浅谈新时期外国人来华工作许可的档案管理

改革和完善外国人来华工作管理体制、全面实施外国人来华工作许可制度，是深入贯彻落实习近平总书记关于引才引智工作系列重要讲话精神和“聚天下英才而用之”战略思想的重要举措，是深化中国政府简政放权、放管结合、优化服务改革的积极实践，是提高政府对来华工作外国人管理服务水平的具体体现，是构建具有国际竞争力人才制度优势的有力抓手。而这之中，涉及档案的方方面面，穿插各细枝末节的管理技术，本文主要从三个方面简要剖析新时期外国人来华工作许可档案管理的特点，从而更好的服务于此项工作。

1 现代化信息系统是外国人来华工作档案管理的强劲抓手

2016年11月前，外国人来华工作采用的“外国专家来华工作许可管理系统”，2016年11月，根据国务院审改办决定，“外国人入境就业许可”和“外国專家来华工作许可”整合为“外国人来华工作许可”，由国家外国专家局负责组织实施，地方人民政府结合实际参照执行。2016年10月至2017年3月，四川作为全国试点省，外国人来华工作许可工作也列为省委省政府深化人才发展体机制改革措施之一。2017年4月1日起，全国统一实施外国人来华工作许可制度。至此，全国统一建立起统一的外国人来华工作管理服务系统（http：//fwp.safea.gov.cn/）。通过现代化信息系统，将流程统一、材料统一、审批统一，为外国人来华工作的档案管理提供了重要的统一途径。除了对网络系统中档案的归档以外，还应对申请人所上传附件材料，逐一下载到本地进行文件夹编录保存。档案材料可按申请时间、申请单位、国籍等分类，并以文件材料名标明所属JPEG和PDF文档资料。需要注意的是，因网络系统及磁盘硬件的不可靠性，以月为单位对电子档案进行备份是必不可少的环节。外国人来华工作管理服务系统也为跨地区档案的查询提供了便利，因本系统全国联网，并将原外国专家来华管理服务系统的数据迁移完毕，那么只要输入申请人姓名、性别、护照号、国籍等必须信息，便可以查询到其在系统内相应的档案记录，对甄别其工作经历是否真实、信用程度，提供了方便快捷的途径，而不必跨地区调取个人档案进行查询，大大提高了审批效率，真正做到“数据网上行，信息多跑路，单位少跑路”。

2 传统纸质档案是外国人来华工作档案管理的必备条件

除了网络电子档及本地电子档材料便于检索之外，必须将纸质材料按《外国人来华工作办事指南》中所要求提交的材料顺序备好，要求申请人单位签署原件属实的意见并加盖公章后存档，一是为审核相应材料时提供便利，二是为档案存档时制定统一的存档标准。齐备档案的存放也为外国人来华工作后续提供了便利，如申请续期、注销、补办等相应业务或处理特殊情况时，需翻阅原始档案进行核验。 但要注意的是，外国人来华工作许可档案与一般档案不同，涉及不同国籍申请人提交的材料，如学历学位证书、无犯罪记录证明及相应国家行业主管部门及外交部门出具等认证件，那么就涉及不同国家的语言文字。除了在申请阶段要求必须提供中文翻译件外，还应对翻译内容的质量、文档格式、对应材料顺序进行高质量的把控。申请单位通常出具等中文翻译件有两种：一是具有翻译资质的机构出具的翻译件，二是申请单位自行翻译件，这就要求经办人员除了掌握一般的档案业务外，对此项工作对专业性提出了更高的要求。在审核流程中，因仅要求申请人在最终环节出示原件，原件材料是不装入档案的，那么，在审验原件和复印件是否一致时，需要经办人仔细比对，尤其是在验证我国驻外使馆认证件时，使用相应工具进行扫描鉴别，防止伪造文书的情况出现。最终，档案整理工作中，将申请人齐备的材料按要求装订成册以后，依次按照经办人初审、科室长审核、分管领导审批的步骤，制证后正式将整套材料正式存档使用。

3 树形组织结构形式是外国人来华工作档案管理的良好方式

因涉及已聘请及有聘请意向的单位较多，利用现代化管理途径，相应创建了本地区外国人来华工作许可工作群，将涉及单位纳入管理，提供方便、快捷的咨询途径。另外，按受理部门、用人单位、下属在聘外国人的树形组织机构形式对其档案进行管理，既清晰明了掌控所属信息，又能明确在所辖范围内的流动方向。同时，整个外国人来华工作管理系统的审批档案信息，交换到外事、公安等部门，未来还将与海关、税务、教育等部门互通互认，大大提高了工作效率。

档案管理贯穿于外国人来华工作管理服务中，努力提升外国人来华工作管理服务档案工作的科学化、规范化、信息化、国际化水平，积极服务我地区人才强州战略。

作者简介

谭超（1990-），男，汉族，四川省凉山州西昌市，助理馆员，大学本科，凉山州人力资源和社会保障信息中心，档案管理。