浅析写字楼租赁内部控制

刘文敏

摘要：近十年，成都天府大道区域中，大量的房地产开发项目已竣工，其中包含许多写字楼楼宇。房地产企业需回笼开发资金，收回投资成本。一要出售已竣工的写字楼，二要对留存写字楼做资产运营管理。文章针对区域内写字楼资产运营管理进行研究。由于区域内的企业大多处于起步阶段。如何优化企业内部控制，提高写字楼经营管理效率，稳定企业利润，减小企业经营风险，快速有效回收建设成本成为了区域内房地产企业探索的重要功课。文章以所在项目为例，首先，阐述了写字楼租赁内部控制的内容;然后，纵观市场其他项目，对区域内写字楼租赁内部控制存在的问题进行了深入分析;最后，提出了有针对性的解决措施。论文对于同类项目加强内部控制具有一定的启示作用。

关键词：写字楼;租赁;内部控制

九天开出一成都，万户千家入画图。2011年银泰集团取得成都高新区天府大道石墙片区地块，由此正式开始开发“成都银泰中心”。成都银泰中心是银泰集团继北京银泰中心开发之后的又一个地标型综合体。作为成都高新技术产业开发区金融城板块重点项目，成都银泰中心包含：超甲级写字楼、高档住宅、酒店式公寓、大型商业、五星级酒店、地下车库六大业态。项目2016年竣工备案。2016年3月9日成都银城置业有限公司与中国平安人寿保险股份有限公司成都平安蓉城置业有限公司签订了《成都银泰中心3号办公楼项目之框架协议》，2016年6月29日成都银城置业有限公司与华夏人寿保险股份有限公司签订了《成都银泰中心2号写字楼商品房买卖合同》，至此，项目内两栋写字楼整体出售。但是与单纯买卖合同不同的是，这两份合同是集团在综合考虑后，采用的销售资产融资战略，所以它们都带有为期5年的保底承诺。届时，如何完善写字楼租赁内部控制显得尤为重要，它是确保达成企业保底承诺的重要途径。本文以成都银泰中心写字楼租赁为引，结合其他项目的经验教训，简要介绍和分析区域内写字楼租赁内部控制的内容，存在的问题，解决的办法。

一、写字楼租赁内部控制的内容

内部控制指为保证公司资产安全，经营合法合规，会计信息真实可靠，而在公司内部采用的由全体员工共同参与的管理方法，以提高企业的经营效率和效果，实现企业的战略目标。写字楼租赁企业一般的管理工作流程为：评估租金—出租审批—谈判—签订合同—会计核算—佣金审批/支付审批—租金回款。写字楼租赁具有前期投入大、资金回款周期长、经营风险大等特点，与之对应的内部控制度应包括：租金定价制度、出租交易规范制度、采购与付款制度、预算制度、租金回款制度、租户分级制度、绩效考核制度等。这些制度的建设将有效管理和控制写字楼租赁内部各环节工作，保证租赁企业长期稳定的运作。

二、写字楼租赁的内部控制存在的问题

目前，写字楼租赁企业在内部控制中存在的问题归纳起来主要有以下各方面：

（一）写字楼租赁租金定价不规范

纵观成都区域内，写字楼楼宇芸芸，市场竞争激烈。而各个楼宇品质分级不尽相同，准确合理的对写字楼租赁租金的定价直接影响着楼宇的出租率和企业的经营利润。如果租金定价过高，客户无法承受，导致出租率低、空置率高，资源浪费，租赁企业无利润。如果定价过低，虽然可以快速占领市场，但企业利润低或者亏损，无法按预期时间收回建设成本不利于企业长期稳定经营。因此，规范租金定价，制定合理的定价方法，寻找到租金平衡点，是写字楼租赁企业的首要功课。

