数字化时代中小企业图书资料管理机制的若干思考

李文雯

摘 要：随着数字化技术的快速发展，尤其是互联网技术发展水平的不断提高，给人们的生产生活带来了许多便利。在图书资料管理方面，图书资料管理者需要对大量的图书资料以及信息数据进行分类、归纳、存储，这使得管理者面临着新的发展机遇和挑战。在数字化时代，中小企业图书资料管理同样面临着巨大的挑战，如何更好地运用新的信息技术、创新图书资料管理的运行机制、利用数字化技术给图书资料管理带来积极影响，这些都是当前中小企业所亟需解决的问题。本文就数字化技术条件下中小企业在图书资料管理的运行机制进行了思考。

关键词：中小企业;图书资料管理;数字化技术

随着信息化时代的高速发展，获取知识和信息的快速性、精确性、便捷性越来越受到人们的关注和重视。高效准确获取信息是让中小企业在激烈市场竞争中脱颖而出重要法宝和制胜手段，因此，图书资料管理的数字化和信息化运用越来越得到中小企业的重视，并已成为企业健康发展的重要环节和保障。

1 中小企业图书资料管理机制存在的问题

1.1 中小企业管理层对数字化应用的重视程度不够，认识不到位，导致图书资料管理运行机制相对落后

近些年，中小企业虽然得到长足发展，但是企业管理层对图书资料管理的认识仍停留在初期阶段。一方面，从企业的机构设置来看，大多数企业的图书资料管理工作由其他部门来兼顾，不健全的机构设置造成工作业务上无法衔接和有效开展[1]。另一方面，管理层对数字化应用了解不深、认知不足、重视程度不够，有些企业只注重经济利益，忽视图书资料管理的应用和发展，认为发展图书资料管理没有必要，不急于一时;有些企业认为自身人才资源有限，没有人员和精力推动图书资料管理的数字化应用[2]。

1.2 中小企业图书资料管理上无法满足企业员工需求

由于中小企业资金有限，需要把有限的资金投入到生产及销售领域，因此投入在图书资料管理的精力、物力相对较少。首先，图书资料匮乏，更新慢，导致企业员工花费时间进入图书馆却无法寻找到他所需要的图书资料。其次，图书资料信息管理工作管理模式陈旧，服务手段相对落后，一般采取手工卡式管理方式对图书资料进行管理，工作效率低下。最后，管理人员素质不高且不是专业技术人才，对企业的生产、销售了解不够透彻，难以保证对图书管理全过程的某一个环节做到精准掌握，更难以实现对于图书资料借阅情况的系统掌握，没有实现对文献信息的深层次加工，无法提高图书资料及信息方面的利用率[3]。

1.3 中小企業缺乏资源共享的渠道

当前，大部分中小企业很少与出版社、信息发布机构、科研院所及政府相关部门沟通联系，缺乏资源共享的平台和渠道，获取图书资料和信息等来源渠道较狭窄，造成企业存储的图书资料久未更新，资料陈旧或破损严重，影响使用。

2 数字化技术对图书资料管理的影响

2.1 有效提高图书资料的储存量和管理质量

传统的图书资料一般是以纸质为主，如报纸、杂志、期刊、图书等，传播信息和知识的途径一般是通过纸质图书资料的借阅、归还来实现，需要提供一定的管理场所和阅览室，能提供的图书料数量比较有限。且纸质图书在入库、存储、借阅等过程中，纸质的图书资料容易受损或遗失，因此，传统的管理方式已难以满足当前管理者和读者的需求。而由数字化技术构建的图书资料管理体系可以突破传统纸质图书资料管理的缺点，通过计算机技术、通信技术以及多媒体技术等数字技术手段，把纸质的图书资料转化为电子信息资料，如电子书、电子杂志等，读者可以通过计算机或移动终端进行下载和阅读，这样不仅能有效地增加了图书资料的存储量和资源利用效率，而且能有效减少使用过程中对图书资料的损害，保护资料原件。

2.2 检索更加精准快速

传统的图书资料管理方式以人工为主，存在分类不合理、检索过程慢、人为出错概率大等问题，而数字化技术使得图书资料管理和检索方式发生了改变。利用数字化技术手段，管理者根据图书信息按照门类进行收录和分类，建立科学、清晰的电子化检索系统，管理者和读者只需借助输入关键词、作者姓名、期刊名称等相关信息，就能快速准确地找到自己所需的图书资料信息，或同类相关的信息，电子信息资料还可以通过网络直接进行浏览或提取，实现了图书资料管理的快速、准确、便捷。

2.3 促使图书资料管理者提升素质和专业技能

传统的图书资料管理者的工作需要有一定的检索分类专业知识，但工作比较单一枯燥，工作压力较小。在数字化时代，信息存储和管理更多是依靠计算机技术和网络，这就要求图书资料管理者需要具备一定的计算机、数字化管理、数据存储安全等方面的知识和技能，因此，管理者要增强学习意识，通过持续不断的学习，努力提高自己的专业知识和业务技能水平，转变服务方式，优化服务质量，从而适应数字化时代对图书资格管理的新变化和新挑战。

3 数字化时代中小企业图书资料管理的一些建议

3.1 强化管理人员的信息意识

中小企业图书资料管理机制发展速度缓慢并且效率低下的最主要原因就是中小企业管理层的重视程度不够。为了促进图书资料管理机制的发展，企业管理层应当积极转变管理理念。要从思想上行动上充分认识到行业信息情报的重要性，把中小企业图书资料管理机构当成是企业文化建设的中坚力量来建设，对现代信息技术与数字技术加以优化利用，全面提高中小企业数字化水平。

3.2 优化机构设置，建立专业化的管理者队伍

企业应当培养同企业发展及员工需求相结合的图书管理专业人才，建立企业情报队伍，成为企业的信息资源中心，专门负责收集、整理、保存、分析图书情报信息，提供各种最新的资料和情报，如，科技情报、生产情报、专利情报等，并定期给图书资料管理人员做相应的培训和学习教育，及时对教育学习进行评审和总结，制定合理的发展规划，从而保证管理者的技术业务水平与时俱进，帮助企业快速有效的整合了大量信息资源，使企业在竞争激烈的市场中立于不败之地。

3.3 加强与高校、科研院所、政府相关机构及出版社的合作交流

中小企业由于自身的成长水平、经费及成长范围是有限的，所以企业在获取信息情报时有一定的局限性和滞后性。因此，中小企业管理层考虑利用数字化技术优化企业图书资料管理运行机制时，一方面要让企业的图书资料管理更好地为中小企业的发展服务，另一方面也要从企业自身的经济承受能力的角度来考虑，加强与高校、科研院所、政府相关机构及出版社的深度合作，通过相关机构资源共享平台，加强交流合作，既能够快速的获取到最新最全的企业信息情报，也能够通过优化内部信息管理运作机制，节约企业运行成本，从而推进企业数字化建设的有序开展。

参考文献

[1]付学治，浅析中小企业信息管理现状及对策[J]，城市地理，2015（04）.

[2]刘芷仪，探究信息管理在中小企业中的应用与策略[J]，黑龙江科技信息，2017（10）.

[3]王占海，实现图书资料管理的现代化[J]，赤子，2016（8）.