浅谈高职院校学生活动中的office使用技巧

黄新静

(陕西铁路工程职业技术学院 陕西渭南 714099)

Office是所有高职院校学生必修课程《计算机应用基础》中的核心内容，对学生的基本要求是要掌握office的操作，并能灵活应用。学生在课堂上基本可以掌握功能操作。但在实际应用中，确存在很多不足。[1]

一、学生活动中office使用存在的不足

笔者在学校长期从事学生管理工作，也是计算机应用基础课程的任课教师，通过学生活动和课堂教学，发现学生在学生活动中的office使用存在以下两方面问题。

1.office使用掌握不够。计算机应用基础课程属于学生公共基础课，在整个人才培养方案中大概占60个课时，且一般只有一个学期教学任务。学生完全掌握、熟练操作还有难度。反应在学生活动中，就是他们对各种资料的WORD文档排版不熟练，EXCEL函数运用不牢固，PPT制作还不扎实。

2.office灵活应用不够。学生对office灵活应用不够，主要表现在学生活动中的很多环节中。比如，活动策划、宣传、组织、总结。学生在课堂上掌握的知识，不会结合活动本身进行灵活运用，并举一反三。比如，比赛活动中要运用函数计算分数、排名等。这也导致很多学生活动举办水平和团队效率不高，影响了活动的效果。

二、学生活动中office使用技巧举例

笔者以学生组织的其中一个校园健美操比赛为例。在这个活动中共有12支队伍参加，比赛有7名评委，比赛规则是去掉一个最高分和一个最低分后，取平均成绩，设置一等奖一名(第一名)、二等奖两名(第二、三名)、三等奖三名(第四至第六名)、优秀奖6名(第七至第十二名)，并现场进行颁奖。

对于这样一个活动，学生组织者通常还用手动排除最高分和最低分，利用计算器进行计算得分情况，在高度紧张的比赛环境中，往往容易出现错误。如果综合使用office中的各种运算公式将会大大提高准确率和效率。

1.运用函数SUM()计算比分

图1 运用函数SUM()计算比分

利用函数SUM()，先计算出七个评委的得分总和SUM(B2:H2)，再减去七个评委中的最高分MAX(B2:H2)和最低分MIN(B2:H2)，最后除以评委数5，即可得出最终得分。

2.运用函数RANK()进行排名

图2 运用函数RANK()进行排名

利用函数RANK()，对12支队伍得分进行排名，公式就是“=RANK(I2,$I$2:$I$13,0) ”，在这里要注意“$I$2:$I$13”要使用绝对地址。

3.运用函数IF()统计获奖结果

图3 运用IF函数统计获奖结果

利用函数IF()，可以根据各队伍排名，按照一等奖一名(第一名)、二等奖两名(第二、三名)、三等奖三名(第四至第六名)、优秀奖6名(第七至第十二名)的规则进行奖项的自动生成，公式为：“=IF(J2<=1,“一等奖”,IF(J2<=3,“二等奖”,IF(J2<=6,“三等奖”“优秀奖”)))”。

4.利用邮件合并功能打印证书。在活动现场如果要打印获奖证书，则可以运用office word中的邮件合并功能进行证书批量生成、批量打印。基本步骤是：第一步，提前制作好证书套打模板，把队伍名称、获奖等级等内容空出；第二步，把计算成绩的“工作簿1.xlsx”在证书模板word中的“邮件”→“选择收件人”→“使用现有列表”导入；第三步，通过“插入合并域”将证书模板中空出的队伍名称、获奖按域插入，并“完成并合并”生成所有证书；第四步，打印。

三、强化office使用建议

1.加强课程教学中案例实操。教师在授课中，一是要加强实训操作的练习，让学生是实操中扎实掌握基本操作；二是多采用“案例教学法”“任务驱动法”，让学生在案例中激发实操兴趣，并可以推动学生自主寻求解决方案，达到教学的目的。[2]

2.活动中加强应用引导。Office在学生日常活动中的使用十分频繁，一是要积极引导学生主动思考，学以致用，在应用中提升工作效率；二是要加强应用指导，形成教师、辅导员、学生干部多维的帮带指导队伍。这样，可以使学生更快在日常活动中熟练应用office。

3.开展各类office竞赛。教师可以在学生日常活动中，组织各类office操作类的竞赛，以鼓励和吸引学生参与。比如，“我的家乡美主题ppt大赛”等。在比赛和活动的促进下，更有益于学生快速掌握office操作。