高校教学档案管理的现状与优化

李莉 张扬欧娅

摘  要：高校教学档案记录了高校的发展历史，蕴含了一所高校的育人理念，体现了一所学校的教学特色，对高校当下的教育教学工作和未来的发展壮大有着至关重要的作用。本文探讨了高校教学档案管理的现状，并针对本文探讨的问题提出了优化建议。

关键词：教学档案  管理

中图分类号：G647         文献标识码：A            文章编号：1672-1578（2020）03-0030-02

教学档案对于一所学校的成长有着至关重要的作用，因此教学档案管理的重要性也不言而喻。进入二十一世纪，高校技术发展的浪潮推动着社会方方面面的改革和进步。高校作为这波浪潮中有力的推动者之一，加速了信息技术的推陈出新。然而，由于高校教学档案管理工作不被重视、相关教学档案管理人员业务知识欠缺、以及教学档案管理方式没有顺应信息技术潮流，导致高校教学档案管理存在许多问题，高校教学档案管理的价值也没有得到体现。最终，这将会影响高校教学事业的发展。

1   高校教学档案的定义和重要性

1.1 高校教学档案的定义

高校教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的，以文字材料、图像、录音、影像、电子载体等形式存在，具有保存价值的教学文件材料的总称[1]。随着我国高等教育不断地改革和各类高校的不断发展，教学档案的数量和类别也在不断增多。在这样的形势下，传统的教学档案保存和管理的方式已不能满足当下高校的需求。

1.2 高校教学档案和其管理的重要性

高校教学档案是学校师生和管理层进行评估和调整的重要依据。高校教学档案记录了学校的发展过往，涉及的内容繁多，不仅包括学校管理体系的内容如学生学籍、校园文化建设、教学执行计划、主讲教师报批、人才培养方案、招生以及就业管理等等，还包括学生的个体学情记录、教师个人的教学评估等信息。这些信息能在高校师生、各个部门和高校管理层在进行工作总结和制定计划的时候提供重要的参考。

高校教学档案是增强校园文化建设的基石。高校教学档案集聚了高校各方面的信息资源，它不仅是高校过往发展和变化的重要体现，还包含学校现有的知识成果、学校的优良传统、先进教职工的事迹[2]。经过时间的累积，这些信息已是学校教育教学特色、学校自身的定位和理念的最大体现。可以说，高校教学档案是一所学校校园文化历史的见证者，亦是传承者，是一所学校未来进行校园文化建设的基础。

高校教学档案管理工作对学校的运行有着重大影响。一所学校的教学工作和教学档案种类繁多，不仅包括各个二级学院的教学档案，还包括学校日常的教学、教务档案，比如，学生校内期末考试，大学英语四六级考试、教师上课记录、教学周历等等，這些繁细的资料可能都是学校学生、各部门和管理层随时需要查询的[3]。对教学档案良好的管理能够省去许多人力和物力资源，并且能够及时为所需人群提供信息帮助，提高学校各方面的工作效率。

2   高校教学档案管理的现状和问题

当今高校教学档案管理仍有许多问题需要得到改善。每所高校都有其个性化的情况，其教学档案管理所存在的问题也不尽相同。本文将对大多数高校普遍存在的教学档案管理问题进行探讨，包括教学档案管理设备需要更新、教学档案管理体系不够规范、教学档案管理人员素质有待提升、教学档案未得到充分利用。

2.1 教学档案管理设备需要更新

教学档案管理的设备包括硬件设施和软件设施。硬件设施包括档案室、库房、柜子、箱子等等。随着学校年份的久远和学校规模的不断扩大，所需要储存的资料的种类和数量越来越多。软件设施是指数字化的档案库。随着信息技术时代的来临，数字化替代纸质化已是不可阻挡的趋势。然而，大部分高校建立数字化档案库的时间并不长，电子档案保存较为分散，教学档案目录查询系统并不完善，没有建立完善的安全保障措施，以致有时系统无法正常运行，无法适应和满足教学的需要[4]。

2.2 教学档案管理体系不够规范

高校档案管理普遍重视重大的文书档案和人事档案，却对教学档案的归档把控不够严格。许多高校对各部门和学院的教学档案管理未制定统一的规范，许多资料散落于各个部门，没有进行统一的管理[5]。若每个职能部门与学院档案的分类和整理的标准都不一样，那么从学校层面来讲，这样的教学档案分类是无序的，甚至有的档案可能会丢失，并不利于学校教学档案的体系化管理，从而也会降低教学档案于学校各部门和师生的利用价值。

2.3 教学档案管理人员素质有待提升

随着近些年高校的不断扩招，高校各类信息资料的复杂程度也在日益加强，教学档案管理的重要性越发明显。然而，现在仍有部分高校的教学档案管理人员普遍文化水平较低，许多仍是科班毕业[2]。此外，大部分高校对于教学档案管理人员的培训不够深入。许多培训的时间非常短，并不足以满足档案管理人员所需，没有从根本上做到让他们独立发现问题、反思问题、应用所学知识解决自己实际工作中的问题。

