浅谈行政记录在统计中的应用分析

王红云

政府统计最主要的数据来源是统计调查，近年来正面临着调查负担越来越重，调查成本越来越高，无回答率不断攀升的困境。为全面提高统计数据质量，节约政府统计成本，行政记录在统计中的应用越来越频繁，本文就行政记录在统计中的优势、不足和应注意的问题进行了讨论 ，并从行政记录在统计中的应用环境正变得越来越好，行政记录在统计应用中亟待解决的问题两方面进行了简单分析，旨在进一步提高行政记录在统计中的应用。

一、引言

随着我国经济水平的不断提高和信息技术的不断发展，人们对统计数据信息的需求越来越多，时效性要求越来越高，政府统计数据正越来越多的被社会关注和利用。统计调查一直以来都是政府统计数据的主要来源，发挥着不可估量的作用。但是，通过统计调查方法获取统计数据正变得越来越困难。这一方面是社会各界所需的统计数据内容多、种类杂、质量高、时效兴强，加大了政府统计的工作量，增加了政府统计调查的成本;另一方面是人们对保护个人信息和企业信息的意识不断提高，政府统计调查时的无回答率不断攀升;再有人口流动性增大也给统计调查带来一定困难。政府统计调查正面临着极大的挑战。但随着我国政府职能的日趋完善，管理水平的不断提高，行政记录的内容越来越全面，行政记录的管理越来越规范。不远的将来，行政记录终将成为统计数据的中主要来源，得到越来越多的应用，发挥越来越重要的作用。

二、行政记录在统计中的优势、不足和应注意的问题

行政记录指民政、工商、税务等政府行政部门为履行其职能，如办证、登记、检查、保险、培训、税收、付费和罚款等，而收集、记录和保存在文件、档案中的个人和单位的资料记录。

（一）行政记录在统计中的优势

1.易获得成本低。通过政府协调向公共管理部门所起得的行政记录几乎没有成本，并且能快速獲得想要的统计数据。这为政府统计节省了大量的人力、物力与财力。行政记录中的数据可以用来减少一些敏感问题的无回答率， 如个人的收入 、财产、学历等;充分应用部门行政记录，可以有效缓解普查员和普查指导员选调难、入户登记难、普查对象配合难等问题;减少面对面的调查指标，简化普查内容，减轻被调查对象负担，提高普查配合力，全面提高工作效。

2.容量大种类全。由于行政记录是各单位各部门日常工作信息的重要反映，随着技术水平的不断提升，行政记录中记录的信息和数据量越来越大，种类越来越齐全。

3.获取快时效性强。将行政记录直接作为统计数据，可以免去向调查对象开展调查， 进行访问，填写调查问卷等程序，不但大大节省了统计调查经费的支出，而且减少了调查的过程，缩短了统计调查的时间，时效性强。

4.稳定性好延续性好。行政记录比统计调查数据具有更好的稳定性和连续性，政府组织的普查一般是一次性的，每次调查的范围、调查的项目、调查的方法等都有变化，虽然对一些变化较快的重要事项已进行连续性的抽样调查，但是调查的间隔相对比较长。由于政府的行政服务管理监督是不间断的 因此政府的行政记录也是联系不断的，在长期的行政记录实践中，行政记录在记录对象的界定、记录项目的设定和技术方法等方面已形成相对稳定规范的模式，所以行政记录得到的数据比政府统计调查得到的数据具有更好的稳定性和连续性。

5.记录真实准确性高，行政记录是为本部门的管理与控制而设立的，行政记录是对社会、经济现象进行数量描述的最主要形式，所以能真实地反映社会、经济现象运动、变化的过程，并且大多数行政记录反映的都是公民自愿的主动性行为，不容易出现弄虚作假。即便罚款等行政记录反映的不是自愿行为 但这些行政行为的本身往往具有强制性，一旦发生都需要记录备案，也就保证了行政记录的真实性，通过行政记录转化而来的统计数据的准确性就会很高。另外，少了统计调查的各个环节，直接把行政记录转化为统计数据还减少了可能产生的各种误差，如抽样框误差、应答误差、无回答误差、计量误差等，这也在一定程度上提高了统计数据的质量。

总之，除以上的优势外，由于行政记录中拥有大量的变量信息，因此可以选择最适合的数据处理方法，推算和验证统计调查取得的数据，减少非抽样误差。行政记录数量越多，则统计工作中的信息和数据量越大，分析出的结果代表性就越强。由于行政记录具有的稳定性和连续性，容易分析出各项统计调查数据的变化趋势，使统计调查更具有现实意义。

（二）行政记录在统计应用中的不足

1.统计部门需要数据时，部门上报缓慢

虽然上级部门曾经层层下发过联合文件要求各行政主管部门按时向统计局提供相关统计行政记录， 但由于各种原因，各部门的领导和工作人员对此项工作配合意识薄弱，部门提供的资料质量不高，填报资料信息不完整、不准确等情况时有发生。

2.单位代码多样化，代码标准不统一

单位代码的唯一性和权威性是行政记录能在统计中应用的基础。当前税务、工商、社保、民政、公安各部门对单位代码、行业代码、隶属关系等各项指标的代码使用管理不统一，没有形成统一行政记录的交换标准，在数据管理和使用上各自为政，相互难以衔接，且功能单一，应用范围狭小，没有整合成一个各职能部门可以共享的数据平台，造成了数据资源的浪费 。

（三）行政记录在统计应用中应注意的问题

1.行政记录数据和统计调查数据两者分类不尽一致。国民经济核算已经形成一套严密的方法论体系，而在很多部门的行政记录数据中，行政部门并没有采用这一分类，这样就是造成了两者在分类上的差异。

