现代企业提升办会质量的有效方法

郎宗灵 罗京 诸丽萍 梁宇 曾金金

【摘要】会议是现代企业管理过程中非常重要的工具，是集思广益、交流信息的重要方式，是协调工作、解决矛盾的有效手段。本文针对现代企业会议管理过程中存在的主要问题，在遵循会议管理基本原则的基础上，提出了信息化、模块化、规范化、程序化和常态化“五化”手段以提升办会质量。

【关键词】现代企业;办会;质量;有效方法】

2019年，习近平总书记对于进一步纠正“四风”、加强作风建设作了重要指示，力戒形式主义突出问题。明确要求企业召开会议坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则。因此针对现代企业日常会议管理过程中存在的主要问题，研究提出会议的“五化”管理措施，有效落实中央各项要求，控制会议数量，提高会议质量。

一、会议管理中存在的主要问题

中央“八项规定”明确提出了“减少会议活动”“控制会议活动的规模和时间”“提高会议活动的效率和质量”等一系列要求。但企业在执行过程中，仍时常存在执行“坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效”不到位的情况。

一是会议数量控制不严格。各级、各类会议多，决策会、宣贯会、布置会、动员会，层层开会、层层落实，造成人力成本浪费。二是会务组织不规范。会议审批不严格，材料准备不充分，现场服务保障落实不到位。三是待办事项执行不到位。主办部门不能及时、高效整理会议决议，对集体讨论决策的事项，未能形成规范的会议纪要并进行跟踪落实。

二、提高办会质量的主要措施

会务工作好坏不仅影响会议质量和效果，而且关系单位、行业的形象，通过对会议基础管理、前期准备、过程控制、督办催办和迭代总结等“五化”措施实现办会各个环节的标准化管理。

（一）基础管理信息化。规避传统的会议大多采用前台登记或电话沟通等比较陈旧的方式，充分应用新时期的信息化手段，通过引入信息化办公平台软件，实现会议资源的充分透明、会议审批的严格把关、会议信息的公开共享。一是会议申请部门可以通过系统查阅会议室的使用情况、会议时长和规模情况、拟出席领导的会议冲突情况，还可以通过该平台实现话筒、茶水、投影、摄影等的需求申请。二是会议管理职能部门通过信息化办公平台软件，按“先申请先使用”“紧急、重要优先”的原则，实现对企业会议的全面把关审批。通过会议基础管理的信息化，确保对企业会议的全方位掌控。

（二）前期准备模块化。会前准备是会议管理的关键环节，主要通过制定方案、成立机构（必要时）、下发通知、准备材料和筹备会务5个模块组成。一是通过制定科学、合理的方案，明确会议主题、协调主要各方时间交集、选择符合规定的场所、提出会议时间和会期建议、确定主要的会议议程、严格控制会议规格和参会范围、做好职责分工和注意事项的提醒。二是视情况成立工作小组，下发会议通知并准备会议材料。三是落实好会务筹备，开展会议现场会标、主席台、座次等的布置，涉及涉密会议、茶歇、需要住宿、用餐和少数民族等特殊需求的，按照相应的管理要求或民俗需求进行详细筹备。

（三）过程控制规范化。会中控制是会议管理的核心环节，是验证会议准备情况、考验会务人员的高度紧张环节。主要通过规范人员报道、现场秩序和会议记录3个环节，实现过程控制不缺位、现场管理规范化。一是人员报到期间，注意统计代表的签字登记和注意事项提醒，涉及应到未到的重要代表，还需要及时联系，了解情况，及时调整方案。二是会议召开期间，注重维持现场秩序，控制交头接耳、随意进出、会中睡觉等情况，涉密会议务必开启视频干扰器。三是对于重要会议、重大会议，务必制定专人做好会议记录，特别是重要领导的讲话、重要决议。

（四）督办催办程序化。会后跟踪是会议管理的要害环节。“会而有议、议而有决、决而有行”是会议管理的基本要求，而“决而有行”则是根本落脚点。一是编制会议纪要，对决议事项的督办进行精心策划，及时发布督办清单，明确责任人、完成时间。二是通过建立督办催办的信息化平台，将重要会议和重大会议的待办事项拉条挂账，在信息化平台中进行流转，通过平台进行实施滞留提醒，实现会议待办事项及时传递部署、跟踪督促，推动工作落实。

（五）迭代总结常态化。迭代总结常态化管理作为会议管理标准化的重要组成部分，是会议职能管理部门对企业全年各项会议的筹备过程、进展过程、监督检查过程等全面的经验总结。通过总结形成《企业会议管理常用信息库》，对企业会议室资源、经费标准、监督考核等基本部分，以及对会议通知、席卡、签到、会务方案、涉密会议等实务部分进行系统梳理、沉淀为企业职能的知识，进一步夯实会议管理。

三、结束语

随着科技的进步，会议管理必定向着自动化、智能化发展，只有提前实现了会议管理的标准化，才能更好地推进会议管理的信息化。在此期间，作为会务工作者，确保每一场会议都能圆满成功，都需要有问计于师的谦逊、闻机而动的敏锐、稳如泰山的静气。通过一场场会议的磨炼、一个个好习惯的养成，必定能够及时应对各种突发情况和问题，更加科學、规范、高效地办好各类会议，确保每一场会议都取得圆满成功，推动会议高质量开展。

【参考文献】

[1]谢宁，张馨怡.浅谈科技手段在会议管理中的应用[J].办公室业务，2018（22）.

[2]胡宗璨.新形势下如何做好企业会议管理工作[J].企业改革与管理，2018（24）.