利用“修订”功能记录修改痕迹

王志军

职场实践中，涉及一些重要的表格，可能需要经过多轮的反复修改，如何将这些修改的痕迹记录下来呢？利用Excel的“修订”功能，可以轻松解决这一问题。

如果是2016或更高的版本，首先请从开始菜单打开“Excel选项”对话框，选择“自定义功能区”，在右侧窗格的“從下列位置选择命令”下拉列表框选择“不在功能区中的命令”，找到“接受/拒绝修订”“突出显示修订”“共享工作簿（旧版）”这三个功能，将其添加到右侧的功能区。可事先创建一个名为“修订”的自定义组，如图1所示，点击右下角的“确定”按钮即可生效。

切换到“审阅”选项卡，现在可以发现刚才新创建的“修订”自定义功能组，点击“突出显示修订”按钮，打开“突出显示修订”对话框。首先请勾选“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”复选框，指定需要突出显示修订的单元格位置（可在工作表中直接选择），如图2所示，最后点击右下角的“确定”。

现在当我们修改指定区域内的任意单元格时，会在单元格的左上角发现一个蓝色的帽子，当鼠标移到该单元格上时，会弹出批注，如图3所示，这里记录了修改人、时间、位置、修改内容等详细的信息。

提示：如果需要批量查看修改痕迹，可以保存工作簿，再次打开“突出显示修订”对话框，勾选“在新工作表上显示修订”复选框，保存之后会在一个新的工作表上显示修订的痕迹，效果如图4所示。