大数据档案信息化建设及其开发保护与利用研究

罗潆

摘 要 随着大数据运行进程逐渐加快，其为档案信息化工作的开展也提供了良好的发展机遇。文章就大数据档案信息化建设及其开发保护、利用相关问题进行简要的阐述和分析，以此提高档案信息化管理服务水平，促使档案信息化建设工作稳定开展。

关键词 大数据档案;信息化建设;开发保护;利用策略

前言

在社会经济快速运行的背景下，企业档案信息化建设工程得到了良好的开展，档案信息化的集中统一管理作用随之体现了出来，其产生的优势极为明显，有利于确保档案资源的完善性和准确性。对于档案信息化工作来讲，离不开多项部门的共同努力和帮助，只有这样，才可以达到档案信息化建设的目的。

1大数据档案信息化的建设要求

1.1 摈弃以往传统的管理理念，科学合理地进行规划

在大数据档案管理工作开展过程中，要想进一步提升信息化管理效率，健全信息化体系，就需要摒弃以往单一的管理理念，引进新型的管理意识，明确认识和了解到大数据和信息技术应用于档案管理工作中的必然性，将各项信息化体系和管理制度建设等措施全面落实于各项工作环节中，使工作人员清楚地意识到强化信息管理的作用，从而结合实际情况制定出完善的信息化规划方案，明确落实工作人员的具体职责，从而为完善信息系统建设工作和管理体系的落实等提供良好的依据。

1.2 对档案信息化软件进行大力开发

当前阶段，需要从实际发展现状入手，研究出和本單位要求相一致的档案信息化建设软件技术。在实施信息化处理工作的时候，必须树立安全且保密的管理理念，以免数据和信息受损。增强档案的保密性，禁止和外部网络相联系，在明确身份以及创建防火墙和备份数据的基础上查询档案，这样做的目的是为了避免出现不法人员窃取信息的现象，从一定程度上预防了计算机受到病毒的侵害，从而引起安全隐患。所以，为了有效共享档案信息，研究各项新型的档案管理软件系统是很有必要的，方便后期整理和类型划分。

1.3 注重大数据技术的具体应用现象

目前，档案管理工作正处于体系创新和制度改革的重要时期，管理人员逐渐了解到合理应用大数据技术的重要性，由于该项技术优势极高，将其应用到了诸多档案的基础性工作环节和流程中，对工作人员的工作情况产生了一定的影响，促使工作人员思想理念有所改变，管理模式也发生了明显的变化。对于档案管理人员来讲，在构建信息化管理体系的时候，必须重视大数据技术应用效果的体现。

其一，引进数字化技术，利用该项技术来制定规范性的电子化档案管理体系，将以往纸质档案资料转换为电子类型，如此一来，就可以提升工作质量，减少纸张输出，节省成本。

其二，对档案信息处理系统和平台进行合理应用，保持规范性，加大对日常工作的控制和管理力度，借助技术优势来分析和整合诸多的数据。从中看出，大数据分析处理技术可以全面处理复杂的数据，确保结果的精准性。

1.4 将档案信息的价值全面挖掘和发挥出来

档案信息自身有着较强的价值性，工作人员需要引进整理和分析数据的有关方式，提取出价值性高的信息，为部门后期决策和规划提供一定的参考依据，其属于建设信息化体系的主要环节。基于此，为了将档案信息的整体价值体现出来，提高使用质量，做好各环节的信息整合工作是很有必要的。所以，以各项信息和数据分析工作为主，制定健全的数据库系统，借助计算机软件进行搜索，发挥出信息的价值和实际功能，为工作发展提供诸多的信息支撑。另外，档案管理服务质量的提高还可以加深各部门的合作和交流，有利于该部门高效率的开展各项工作。

1.5 做好员工培训工作，制定健全的培训体系

通过比较档案管理工作方式和以往传统的管理方式可以看出，两者有着明显的差别，在平时办公和事务管理等方面中，均是借助计算机程序和软件进行操作的，这就要求相关人员必须熟练的对计算机软件进行操作，掌握软件的具体功能和操作程序，通过培训的方式提升员工操作能力，健全内部培训体系，培养自身素质[1]。

2档案信息化建设现状

2.1 保密和权限问题

保密和权限在档案信息化管理期间特别重要。在以往档案管理期间，工作人员均是将有关的资料储存于档案室内，而信息化档案管理不同，其表现为所有用户处于不同地点中访问数据网络系统，在这一环节中，可能会出现不法人员攻击数据库系统并且随意修改信息的现象。而且，拥有账号和密码的人都可以登录数据库系统查询相关的信息数据，致使档案系统的信息安全性下降，风险隐患随之形成。

