推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化措施

周本仙

【摘要】当前档案的数量日益增加，这就让档案管理时间也随之增加，如果无法及时解决管理中存在的问题，就会限制机关事业单位的总体发展。需要采取有效的措施，提升管理水平。基于此，本文分析了推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的具体措施。

【关键词】机关事业单位;档案管理工作;规范化;标准化;具体措施

档案管理是机关事业单位管理工作中一个不可缺少的组成部分，机关事业单位对于这项工作一直都比较关注，然而因为档案数量和管理时间的不断增加，让很多机关事业单位在管理实践中都产生了很多的问题，例如，没有合理的认识、管理方式单一等，这些都给档案管理工作的效率和效果带去了消极的影响。要想提升档案管理的质量，就需要明确工作中存在的问题，进而采取有效的措施，提升管理水平，让档案管理可以实现标准化和规范化，促进档案的利用，充分发挥出档案的作用。

一、机关事业单位档案管理的重要性

很多党和国家领导人明确强调了档案工作的重要性，比如，毛泽东同志指出，无论在任何时候都需要保护档案文件，这关系到人民的命运以及前途;邓小平同志提到开发信息资源，服务四化建设;习近平同志提出档案工作是一项很重要的工作，同时是一项基础性工作，在各个方面都具有重要意义，在全面建设小康社会中，档案工作的重要性也不断凸显。可见，档案就是真实的历史记忆，是确保群众合法权益的凭据，为相关者奠定了基础。各级各类档案部门需要对档案进行完整的收集、规范整理、科学安全保管、便捷高效利用。然而一直以来，因为存在很多问题，使得档案的相关工作效果也受到了限制，这就需要加强档案管理工作。

二、现阶段机关事业单位档案管理存在的问题

（一）档案管理方式滞后。当前，很多机关事业单位在进行档案管理工作中沿用以往的管理方式，主要是纸质档案管理，把其放到特定工作场所中，要是需要用到这类档案，再到有关场所查阅资料，但是要想查阅资料需要花费很多的时间，这样的工作方式显然已经无法满足当前发展的要求。随着社会的不断发展，档案管理的内容也变得更加细化，档案数量日益增加，以往的工作方式会严重影响到工作的效率和效果，给机关事业单位的工作效率带去消极影响，这就急需要进行转变。

（二）对档案管理缺乏全面、正确的认识。现阶段通常机关事业单位会注重一些实际的工作，但是对于档案管理则不够重视，缺乏全面正确的认识，这就影响到档案管理工作的实际开展和效果，很多机关事业单位中的领导都会忽略档案管理工作，认为这并不重要，所以，在安排人员时通常是以一线工作为中心，会把一些年龄较大或水平较低的员工安排负责管理档案，这样的员工缺乏工作积极性，自己的工作能力有限，不能够在档案管理工作中全面投入。且上级部门的考核中对于这项工作也不重视，这并不在考核的范围内，自然会使得管理工作的热情受到影响。工作人员在填写档案时也存在不规范的问题，如字迹不工整、内容简单，这就会影响到档案的价值，无法有效地给实际工作提供帮助。

（三）档案管理的科学水平不高。当前信息技术在高速发展，这就让其在很多领域得到了有效的运用，机关事业单位的档案管理中广泛运用了信息技术，这极大提升了管理的效率和效果。单位需要运用信息技术本身的特点构建一体化的电子档案，其中包括办公信息以及文檔，利用电脑对档案进行相关的操作，这对档案的管理技术以及模式而言是一种挑战，虽然电子档案有明显的优势，然而因为受到入侵的影响，会导致档案丢失的情况。所以，当前管理工作急需要解决档案的稳定以及安全问题。

（四）档案管理人员的专业素质不足。档案管理人员的素质会直接影响到档案管理工作的开展和效果，所以，当前要想让档案管理工作实现标准化和规范化，就需要提升管理人员的素质，包括他们的道德素质以及专业水平。然而现实情况是，国内档案管理人员的综合素质一般都不高，这是因为单位对于这项工作缺乏重视程度，这就使得档案管理人员缺乏强烈的责任感，缺乏工作的积极性。另外，机关事业单位在选择和任用档案管理人员方面也有一些问题，这就会影响工作人员的专业水平，他们缺乏充足的档案管理经验。机关事业单位并没有加强对档案管理人员的后期培训，这就让他们不能满足规范化档案管理工作发展的要求。工作人员的素质不高，就会影响保密工作。