（二）合同风险控制不完善

许多房地产企业有丰富的开发经验。但在项目竣工后，对存量资产的运作管理经验相对欠缺，目前还处于摸索前進阶段。写字楼租赁合同是写字楼管理运作的一个重要履约文件，各房地产企业应结合各项目楼宇特点整理出合适的租赁合同制式条款，并且通过公司内部各部门，例如：租赁部、物业部、财务部、法务部等相关部门的多方位审核及修订。在工作中，笔者也曾经遇到因合同条款约定不周而造成的一些履约纠纷，如“营改增”前签订的租赁合同，双方对收入约定不严谨。“营改增”后，合同双方对收入是否含税认定不同，造成的合同履约纠纷;约定提前开票的租赁合同，对租户违约风险考虑不周，未足额约定履约保证金，给公司造成了税金损失;对存在变量（如国家税率调整变动）的租赁合同约定不清，造成的合同履约纠纷等。借一斑以窥全豹，写字楼租赁合同的拟定十分重要，各房地产企业应高度重视，多层次多方位严谨科学的制定合同条款，才能减少企业在经营过程中承担的风险。

（三）写字楼租赁信息化程度低

区域内房地产企业资产管理大多处于起步阶段，租赁信息化程度低，在工作中大量依靠人工制作租赁信息表、回款统计、应收统计等工作。工作效率低，工作准确率不高，工作质量完全依靠项目人员素质的高低。后期利用手工表格提取相关信息如平均有效租金等很多指标都需要计算，花费过多时间且无法保证结果正确性。工作常常还会出现同一表格有多人都可以使用及录入，极容易造成错误且无法分清责任人。信息化程度低对企业的管理十分不利，且极容易造成房地产企业经营损失。有条件的企业应当积极建立推进信息化系统的使用。

（四）应收账款监控及催收制度不健全

写字楼租赁业务存在时间跨度大，免租期灵活、付款节点复杂，经营风险大的特点。部分房地产企业内部管理混乱，信息化程度低。租户漏交、欠缴情况时有发生，房地产企业缺少健全的应收账款监控及完善的催收制度，极可能不知晓租金逾期已经发生，或者已经知晓却没有及时正确的进行催缴，使企业蒙受经济损失，对企业发展十分不利。

（五）租户评级体系不健全

租户经营实力直接决定支付租金的能力。在租户选楼的同时，房地产企业有必要对租户进行评级和筛选，以控制租赁经营风险。笔者所管理的写字楼，曾因保底压力过大，公司为快速达到高出租率，而弱化了该环节，在资产经营中后期出现很多未到期解约的情况。违约事件发生，运营团队一方面面临艰难的违约谈判：赔付问题，房屋复原问题，收回时间问题等。另一方面需要大力快速寻找稳定的能接受房屋现状的新租户填补空缺。大大增加了租赁经营的压力，极易造成租赁企业经营损失。我们总结：亡羊补牢不如未雨绸缪。事实证明：健全租户评级的确是写字楼租赁内控的一个重要内容。

（六）成本支出缺乏有效监管

本文认为，写字楼租赁的成本，自持项目重点关注营销费用支出，非自持项目重点关注营销费用及保底租金成本两项支出。在写字楼租赁工作开展初期，公司往往会采用鼓励政策，比如：提高写字楼成交佣金、加大营销宣传力度等，来提高员工或中介机构的积极性，快速填白。达到目标出租率后，公司会调整战略，比如：提高租户准入门槛，减少营销费用投入。部分房地产企业没有及时进行阶段战略的调整，并且整个运营过程中未实施有效的成本监管，以至于成本支出过大，直接影响企业利润和投资成本收回的进度。

三、完善写字楼租赁内部控制的对策

针对以上写字楼租赁内部控制存在的问题，本文总结房地产企业应该以下方面完善内部控制制度。

（一）建立租赁定价体系

企业要合理确定写字楼租赁单价，在出租率和租金中寻求平衡点，能最大化的为企业创造利润。笔者所在项目为此成立了定价小组：首先，小组成员整体了解成都租赁市场情况;然后，横向对比竞争项目定价，如成都国际金融中心IFS、中海国际中心等;再结合企业经营阶段的需求，对项目定价做全面评估。最后，制定出当期的写字楼租赁净租金底价控制明细表。商务租赁谈判中以此为界限，参考租户等级，分情况决定：租赁单价、免租期、租赁年限等租赁条件。当然在瞬息万变的市场环境中，企业为了一直保持竞争优势，需要定期对租赁单价进行审查，及时调整以适应新形势下的竞争。