2.2 档案信息的真实性较低

当对档案信息进行管理的时候，存在着档案信息真实性不高的现象。比如，相关人员接受了上级指示以后，要求对档案系统内的信息进行整理，可是因为平时没有将档案信息资料完整的录入进去，员工为了应付上级检查，随便录入了一些和实际情况不相符的资料，使得档案信息的资料不真实。再者，有的部门虽然要求员工录入了档案资料，可是并不会对该治疗进行检查，员工也不会进一步反馈录入的资料，再加上没有完善制度的约束，所以导致资料的真实性下降，难以将实际情况体现出来[2]。

3大数据档案信息化的开发保护和利用策略

3.1 遵循科学管理理念，加大重视程度

伴随着档案管理工作的深入开展，其逐渐朝着信息化发展趋势转变，不管是企业还是单位，都必须强化对信息化和大数据技术的重视力度，摒弃以往不正确的管理理念，对档案信息资料有着正确的了解和认识，比如，清楚地知道档案信息属于企业运行期间不可缺少的一项资源，其必须和当今信息化发展趋势相符合，遵循科学的管理理念。强调管理合理性和科学性的目的是因为企业运行期间，虽然也比较关注信息化水平的提升，可是在具体开发保护和应用环节中，依旧有着诸多的不足之处，比如虽然电子档案受到了普遍的应用，可是纸质档案仍旧起着极高的作用。部分企业在创建电子档案的过程中，完全忽视了保存和管理纸质档案，导致诸多信息缺失和遗漏，难以进行查询。

3.2 对档案信息资源进行开发保护和利用

将信息化技术应用到管理档案信息化资源内，可以加快资源管理的数字化运行进程。基于此，应当紧抓电子政务建设带来的良好机遇，有效开发档案管理信息化资源，优化和改善思维理念，延伸数字化信息资源的传播渠道。在政府信息资源方面，档案部门也是不可缺少的一项机构，只有强化档案信息化开发保护和利用程序，根据政府相关信息的公开工作进行改革，依靠互联网技术加以操作，以此确保资源的充足性。除此之外，档案信息化管理体系也必须进行完善，成立规范的档案信息资源数据库，在创新思维理念的基础上探索新型的资源管理模式，从而达到档案信息为社会公众提供优质服务的目的。

3.3 制定完善的法律法规制度

在改革和应用档案管理体系以及信息化体系的过程中，均离不开完善法律法规制度的约束，只有这样，才可以将其的优势体现出来。所以，必须对档案信息化建设和开发期间的法律体系加以健全，增强档案管理工作流程的规范性，促使档案信息整理和分析工作越来越具备标准性，以此促使档案管理工作高效率开展。

3.4 强化档案信息化服务意识，提升服务水平

档案管理工作包含的内容较多，本身有着一定的特殊性和复杂性特征，这就要求管理人员必须增强自身的操作能力，谨遵优质的服务理念，增强档案管理意识，对档案管理工作进行大力宣传，提供良好的服务，将档案信息化存在的价值体现出来。针对档案信息化管理期间出现的异常现象，必须及时解决和处理，确保档案信息化和人们以及社会提出的要求相符合。

自从步入了信息化领域以后，我国档案管理模式得到了一定程度的改进和创新，所以，应合理使用大数据技术，全面建设档案信息化，将档案信息化在社会运行中的保护和使用价值发挥出来。

3.5 集档案信息化和电子政务为一体

信息化档案资源属于电子政务建设环节的主要方式，其和我国政务机密建设有着密切的联系性，将档案信息化建设和电子政务相互结合到一起，使其成为一项完善的结构类型是很有必要的。双方部门应当做好交流工作，加深联系，确保数据的准确性和完善性。

4结束语

以上所述，档案信息化建设是未来主流发展趋势。在新形势背景下，需要结合实际情况实施档案信息化管理和建设工作，强化人员的档案信息化管理意识，落实完善制度，从而促使该项工作高效率开展。

參考文献

[1] 综合档案管理理念在扶贫档案管理中的运用策略[J].兰台内外，2019，（8）：25-26.

[2] 更新档案管理理念实现档案管理科学化、规范化、现代化[J].智慧健康，2018，（8）：9-10.