浅析办公室文秘工作效率提升策略

孙志军

(山东省再担保集团股份有限公司 山东 济南 250101)

在现代企业办公室的工作当中,文字秘书的位置显得十分重要,文秘要进行公文处理，也要从事公司治理工作和为领导层服务等。其工作性质决定了文秘人员除了要掌握语言文字基础知识和各种机关文稿的写作常识外，还要及时获取历史知识、业务知识、经济知识、科技知识、法律知识、领导科学知识等多方面知识，文秘人员在广泛获取各种知识的基础上，突出学习和掌握一项或几项专门知识，即在“通”的基础上求“专”。做到“四博”：博览群书、博闻强记、博采众长、最终达到博学多才。如何有效提升文秘人员工作效率就是要学会如何“厚积”而“薄发”。

一、提高办公室文秘工作效率的现实意义

(一)充分地发挥一个企业以文辅政功能。作为一名文秘人员，首要职责就是公文写作。一个优秀的文秘人员的价值体现必为创作优质文章，高效处理公文，实现“辅政”功能。“辅”者，助也。很显然，“以文辅政”必然要求文字和内容要有较高的质量，不仅要结构严谨、文字精彩、语法修辞，还要有鲜明观点、精辟见解，必须对决策有帮助、对实践有指导意义。文字工作从来都是和辅政紧密联系在一起的，现代企事业单位中涌现的不少高质量文稿在“辅政”方面所发挥的重要作用，也是显而易见、不可抹煞的。

(二)有效地优化企业公司治理运行效率。办公室文秘人员职责范围除了公文写作还有一项重要职能就是从事公司治理服务工作。狭义上来讲，公司治理就是指企业股东对经营者的一种监督与制衡机制。其目标是实现股东利益的最大化，防止经营者与所有者利益的背离。主要特点是通过股东大会、董事会、监事会及经理层所构成的公司治理内部治理。

(三)更好地推动办公室发挥好中枢作用。在企业内部，办公室主要承担着上传下达的作用，可有效将领导层与基层员工紧密联系起来，及时实现信息对称以解决企业运行中存在的问题。文秘人员作为办公室的一员，高效率的文秘人员可以加快办公室信息传递速度，综合协调各部门统一步调、战术协同，快速将决策层战略决策部署落实到行动上，进一步推动企业在现代经济发展中健康持续发展。

二、当前办公室文秘工作中普遍存在的问题

(一)在大局的把握上还不够成熟全面。企业文秘有时经常领会领导意图和思路不够准确，起草涉及公司发展全局的材料时，对于谋篇布局、各块内容多与少、重与轻、大与小的处理还有欠缺，导致有些文字材料的重点不突出，很难写出高质量的文稿。

(二)在细节的处理上还需要精益求精。企业文秘对于不同领导的思维逻辑、语言风格、表述习惯等研究还不够深入，经常出现多篇稿子一个风格，文字工作的个性化、精细化服务水平还有待进一步提升。

(三)在知识的学习上还有待深度拓展。文秘工作是一个综合性很强的工作，不仅要求文秘有专业的文秘知识，还要积累多学科知识，否则会使文稿空洞无物、华而不实。文秘人员还经常对所学内容的分析、研究、理解、运用还只停留在相对较浅的层次，更多的只是完成了知识的采集和梳理，缺少加工利用制作成形的过程。

三、提高办公室文秘工作效率的策略技巧

(一)强化三个环节，切实提高文字工作效能。一是把握规律，驾轻就熟。工作中，文秘人员要不断对文字工作分析、判断、思考，坚持办文之后的归纳和整理，把握各种文体在结构、内容、篇幅、语气等方面不同要求和不同写法。二是前置学习，未雨绸缪。根据文秘工作特点，着力强化学习的敏感性、有序性和动态性，围绕办公室中心工作、领导关注热点、近期工作安排等，主动学习书籍、互联网、上级精神文秘有关知识，梳理形成自己的知识脉络体系。三是增强意识，积极主动。工作中，不断强化大局意识、责任意识、团队意识，不断强化工作主动性，辩证看待文秘工作，克服浮躁情绪，在思想上、工作上讲团结，做到步调一致、拾遗补缺、协调配合，高效完成各类工作任务。

(二)统筹三类关系，合理把握各项工作节奏。一是主与次的关系。面对纷繁复杂的文字及会议工作，文秘人员要通过旁听公司各类会议，抓住不同阶段的中心工作，分清主次，做到突出重点、兼顾全面、忙而不乱。二是轻与重的关系。工作中，坚持轻文快办、要会稳办的原则，对于一般性小材料做到速来速办，对于重要性工作会议做到稳中有序。三是急与缓的关系。工作中，文秘要对于时间上要求并不急的工作，不等不拖，按时完成任务;对时间要求比较紧的工作，保持头脑冷静，弄清工作要求，工作做到重点突出、逻辑清晰。

(三)提升三种能力，更好应对各项工作任务。一是写作能力。文字功底始终是一名文秘工作者是否合格的第一指标，要紧紧围绕文秘专业知识，定期组织学习研讨，研读专业书籍，多写多练，掌握各种文字材料的写作方法，避免陷入“知识恐慌”。二是表达能力。办公室作为综合协调服务部门，决定了工作中要汇报请示多、接听电话多、调度协调多，文秘人员在工作要尽量使用最简短和灵活的语言表达最完整的信息，注重日常工作中潜移默化提升语言表达能力。三是协调能力。“遇事能办”是办公室人员的重要能力之一，文秘人员要工作中及时协调领导、协调同事，迅速贯彻落实领导决策安排，不断深化个人的协作意识、协调能力。

(四)用好三种方法，切实发挥文秘工作价值。一是善于从大局出发、从小处着手。一方面，文秘人员要时刻关注事关全局的重大问题、宏观形势，提高从大的方面分析把握和统筹谋划的能力。另一方面，充分利用讨论材料、旁听会议等各种机会，准确把握领导工作意图与思路;对历次领导讲话材料进行横向对比、纵向分析，把握领导在工作思路上的发展和变化，提升自身文字水平。二是善于从目标出发、从落实着手。文秘工作中要善于以结果为导向，确保各项工作任务执行到位，按照工作考核目标，及时分解目标任务，落实落细工作任务。三是善于从规范出发、从执行着手。文秘人员要积极围绕公司治理、会议服务、公文写作、综合协调等方面，优化工作流程，提高工作效率，规范做好各项工作，确保工作合法合规。

四、结束语

综上所述，本人认为提升办公室文秘工作效率可以从以下三个三个方面进行自我修养：一是工作进步来自锲而不舍地努力。要深刻认识到要想真正提高文字工作水平，不能靠短期突击恶补，必须扎扎实实，注重平时积累，循序渐进，厚积薄发。二是能力提高来自坚持不懈地学习。想做好文字工作，必须将学习作为一种习惯，靠学习获取各种知识提升能力。三是境界提升来自持之以恒地修炼。文秘个人的境界对做好文字工作十分重要。作为文秘人员，经常要面对繁重而枯燥的工作，境界就像一只无形的手，影响着工作态度、工作效率、工作水平，只有专注事业、超越自我、升华心态、严格律己才能实现境界的提升。

办公室文秘工作是企业当中的一个重要职位,要努力培养办公室文秘的工作能力,要努力的培养办公室文秘工作积极性,通过提高秘书的工作创新能力,使秘书在工作当中能够大胆运用自身的创新思维,为企业的稳步发展提供更好地方向。