（二）完善合同条款，减少违约风险

房地产企业应整理出基本合同条款，包括但不限于：租赁物业的详细情况、租赁物业的用途、费用支付约定、合同双方的权利义务、租赁标的返还约定、违约责任等。着重针对企业经营中的风险点，做出保护经营的合同措施。笔者公司也不断根据实际情况，在经营过程中多次聯合各部门修订统一合同文本，优化完善合同，减少租赁经营风险。

（三）建立租赁企业信息化系统

租赁企业信息化体系的建立能大大提高工作效率，方便审查监督，减少错误风险。行业内，像新鸿基房地产自行组织开发了房地产租赁ERP系统，来福士也使用自行开发的房地产租赁SAP系统。这些系统监控了整个租赁流程。从租赁审批到合同签订再到合同执行实现了全面信息化。留下各环节操作审批痕迹，方便各种信息提取（如查询：出租率、租金、保证金、回款额等），实现催缴自动化及实时提醒，回款后对接财务软件和开票软件，自动完成账务处理和开票导入，十分准确、快捷、安全。

（四）健全租户评估体系和催收制度

写字楼租赁企业可以从公司性质、财务背景、公司历史、公司所在行业、租赁面积、有效租金等多维度对租户进行评分，根据评分结果综合划分租户级别。对不同级别租户给予不同的政策及关注度。鼓励吸纳优质租户，减少写字楼租赁企业经营风险。公司还应建立完整的催收制度，全面监控应收账款。以笔者所在公司催收制度规定为例：客服部提前一个月发送缴款通知书提示各租户;付款截止日前多次安排提醒;逾期7天内支付，计算发送违约金付款通知书;逾期7天还未支付，按合同约定执行断电，支付租金后恢复供电并收取违约金;断电后仍未付款，向租户发送律师催款函;如租户超过律师催款函中约定的最后付款日期仍未付款，向租户发送单方解除合同，请公正处公正收回出租房屋。每月末，财务部与客服部定期核对应收账款明细。通过对应收账款的全面监控，严格按照催收制度执行，写字楼租赁企业可以确保每一笔租金有效到账，对存在违约风险的租户及时按照制度规定做出相应处理，快速有效的减少企业经营损失。

（五）采用内外部双重审计监督

建立并实施审计监督是内部控制监督机制的一个重要部分，审计监督包含了外部审计和内部审计，外部审计主要是对企业财务经营的一个正确性审计，而内部审计是对企业经营的一个有效评价和监督。笔者公司属于分公司，总公司每年都会指定外部审计单位对公司进行年度审计。而银泰集团也有单独的内部审计部，定期或者不定期的到各项目进行经营审计，出具经营审计报告，对各公司经营做出客观评价，对存在的问题提出限期整改，完善公司经营制度，减少公司经营风险。

（六）建立健全预算制度，有效实施绩效考核

笔者所在企业，每年首先制定一个经营目标。结合财务预算指标量化到各部门，定期评价预算执行情况。结合管理评价等内部控制考核，对企业管理者及员工做出绩效评价，评价结果直接决定每个人的工资收入。这样的内部控制度能最大化的调动全员的积极性，凝聚所有力量完成公司经营目标，非常适合起步阶段的写字楼租赁企业。

四、结语

本文通过对成都天府大道写字楼项目租赁工作的梳理和回顾，参照其他项目的先进经验，总结了写字楼租赁内部控制中存在的问题，提出了一些解决办法，希望能在优化自我工作的同时，为区域内的写字楼租赁企业提供一个有效实施内部控制的初步参考。

参考文献：

[1]周兆平.房屋租赁企业财务风险管理及其内部控制探讨[J].中外企业家，2018（32）.

[2]陈翔颖.浅谈写字楼租赁企业内部控制存在的问题与对策——基于于家堡金融区写字楼租赁企业[J].中国国际财经，2018（08）.

（作者单位：杭州国俊商贸有限公司成都分公司）