2.行政记录数据和统计调查数据两者时间记录规则不尽一致。统计调查一般根据日历年限进行的，但有些行政记录数据出于行政管理的需要，会将核算期调整为以日历年限不同的时期。

3.两者覆盖范围不尽一致。国民经济核算中所需要的数据，一般都是要求覆盖整个行业中所有的常住单位，但行政记录一般都只覆盖本部门管理范围内的数据，而不包括管理范围外的数据。

三、行政记录在统计中的应用环境正变得越来越好

由于我国经济水平的提高和技术水平的进步，行政记录在统计应用中的优势越来越明显，行政记录在统计应用中正变得越来越重要

（一）行政记录在统计应用中的技术保障越来越强

提高行政记录在政府统计中的利用率，一个关键条件是部门间的数据能否实现共享，计算机技术和互联网技术的快速发展，为实现这种数据共享提供了坚实的技术基础。各部门通过计算机软件，硬件技术可以实现数据管理的现代化、自动化，通过功能强大的互联网技术可以实现部门间信息资源的传播和共享，实现行政记录与政府统计数据的连接和转化，这种便捷安全的技术使各部门及机构之间容易实现信息的交流共享。

随着我国信息技术水平的不断提高，5G时代的到来，使互联网、云计算、大数据、物联网、金融科技以其他新的数字技术应用到现实生活中，使统计信息的采集、存储、分析和共享变得方便快捷，改变了社会互动方式。数字化、网络化、智能化的信息通信技术使现代信息活动更加灵活、敏捷、智慧。行政记录在统计应用中的技术保障越来越强，行政记录转化为统计数越来越容易，统计数据被人们充分有效利用正变得越来越方便 。

（二）行政记录在统计应用中的制度保障越来越完善

行政记录由各部门各自建立，并且各部门有不同的法规制度对其进行规定， 行政记录应用于政府统计，一个重要的前提就是要有完善的法律保障。

《中华人民共和国统计法》中明确规定，“搜集、整理统计资料，应当以周期性普查为基础，经常性抽样调查为主体，综合应用全面调查、重点调查等方法，并充分利用行政记录等资料”。在《中华人民共和国统计法实施条例》中也指出，“统计资料能够通过行政记录取得的，不得组织实施调查，通过抽样调查，重点调查能够满足统计需要的，不得组织实施全面调查”。在2011年四月国家统计局颁发的《“十二五”时期统计发展和改革规划纲要》中也指出，要加大行政记录在政府统计工作中的应用，强化行政记录信息的整合，促进行政记录向政府统计的有效转换。这都是从法律和规划层面上肯定了行政记录在我国政府统计中的地位。

《中华人民共和国统计法》中也明确规定，“国家机关、企业事业单位和其他组织以及个体工商户和个人等统计调查对象，必须依照本法和国家有关规定，真实、准确、完整、及时地提供统计调查所需的资料，不得提供不真实或者不完整的统计资料， 不得迟报、拒报统计资料 ”。“县级以上人民政府有关部门应当及时向本级人民政府统计机构提供统计所需的行政记录资料和国民经济核算所需的财务资料、财政资料及其他资料，并按照统计调查制度的规定及时向本级人民政府统计机构报送其组织实施统计调查取得的有关资料”。

2016年，国务院又统一部署了“五证合一”登记制度改革。

以上这些都是为在统计中获取行政记录、充分利用行政记录的制度保障。但制度还需从安全性、可操作性等方面进行细化和完善。

四、行政记录在统计应用中亟待解决的问题

行政记录要为政府统计大量使用，必须是获取简单快捷，对其进行加工、整合、转化容易，只有将行政记录转化为统计所需要的数据，才可作为政府统计数据进行分析和对外公布。要更好的发挥行政记录在统计应用中的优势，亟待解决好以下两个问题。

（一）建立统一完整、及时更新的基本单位名录库

建立统一完整、及时更新的基本单位名录库，首先要建立统一的基本单位信息采集表系统，其最关键的工作是统一代码标识，要想实现多部门资料互换与实时共享，必须实现单位代码的规范化，从宏观上来看，国家应及早依靠行政手段来解决统计、工商、税务、社保、公安等行政部门间单位代码不唯一和指标不统一的问题，只有建立起完整统一的指标体系和唯一的单位代码，才能实现真正意义上的资源共享。地方可以从行政管理实际出发，建立各部门共同负责基本单位登记管理机制，推行统一的编码规则和认证管理标准，从源头开始就填写好统一的组织机构代码，从基层就建立资源共享机制。

（二）加大系统软件的开发，开发一套将各部门功能整合在一起的系统

我们想要充分利用各部门的行政记录资源，提高行政记录在统计工作中的利用率， 必须加大对系统软件得开发，突破各部门应用系统的制约。我们可以设想开发一套将各部门功能整合在一起的系统，在系统内部对相关指标进行关联，各行政部门可以通过各自的权限使用程序中与本部门相关的功能，在一定程度上实现各部门行政记录数据资源的共享。

通过本文的分析可知，行政记录为统计工作提供了大量稳定、连续、准确的原始信息和数据。同时，行政记录能够在统计工作中直接调用，降低了统计工作成本，提高了统计工作效率，使统计工作在时效性方面得到持续提高，最终推动统计工作的良性发展。因此，在统计工作中，应当重视行政记录的作用，并加大利用行政記录，使行政记录逐渐成为统计数据的主要来源，为提高统计质量注入新的力量，让统计信息和数据更好的服务全社会。（作者单位：：昆明市盘龙区城乡居民社会养老保险局）