关部门及学院进行调整，整个过程存在大量的数据往返交接，一些操作人员工作不够认真细致，使该环节频繁出现工作失误。数据在传递过程中也可能出现人员表达理解有误，使工资出现信息失真的情况。如曾经就有高校财务人员在发放退休职工生活补贴时将“增加到”理解为“增加”，导致高校误增工资费用，给学校造成了不良影响。另外，目前高校的工资一般是按月发放，各种工资发放都要经过多级审批，审批环节较多，进度缓慢。而财务人员的实际核算时间是有一定限制的，通常是在一周左右，并且发放时间是有严格规定的，发放延迟不利于学校的稳定运营，因此工资发放的时间压力大、弹性小。但是目前一些高校并未对此引起足够的重视，工资管理相关的组织结构体系及制度都不够完善。具体可以从以下几个方面展开说明：首先是高校并未建立专门的工资管理科室，工资管理中的核算、分析以及监管工作都是由一人承担，没有按照不相容岗位分离原则设置不同的工资管理岗位，也缺乏必要的工资管理制度对其行为进行约束。加上工资管理本身又具有人员数目多、项目种类复杂，数据来源渠道多等特点，巨大的工作量和紧迫的时间压力使工资管理人员难免出现一些操作失误，这些失误如果不能及时发现并加以调整，容易引发内部控制风险。其次，一些高校为了培养新人，会定期轮换岗位，但是高校的工资制度也会根据政策及高校管理情况不定期做出调整。一些新人可能由于未能充分了解工资政策及操作方法出现工作纰漏，加大其工作负担。而且在工资管理单人专岗的管理模式下，工资岗位人员具有较大的信息操作权限。高校目前的復核机制又不够完善，岗位监督力度不足，容易给不法分子的贪污腐败行为创造条件，引发财务风险。

（二）部门协调性差，管理成效低

高校工资管理并不只是财务部门的工作范畴，需要人事、后勤等多个部门以及各个二级学院的协调配合。只要在所有部门机构的通力合作下，才能保证高校工资管理工作的高效有序开展，任何一个环节出现问题或者各部门工作衔接不当，都会影响整体的工资管理效果，影响高校的正常教学活动。但目前高校各部门在运营管理方面各自为政，互相之间缺少必要的沟通交流，难以形成有效的监督制衡机制。各个部门的管理软件也未能实现信息互通共享，数据口径不一致，加大了工资管理人员的数据整合分析难度，并且中间环节存在大量的重复冗余工作，降低了高校的工资管理效率，阻碍了高校综合管理水平的提升。

（三）数据加工方式老旧，复核成效低

高校工资经费在高校总经费中占比较大，即意味着高校大部分人员经费通过工资管理这个环节发放到各个职工手中，因此加强工资管理环节的内部控制对高校总经费的使用管理尤为重要。部分高校当前的工资数据仍是采用纸质文档、手动填写的形式进行操作，财务人员需要对这些数据二次加工，将其录入到信息系统内。庞大的数据信息以及人手限制使核算过程难免出现数据操作失误，比如将“.”输成“0”等。这些错误在实际的管理工作中很难发现，有些高校为了解决这一难题增加了复核岗位，安排专人负责数据信息的复核工作。但实际上治标不治本，即便花费大量的时间精力逐一复核，还是可能出现同样的失误，甚至可能南辕北辙，弱化各个岗位对工作质量的责任意识，使其过分依赖复核岗位的数据纠查，给末端工资复核岗位人员造成巨大的工作压力。

（四）财务软件落后，系统安全性差

高校现行的工资管理软件大多直接购买软件供应商的普适性应用软件，后期并未结合高校的工资管理特点进行功能的个性化定制和后续开发升级。大多数软件都存在功能不足、系统安全性差、与高校实际工资管理流程存在较大偏差等诸多问题，无法满足高校实际工资管理的需求。加之高校的工资管理内容逐渐增加，绩效考核体系也在不断完善，个人税收筹划需求也比较强烈等，落后的财务管理软件无法实现以上工资管理数据的统计分析功能，在一定程度上制约了高校工资管理效率的提升，难以充分发挥工资管理的功能作用。