三、推进档案管理工作规范化、标准化的措施

（一）实行精细化管理，构建长效机制。以往的档案管理工作中存在很多不足和问题，之所以会这样，一个重要的问题就是长期采取粗放式的档案管理思想以及模式，使得管理工作缺乏标准性和规范性，这就影响了管理工作的效果和效率，所以，当前机关事业单位需要进行改变，加强管理工作的标准化以及规范化，改变粗放式管理中的不足和问题，实施精细化管理，构建长效的管理机制。也就是说，要结合单位的档案管理工作现状，就档案的各个环节为切入点，最大化对管理制度进行细化，让档案管理不再限制在流程明确、步骤详尽标准上，还需要让考察、评价和审核能够实现量化操作。要想让档案管理工作标准和规范开展，单位就要构建完善的制度体系，包括定期审查、考核以及评价制度，如，在每年年终业绩评价中，需要对相关机构以及办公室等部门的档案交接登记表进行严格的审核，对各方面内容进行检查，确保表中的内容是正确和完整的，再依据登记表全面审查或者是抽查相应的档案资料事物，如果发现有疏漏或者是错误，就需要对涉事者本人进行处罚，还需要追究其所在机构或办公室的责任。再比如，要促进档案管理工作标准和规范化建设的速度发展，需要实行年度、年中和季度检查，对于季度以及年中的审核，需要选择不同的重点进行有目的性的抽查，或者结合上年度审核中的不足进行进一步的检查。需要构建健全的人事档案管理制度，人事档案关系到每位职工的切身利益，关乎党和国家的事业发展等重要关系，具有重要意义。这就需要制定制度，制度建设是治本之策，制度执行是关键所在。在抓好《条例》贯彻落实上，重点做好学习培训，积极开展宣传，深入解读《条例》，准确把握《条例》的精神和要求，完善配套制度。结合实际，依照《条例》精神制定完善配套制度，细化有关措施，将《条例》各项要求落细落实、落地见效;加强督促检查;总结好经验好做法，对执行不力的及时予以督促纠正，并且适时进行专项检查，对人事档案各个环节进行规范，对档案信息进行有效的利用，给单位提供人事参考，进而加强人才储备，推进机关事业单位档案工作健康发展。

（二）升级档案管理方式。机关事业单位身负重任，工作较为繁忙，所以，在工作中要应用到很多的数据，比如，检查企业是不是对生产方式等进行更新，这就要基于数据作为依据进行科学的分析和研究，通过应用信息化的档案管理模式，可以高效调取原有数据，促进管理水平的提升。除此之外，档案材料包含很多的种类，在管理中工作人员需要注重做好维护工作，比如，采取数字化扫描、查杀病毒等手段，确保档案的安全性，对于关键的档案资料需要进行备份。所以，在档案管理工作中就需要应用信息化，促进管理效率和效果的提升。

（三）全面落实责任制，构建追溯机制。档案管理和其他事务存在差异，其是一种更加长效的管理工作，这就需要档案管理人员能够具备较强的责任心以及较高的职业道德。要想在制度层面上确保提升档案管理的效率和质量，就需要全面落实责任制，将责任都落实到管理者身上，构建追溯机制。即档案管理工作并不会由于人员方面的变动而产生责任中断的问题，不管是档案最初作业人员还是负责管理具体事务的档案管理人员，他们的责任是一直伴随他们的职业生涯的，所以，要是在工作中出现问题，那么就能够直接追溯到直接关系人，追究其责任。通过采取这种措施，可以让相关人员都认识到档案管理规范化和标准化的重要性，能够提升自己的责任感，严格按照相关的规范对档案进行管理。

（四）提升档案管理的意识。档案管理工作不能够直接创造出利益，但是可以促进单位工作效率的提升，促进自身价值的实现。档案对单位工作具有重要意义，发挥着辅助作用，所以，只有提升档案的调取效率，才能系统地对重点工作进行排查。除此之外，还可以通过信息化的方式有效存储一些不方便用纸质档案方式存储的数据以及隐私，再对这些内容进行调取也很便利，能够有效提升工作效率。所以，机关事业单位需要全面落实档案管理信息化，对其优势进行宣传，让有关人员能够树立新的档案管理理念。

（五）加强档案管理队伍建设。档案管理人员的素质会直接影响到档案管理的质量，因此，要推动档案管理工作的标准化和规范化建设，需要加强档案管理队伍建设，提升他们的管理能力。这就要定期组织他们进行相应的培训，丰富他们的管理知识，提升他们的综合素质，让他们不断提升自己。另外，单位还需要为规范、标准的档案管理工作提供良好的人力资源保障，管理人员需要遵守相关的规章制度，对工作要认真负责，对于工作中的重点以及难点需要先解决，定期总结和学习，促进档案管理工作效果的提升。

四、結束语

综上所述，档案管理是机关事业单位管理工作中一个重要组成部分，对单位的发展具有重要的辅助作用，要想全面发挥出档案的价值，提升档案管理工作质量，就需要采取有效的措施，让管理工作实现标准化和规范化，促进机关事业单位的发展。

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