谈新时代档案管理工作的信息化建设

李茹

【摘 要】随着信息社会发展的深入，我们进入了信息化时代，档案管理行业也迎来了新的变革。在新时代档案管理工作要想实现新的发展，就必须主动融入时代，特别是要充分利用信息技术，借助信息技术发展的成果完成自身的信息化建设，为自身注入新的活力。在信息化时代，档案管理行业如何进行信息化建设呢？本论文结合自己的教学工作实践谈一谈新时代档案管理工作的信息化建设的具体路径。

【关键词】信息化;档案;管理;建设

信息技术的发展，改变了我们的生活，也催生了新的产业生态。传统档案管理工作与现代信息技术的结合，产生了档案信息化模式，解决了新时代档案工作内容剧增、工作安全性降低、工作效率低等问题，为大众提供了更为全面、人性化的档案服务。

一、利用信息技术手段，推动档案信息数字化转换

进入21世纪，我们迎来了信息化时代，社会上的信息呈现爆炸式增长，我们呗淹没在信息的洪流之中，如何对其选择、整理和归纳，成为了档案管理行业的一个难题。为此，借助信息技术的发展成果，我们提出对档案信息进行数字化转换，施行档案的电子化管理。如此才能够与时俱进改，满足时代对于信息管理的要求。

传统档案管理模式下，信息只能借助纸质载体存在，我们都知道纸质载体对于保存的条件有极大的要求，纸质的文件不仅承载的内容有限，对于保存也由很高的要求，很容易发生损坏。在信息化时代，为了扩大信息的容量、提高查阅的效率，为大众提供更为便捷的服务，我们需要对档案信息进行分步骤地电子化处理，利用信息技术完成档案的数字化转换，建立系统化的档案数字信息库。我们在本部门档案信息电子化的基础上，进一步推动各个部门乃至地区的电子档案的归纳，形成有系统化的、全面的档案数字信息库，并对其进行共享。如此一来，我们就可以更快速找到我们需要的档案信息，更便好地保存更多的档案信息。

二、强化信息技术应用，优化档案管理工作流程

信息技术手段的不断发展，科技产品的不断引入，促进了档案管理行业的变革，推动了档案工作的信息化发展。为了进一步提高档案信息工作的效率，还需要我们对传统的工作模式进行更新，对现有的工作流程进行优化。其中，特别是要运用一些信息技术手段，来优化档案管理工作流程，推动档案管理工作的持续发展。

首先，要强化信息检索技术的应用。如何在海量的信息海洋之中快速、准确找到我们需要的信息呢？这离不开强大的检索技术。所谓信息检索技术，其基本原理是通过用户出示标识，在一定的档案文件领域之中进行检索，以快速发现完全匹配或部分匹配的数据资料。在实际的应用中，无论是联网检索还是脱机检索，检索技术的核心和根本都在于数据库系统以及检索系统的建立。在档案管理行业之中，我们需要做好检索系统的建设，按照分类号、主题词、关键词等作为标引，设置更具人性化的标引。同时，我们也要建设多元化的计算机检索服务方式，如定题检索、回溯检索等，引入先进检索技术帮助我们去寻找信息。

其次，要强化信息采集和通信技術的应用。提高有效信息的采集工作，需要我们引进先进的信息收集和传输技术，在录音、录像、照相与摄像技术的基础上我们还需要引入光电扫描技术、光纤通信技术、无线通信技术等。在信息存储上，不仅要广泛使用u盘、光碟、录像带，更要不断开发新的存储技术，如储量巨大的云存储，来丰富我们的档案信息存储载体。

三、研究保密和安全技术，提高档案信息安全管理

随着电子档案信息的多元传播和传播形式的多样化，档案的安全风险也不断增加。社会上发生了很多的信息泄密、信息被盗、黑客行为，都告诉我们档案管理工作的信息化建设不能够忘记安全工作的保障。为此，我们就必须加强研究保密和安全技术，提高档案信息安全管理。

档案机构一方面要注重对于纸质档案的存储和保护，按照严格的程序和规则借阅档案;另一方面，也要加强对于电子档案的保护，也不是随着电子文档数量的增多，对电子文件的管理和保护更是应该放在重要的地位。首先，我们需要完善档案信息安全管理各项制度，建立健全档案信息安全应急防范机制。一些档案的查阅和存储工作要与互联网物理隔离，严禁非规定计算机接入和访问，储存电子档案的计算机一定要设置密码，禁止外部人员通过U盘、移动硬盘等便携设备进行数据交换。再者，我们还可以引入元数据标准的制定、著录与标准标引标准的制定以及信息加密与备份等各类安全保护技术。当然，档案管理工作者也需要扎实掌握档案管理基础理论知识，特别是要提高相关计算机网络管理应用技术，避免因安全保密意识或法律意识薄弱引发信息泄露。

总之，在社会信息化的时代背景下，我们要加强档案管理工作的信息化建设，才能更好地发挥档案的功能。

参考文献：

[1]李霞.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2020（10）：10-11.

[2]张丽波.互联网时代信息化建设上面临的问题及对策——基于档案管理工作[J].现代商业，2017（18）：96-97.

（作者单位：黑龙江省佳木斯市建三江第一高级中学）