2.4 教学档案未得到充分利用

由于高校的教学信息和数据非常繁多，教学档案管理工作也就尤为复杂。数字化的时代也加速了数据化的进程。在这样的形势下，仅仅对教学档案进行归档和整理远远没有体现其真正的价值。大多高校重视教学质量和其他基础业务工作，但对教学档案的开发利用不够。大多档案长期处于搁置状态，重要文件少、基础资料多，电子资料少，纸质文档多，原件少、复印件多，并没有充分发挥教学档案的参考价值[5]。教学档案不应只是作为记录学校教学活动和发展的历史性符号，而应该通过运用当代的各类数字化工具和前瞻性的理念进行新型的分类和整合，进而转化为有指导意义的信息资源。

3   高校教学档案管理优化的策略建议

加强高校教学档案管理任重道远，须从多方面着手推进。

3.1 推进教学档案库网络化

随着学校规模的扩大和发展，教学档案类别和数量增加的速度不容小觑。在这样的情况下，传统纸质档案的保存工作也将越来越难。高校可根据教学档案的重要性进行选择档案的半永久保存和永久保存，从而减轻纸质存档的压力。并且，现在越来越多的教学档案自身已实现数字化，如许多高校老师授课使用幻灯片，纸质材料已不是教学材料的唯一来源。高校应顺应信息技术的潮流，增加资金投入，购买现代化设备，加快建设网络化教学档案库。教学档案管理网络化不仅能够减轻学校硬件设施的压力，减少人力、物力、财力、时间的浪费，还能使利用者不分时间、地点获取所需的资源信息，实现资源共享[1]。例如，把课件传到网上，学生就能够在教室以外的场所进行学习;上传录课视频能方便教师们相互学习，能方便高校督导组对教师进行更好的监督和评估。

3.2 完善校级教学档案管理规范

高校应制定统一的教学档案管理制度，以避免归档不完整、无序等问题。国家档案局、教育部颁布了《中华人民共和国档案管理办法》《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等档案管理文件[5]，学校应以此类文件为重要参考依据，再针对学校自身的情况制定出符合学校实际情况的教学档案管理规范。

高校可推行教学档案分级管理，分散教学档案管理的压力。校级档案管理部门主导教学档案管理工作，归档需长期或永久保存的教学档案;高校二级院系应积极配合学校，可归档需短期保存或使用频率高的档案，做好各院系档案的收集和整理[5]。实行教学档案分级管理能加速高校教学档案体系化管理进程，提高教学档案的质量。

教学档案管理方案应去繁就简，便于归档和使用。

3.3 提升档案管理人员的管理水平

高校档案管理人员是档案管理的第一实践者，也是第一责任人，因此，提升档案管理人员的管理水平将直接提高高校档案管理工作的质量。

高校需对档案管理人员进行高质量培训，包括理论培训和项目实践。理论培训帮助档案管理人员钻研专业知识;项目任务让管理人员运用所学知识解决实际问题。高校之间可进行合作培养。这样不仅能增强院校之间的交流，还能让培训人员在合作学习中相互学习，取长补短，或者提出创新性的解决方案。

高校需加强对档案管理人员的监督。学校可不定期组织教职员工和师生进行教学档案管理评估，可从教学档案的收集情况、归档情况和使用情况方面进行问卷调查，以评估档案管理是否符合规范。学校还可通过此类问卷了解当前管理制度的弊端，加以改进，提升教学档案的管理质量和服务质量。

3.4 提高教学档案的利用率

大多管理工作普遍存在重视管理却疏于应用的问题。大多高校教学档案管理工作注重立卷、整理和保管工作，但却没有关注教学档案的利用价值[6]。

应让管理者和教师队伍明确档案管理的目的并对教学档案加以利用。教学档案是教学工作的真实记录，档案管理的目的是让教师和管理者通过对档案中的材质数据进行分析和研究，进行评估和自我评估，以更好地进行教学教研活动。

积极利用网络平台，推广优秀的教学档案。网络平台实现了教学档案的资源共享。高校可将优秀的教案、多媒体课件、专家学术讲座以及教学科研等在检索首页进行推广，增强优秀教学档案的价值，提升教学质量。

4   结语

高校教学档案是高校过去发展历史的见证者，也是高校今后发展的重要参考。教学档案能够体现一所学校的育人理念和教育特色，包含了一所学校的灵魂。信息技术时代的到来使高校教学档案管理有了新的模式。虽然多数高校教学档案已经开始从纸质化到数字化的转型，但是这并不是段时间内能够完成的事。未来很长一段时间内，高校教学档案管理将是纸质管理和数字化管理相结合的模式。随着高校的发展和壮大，高校教学档案也将愈发复杂和繁多。高校应重视高校教学档案的管理和利用，提高管理和利用效率，以更好地进行高校的教育教学工作。

参考文献：

[1] 吴双.教学档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017（9）：120.

[2] 袁琼.探讨高校教学档案管理[J].才智，2017（21）：131+133.

[3] 王小雪.高職院校教务处教学档案管理[J].科教导刊（上旬刊），2016，No.259（03）：27-28.

[4] 林艳梅.论学校教学档案数字化管理[J].城建档案，2015（03）：68-71.

[5] 郭兰，李晓燕.高校教学档案管理探析[J].西南农业大学学报：社会科学版，2014（12）：240.

[6] 王泽善.浅议高校教学档案管理的重要性[J].新选择，2006（07）：102-103.

作者简介：李莉，女，汉族，四川遂宁人，本科，研究方向：教育管理。

张扬欧娅，女，汉族，重庆人，研究生，研究方向：高等教育管理。