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试论当前时期交通运输业档案管理工作

2020-03-30成丹

办公室业务 2020年2期
关键词:交通运输档案管理问题

成丹

【摘要】为了提高交通运输业档案管理工作效率,针对当前交通运输业档案管理现状及问题,提出交通运输业档案管理的具体思路,指出强化档案管理的措施,实现新时期交通运输业档案管理向更高的水平进步。

【关键词】交通运输;档案管理;问题

交通运输业档案管理是非常重要的,它不仅能反映交通运输业的经济业务能力,而且还为总结管理经验提供了重要依据。档案是否真实、完整,将直接影响到档案工作的质量,同时为交通运输业未来的发展提供重要依据和指导方向。然而,档案管理工作往往最容易被忽视,严重影响档案工作的质量和水平。如何切实到位地做好档案管理工作,是目前交通运输业档案工作中亟待解决的一个问题。

一、交通运输业档案管理的现状

在交通运输行业中,档案管理工作是保存历史资料、服务现实工作,具有承上启下功能的一项重要工作。许多交通运输业都积极开展此项工作,但由于管理人手相对较少,而工作又相对较繁杂,并且一些人员对于档案管理工作重视不够,存在着少干活、少出错的应付思想。

(一)档案管理意识淡薄,档案资料的收集、整理容易被忽视。1.我国交通运输管理部门有很多职工对交通运输管理行业档案工作还不够重视,没有把交通运输管理行业档案工作看成是交通运输管理工作重要的组成部分。2.在参与交通运输的企业中,档案管理工作根本没有把资料的整理归档工作列入日程,甚至把它当成是浪费时间和精力的事情。久而久之,造成档案的丢失、变质,失去价值。

(二)档案管理不完善、不规范。建立良好的档案管理机构是档案管理工作的前提和保证,同时也是档案管理工作有效进行的基本条件。但是在实际工作中,经常出现下列问题:1.档案管理不集中,在管理工作中形成的档案往往存放在不同的科室,管理零乱,各部门之间的协作能力不强,无法形成一个整体系统的交通运输档案管理,使交通运输管理行业档案的开发利用成效甚微。例如:现今的道路运输管理行业档案系统软件比较落后,管理方式和服务系统都很单一,没有达到系统化,车辆档案管理系统仅仅限于车辆建档、过户、停报等简单的业务操作,用先进的计算机配合稽查、统计、宏观管理更是没有出现。尤其是货运信息档案系统很不完善,致使货运信息无法达到共享,车辆空驶率较高,造成了人、车、物的浪费。2.档案管理工作分工模糊,由不同的人员兼职,均未设置此管理机构。这样,就导致在核算、开支、创收、分配等方面无统一管理,并且所依据的规章制度也不一,不能协调一致,最终导致各自为政,无人负责,档案管理不够规范。

(三)档案管理人员专业技能较低,道德素质修养不高。目前,很多地方并没有聘用档案管理专业人员,而是由一些非专业的人员来兼职管理。这些人没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏经验,只是依葫芦画瓢,借鉴其他人员在档案管理中的经验,加以自己主观的想法。这樣使得整理出来的档案案卷存在较大的个人因素,缺乏通用性,档案质量不高,难以保证档案的完整性和安全性,导致档案价值不高。

二、搞好交通运输行业档案管理工作的具体措施

(一)从档案建设方面做好管理。要建立和完善档案管理,首先要对各管理部门的职责进行明确的分工,档案管理的过程是不断变化的,比如从车辆入户建档到报废销档,档案资料在不断增多。同时,也要经过营运业户、维修企业、检测企业、管理部门多个管理环节。因此,建立完善的交通运输档案管理制度要明确各部门的分工和责任,明确管理规则,才能保证及时准确地收集、分类、归档、清理相关资料。加强对档案的日常管理是完善交通运输档案管理的重要部分,要及时更新相关的技术资料并将其入档,由于交通运输档案包含的资料比较复杂,且随时都在变化更新,因此,对档案的管理要随时更新和完善,保证技术资料的时效性和延续性。所以,管理部门工作人员应当对技术档案中的资料进行分类处理,确定保存时限。最后,档案管理人员更新和保持资料是日常生活中的重要部分,还要及时清理过期资料,收集档案号资源和储存空间。

(二)从行政方面加强管理。为了加强交通运输档案管理,有关领导应该在全行业大力宣传《档案法》,让各工作人员充分认识到加强行业档案管理的重要性,把档案管理工作纳入各级领导的日常工作和各业务部门的工作规划中,保证档案管理工作顺利进行。交通运输管理部门要切建立好网络管理系统,实现信息化的档案管理方式。同时,还要提高工作人员的业务水平,抓好档案管理人员业务培训工作。对于档案管理进行完善的统筹规划,投放一些资金,希望可以完成信息建设和人员培训工作,使全行业档案管理基础工作都能达到要求的档案管理水平。经济的发展使交通运输业不断发展,因此,在交通运输档案管理中,要不断收集新的资料,完成信息资源共享,更快完成科研成果转换,为提高交通运输档案管理服务。

三、结束语

如今的交通运输管理职能正在转变,管理方式不仅要合理利用国家的章程规范,还要利用经济、行政、法律等条件,只要是交通运输过程中的所有对象,都要一一进行管理。交通运输行业是特殊行业,交通运输安全直接关系到老百姓的人身安全和经济利益。因此,重视交通运输行业档案管理是十分重要的。

【参考文献】

[1]孙艳丽.档案信息网络化的问题[J].档案观理,1999(04).

[2]冯惠玲.电子文件时代新思维《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之六[J].档案学通讯,1998(06).

[3]唐小燕.电子文件管理不可或缺的元素背景信息[J].档案学研究,2001(05).

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