卫生监督专业档案规范化管理方法探析

田晨

【摘要】本文分析了当前我国卫生监督档案管理中存在的问题，结合工作实际提出当前卫生监督专业档案的规范化管理具体策略。

【关键词】卫生监督;专业档案;规范化管理;方法

卫生监督专业档案全面记录机构履行职能和管理活动的开展，所以对于卫生监督机构提高业务活动的规范性具有非常重要的意义。当前的一些卫生监督机构在管理档案的工作当中存在着比较多的问题，比如重视不够、档案管理的不规范以及效率不高。因此加强卫生监督专业的档案规范化管理，是非常有必要的。应做好卫生监督專业档案管理工作，努力提高监督的质量，利用科学规范的理论依据来进行卫生安全管理工作。

一、卫生监督专业档案的概述

卫生监督档案是此机构在开展卫生监督、行政稽查、质量抽检、行政许可与处罚等活动当中形成的档案资料，是卫生监督机构管理各种活动的记录。它的使用和保存价值是比较高的，能够促进卫生监督机构的工作质量进一步提高，而卫生监督专业的档案对于管理工作的作用主要体现在：首先，因为档案是通过文字、图表或者是声像这样的形式来记录各种管理的活动，所以当开展档案管理时，可以提高工作的质量以及管理的水平。其次，卫生监督专业的档案是管理活动的最原始记录，能够维护相关人员的合法权利，能够反映出这些工作人员工作情况的实际参考依据，所以对于督促他们，提高他们的工作质量具有非常高的推动作用。最后，卫生监督档案当中记录着很多的原始数据，是对卫生监督机构管理活动的所有总结，因此可以作为这一机构来制定管理工作的各种规范，而起到重要的参考作用，同时还可以作为内部绩效考核的依据之一。

二、当前我国卫生监督档案管理存在的问题

（一）规范化的水平不高。由于卫生监督机构的职能比较多，并且管理活动也很多，所以档案资料非常繁杂。一些机构对于档案管理工作没有足够的重视，所以他们在档案管理当中的规范化水平是很差的，比如档案管理这一工作的职责不明确，归档保存不及时，期限不严格，管理标准太多元，没有统一，所以会存在一些遗漏，这就会影响到档案管理工作的整体质量。

（二）档案管理缺乏有效的应用。当前在卫生监督专业档案管理工作中存在的最普遍问题就是档案的整体利用效率没有提高，这些档案的价值并没有体现出来，所以没有得到更加全面的开发和利用，很多档案资料在归档保存之后处于封闭的状态，并没有体现出它的价值。对于这些档案查询利用的次数不多，所以会浪费档案资源，因而，也就无法提高当前卫生监督机构的工作水平。

（三）信息化水平不够。在现阶段档案管理工作当中，信息化和网络化的技术手段应用比较普及，但是在实际工作当中信息化的水平仍然不高，卫生档案管理工作中整理、归集、查询以及其他的职能没有运用信息化技术来开发，所以当前卫生监督档案管理工作质量和效率得不到显著提高。

三、当前卫生监督专业档案的规范化管理策略

（一）提高卫生监督档案管理工作的基础水平。在开展卫生监督专业档案管理工作的过程当中，相关的人员一定要充分重视这一工作的重要性，要按照实际情况来配备相关的设备和人员，将责任分配到个人，这些工作人员要负责自己职责之内的档案资料整理和归纳，同时为了能够细化管理的规章制度，明确好工作人员在档案管理工作当中的具体职责，落实到位，必须要对档案的门类和载体进行统一。档案管理工作当中的收集、整理、登记等一些基础工作，必须要具体到每一个管理工作人员，还可以在工作当中开展一些检索的工具进行编制，这样能够提高档案的利用效率。在卫生监督专业档案管理基础工作的开展过程当中，最关键的就是要保证档案资料全面完整，同时对于一些有保密要求的档案资料，必须要严格遵守保密制度，防止档案内容泄露，所以要确保保存的手段安全可靠。

（二）加强开发利用卫生监督专业档案。由于档案有较高的保存和使用价值，因此在开展档案管理的工作过程当中，必须要注重综合开发利用这些档案资料，所以卫生监督机构档案管理部门要建立好使用卫生档案的制度，明确各种档案的利用手续范围以及程序上的要求，同时要鼓励相关部门开展档案的利用，提高利用率。其次，卫生监督档案管理部门还要组织相关人员进行配合，来开展编研工作，工作的重点要围绕管理部门的各种职能，积极编写有关于档案的编研材料，为内部管理决策以及其他工作提供参考依据。卫生监督专业档案管理工作能够提高工作的质量和管理水平，所以要加强规范化建设，促进卫生监督执法的规范化。

（三）推动信息化的开展。利用各种信息化的技术来开展大量管理工作，不仅可以全面整理各种档案资料的信息，还能够提高这些档案资料的形成速度，进一步提高检索利用这些卫生监督档案的水平。在卫生监督专业档案管理工作当中利用信息化的技术，首先必须要保证这些信息内容全面，能够覆盖所有的文书档案，将传统的档案资料转变成电子的档案，同时在存储档案的过程当中要使用超大容量的存储设备，还要做好备份工作，以防这些档案资料失效。而在调取和查阅档案的时候，也要使用各种智能的软件进行操作，还可以建立信息化的平台，让档案资料查询、整理以及编研等各种工作都变得网络化。

（四）加强管理人员的培训。在某种程度上，可以说卫生监督专业档案的质量高低与档案管理人员的素养有着直接的关系，所以必须要求档案管理人员具有专业的档案管理知识，同时在计算机管理等一些基础方面也要有一定的了解。因此，必须要做出一些改变，不断加强档案管理人员的培训，通过改善他们的知识结构来提高他们的职业素养。首先，要有计划性，要通过清晰明了的计划来培训档案管理人员，针对具体的人员，要先了解他们在哪方面有不足，然后在此基础之上来更新他们的知识，提高他们的专业技能。其次，可以邀请一些专家进行指导，培养合格的档案管理人才。卫生监督管理必须要重视培训工作，积极邀请专业人员通过现场交流等方式，学习各种档案学知识，同时还可以组织这些管理人员探讨立卷经验，只有这样，才能够不断完善卫生监督专业档案管理工作。通过各种培训能让档案管理人员充分认识到工作的重要性，所以会在日常的工作当中严格按照各种制度来执行，能够避免因为不负责任的态度而出现的工作问题，以高度的责任心和认真的工作态度来保证卫生监督专业档案的质量。除此之外，领导在进行行政许可签批时，要指出管理工作当中存在的问题，并进行及时分析和解决，这样才能够保障卫生监督专业档案的规范性和严肃性。

四、结束语

综上所述，要想提高工作的质量和管理水平，必须要保证卫生监督档案管理工作的高效性，在档案管理的归纳保存以及利用过程当中，必须要按照相关的标准进行规范化的管理，这是工作的主要职责。与此同时，在开展档案管理工作的过程当中，部门首先必须要保证制度的完善，使用各种信息化的管理手段来开发和利用档案资源，体现出这些档案的价值，这样才能够提高管理的水平。比如可以通过提高工作的基础水平、档案开发、使用信息化的技术来推动以及不断加强管理人员的培训，使卫生监督专业档案管理更加规范化。

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