三、强化高校工资管理内部控制的具体举措

（一）加强岗位培训，强化管理监督

高校要抓紧完善相关工资管理制度，在财务部内设专门的工资管理处，分离岗位权限，精细化管理职位及工作内容，为高校工资管理建立良好的组织结构及制度基础，保障组织结构的刚性约束，并且给高校工资管理人员提供规范化、标准化的行为依据，以此优化高校工资管理的内控环境。同时，为了提升工资岗位人员的管理水平，高校要加强岗位培训，定期开展相关的业务理论及实践教育活动，并且通过建立科学的考核评价体系巩固培训效果，提升人员的工资管理意识，提高其工资管理水平。与兄弟院校除了在科研教学方面展开交流，也可多开展关于财务管理方面的交流活动，互相吸取先进的管理经验。以一些高校实行岗位轮换为例，高校要制定相应的制度条例，明确岗位交接责任。现任工资岗位人员要将完整的纸质及电子材料整理归档、保管完好，交由下任工资岗位管理人员，从而保证工资信息的连续性，同时注意轮岗时间的设定，一般可设置为2-5年。高校要将工资管理中的核算、分析及监督岗位分离，强化工资管理的过程监督，防止人员以权谋私，损害高校利益。另外，值得一提的是一些高校目前在工资管理方面提出逐渐实现由核算型向管理型转变，强调重视高校的工资数据分析工作，结合工资成本数据、高校经济实力考量、教职工薪资期望等因素构建工资管理评价体系。通过体系的建立健全逐步完善高校的工资管理工作，还能进一步整合高校的人力物力资源，发挥工资津贴的激励奖惩作用，强化人才队伍建设，促进高校实现更加稳定长久的发展。

（二）规范管理工作，加强部门协调

首先，高校要做好教职工人员档案的管理工作，及时更新个人工作信息，对岗位职务的调整要加强审核监督，细化各项津贴补贴制度管理条例，及时按照学校政策规定进行调整;其次，高校要加强各部门之间的协调配合，明确部门管理职责，保证信息传递过程中的准确、完整，减少重复、无效的管理工作。强化部门之间的沟通协作机制，如各部门可定期委派部门人员组织开展信息交流活动，对工资信息传递过程中存在的问题进行集体的谈论研究，制定有效的解决措施，做好不同部门之间工资管理工作的衔接配合。

（三）加强工资复核，堵塞管理漏洞

工资复核流程的完善主要分四步进行：第一，按照常规手段加强人员复核培训。设置专岗负责检查录入人员操作的合规性、合理性，具体实施机制应实行双人操作，双重复核检查。所谓双人操作就是由工资录入人员与复核人员同时接受各部门机构及二级学院的工资报表数据，同时开展工资统计工作，此时复核人员能直接接触到原始数据，可以以此作为工资复核的依据，保证数据复核的可靠性;双重复核是指录入人员和复核人员同时对工资结果进行检查，给予复核环节双重保障，避免工资错发、漏发现象;第二步，变更数据导入方式。减少二次加工行为，工资的统计与确定都通过电子文档的只读模式进行传输，不允许随意更改，确认无误后打印纸质版签字存档即可。这种做法能够减少工资管理人员的数据录入与检查工作量，提高工资管理效率，提升了工作质量;第三步，针对工资管理漏洞组合利用多元化的工资复核办法。高校常见的工资复核办法包括工资总额复核法、工资账套数据前后比对复核法、工资项目变动比对复核等。结合各种工资类别特点，综合利用这些复核方法保障工资数据的准确性，降低数据操作失误风险，堵塞各种管理漏洞;第四步，增强工资管理的透明度。高校可在其工资管理系统中开发专门的查询模块，供高校员工查询自己的工资发放明细表，通过这种方式强化外部监管。同时，高校要将监督职能适当前移，通过复核人员的全程监督管理及时发现问题，并有效纠偏，树立监管的权威性，保障高校工资管理系统的稳定、健康运行。

（四）搭建信息平台，完善系统功能

高校要搭建工资管理的内控信息化管理平台，全面提升工资管理信息化水平，具体措施围绕以下三个方面展开：一是实现财务信息共享，提高管理效率。高校要建立工资信息数据库，实现各部门管理系统的数据连接，严格要求各部门在规定时间内更新工资信息，使财务部门能够从系统中获取实时有效的工资数据，提升工资管理效率;二是强化内外系统对接，提升管理水平。高校要实现工资管理系统与银行系统的对接，实现工资一键發放，同时加强内部工资系统与账务处理系统的对接。借助先进的信息技术软件实现财务数据的自动提取与汇总，自动形成借贷方金额，完成自动记账，减少人为核算出现失误的可能;三是加强财务风险内控，保障稳定运行。高校要定期对工资数据进行备份和纸质存档，防止系统出现问题导致数据丢失，强化系统操作人员的风险意识，建立健全数据管理、网络操作行为的规范制度，提高工资管理岗位人员的信息化应用水平。有条件的高校还可通过定制个性化的工资系统软件完善软件功能，提高软件的实用性，多角度、全方位强化高校工资管理内部控制。

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