信息化时代行政事业单位档案管理探究

张书桥

摘 要：信息化时代，信息技术的出现推动了行政事业单位发展的速率，其中就包含档案管理。但是从目前行政事业单位档案管理的实际情况来看，还存在有诸多问题，管理效率不高，档案信息更新不够即时等，都限制了档案管理工作的质量。基于此，为提高行政事业单位档案管理的质量，应当建设信息化档案管理系统，优化管厘模式。本文主要围绕信息化时代下行政事业单位档案管理存在的问题，总结出有助于改善档案管理质量的措施。

关键词：信息化;行政事业单位;档案管理

引言：随着科学技术的发展和社会的进步，市场经济逐渐呈现出复杂性和多样性。大数据时代，行政事业单位发展对信息技术的依赖性逐渐增强。但目前很多行政事业单位在技术上无法跟上时代潮流，在资金上无法更新管理设备，保持人工档案管理模式，不仅不利于行政事业单位的发展，而且对行政事业单位的社会效益产生了负面影响。如果能积极构建信息管理体系，注重推进资源信息管理、部门建设管理、信息采集管理等综合因素，是行政事业单位实现“优质高效”完成任务的重要保证。

一、信息档案管理模式具有重要意义

1. 档案是行政事业单位的信息源数据库

在发展过程中，每个行政事业单位都有自己的发展记忆数据，具有自己的特点，这些数据对行政事业单位、社会乃至国家的发展都能起到积极的作用，因此有必要对其进行保存。同时，档案是行政事业单位发展过程最权威的见证，也是行政事业单位分析最直接的信息资源，通过档案的查阅，使人们对行政事业单位的发展经验、实践和文化理念有了深刻的了解，因此档案具有重要的现实意义行政事业单位文化知识的深刻意义。行政事业单位档案管理技术、信息化技术，使复杂的档案数据实现统一、有序，使数据存取变得方便、简单。文件信息、图像资源、表单信息等被逐一规划成统一的管理系统，保证了访问者在最短的时间内找到最满意的资源，极大地提高了方便性。

2. 促进资源的合理利用和统一管理

与信息管理模式相比，旧的手工档案管理有其不可忽视的局限性。对行政事业单位来说，给人、物、时带来了诸多不便。对于所涉及的信息，还存在由于气候、温度或事故导致数据丢失的风险，导致许多有价值的信息丢失。技术化、系统化管理模式下的档案管理，首先可以为行政事业单位的发展节省更多的人力资源，减少人工管理时间的比例，然后在很大程度上实现强大资源的整合，从而达到“优胜劣汰”的效果，实现统一管理管理各类资源，实现资源的定期更新和改进，实现综合管理，提高行政事业单位档案资源的综合效益。

二、实现档案管理信息化策略分析

1. 增强档案管理的信息意识

对于一个行政事业单位来说，档案管理工作要重视起来，因为档案管理涉及的资源种类丰富，涉及的内容也有自己的特点，注重档案信息的开发有利于促进档案管理的进一步推广和发展，关注档案资源开发效率，加大档案信息管理建设。领导需要加强信息资源的整合，加强信息管理电子系统的建设、完善或更新。同时，也需要行政事业单位员工积极配合领导安排，能够提供相应的管理解决方案和数据信息。对行政事业单位而言，为了切实提高档案管理部门工作人员的质量和责任意识，单位应当定期组织开展宣讲会，确保部门内部的职工深刻意识到档案管理的重要性。

2. 加强行政事业单位内部建设

行政事业单位档案资源管理信息化工程不是单一的、暂时的，而是全面的、广泛的，也就是说，行政事业单位信息资源管理是一项需求大、范围广的工作，这就需要行政事业单位内部各部门密切联系，搭建信息资源的“对话桥梁”。行政事业单位需要将任务分配给部门人员，并将其划分为不同的任务组，承担档案信息管理系统的不同任务。由于计算机系统需要人力来完成信息数据的录入、筛选和分类工作，因此需要组织部分员工完成数据的记录和整理。其次，国家统一的数据信息要求是管理标准，而描述、语言形式、检索标准、数据协调等工作需要统一有序，因此，也要安排合适的人选进行工作。同时，建设后的档案管理也不容忽视。整理、检查、设备维护等岗位工作也需要随时妥善安排，确保信息化档案管理系统能够继续为需求方提供服务。各部门之间的密切联系和共同行动，更有利于形成统一的规划管理模式。

就档案管理工作而言，事业单位只有不断有关工作体系，才能够切实提高档案管理的效率和质量。对档案管理部门的工作人员而言，同样需要提高责任意识，单位应当建立并完善绩效考核机制，定期对档案管理部门工作人员进行考核，根据其工作态度以及效率进行适当的奖罚。

3. 积极引进先进管理技术

档案管理信息化建设，行政单位需要先增加资金投入，配备信息化管理所需要的电脑等设备。对行政事业单位来说，每年下发到单位的经费是定额的，一般都会投入到主要的工作内容上，对档案管理并未过多的投入。基于此，为了提高档案管理信息化，单位应当加大对档案管理的资金投入，不断升级档案管理工作的效率。

与此同时，实现科技信息管理目标的首要因素是缺乏科技支撑。档案是行政事业单位发展的最好记录，具有重要的历史意义。同时，它也是行政事业单位发展的方向依據，具有指导作用。作为一个重要的资源库，对技术的要求是可以想象的。首先要注重资源管理和信息保存的安全性，积极借用计算机编程和编码，在行政事业单位内部创建一个独特的管理网站或系统，设置准入标准，提高系统准入资格，防止重要资源被盗。其次，要结合先进的图表和数据处理技术，及时更改数据，在提高系统安全性的同时，为需求者提供更多便利。

结束语

信息化时代，行政事业单位的发展不仅仅局限在业务能力上，包含档案管理在内的行政管理工作同样决定着事业单位的发展，应当提高对档案管理的重视，切实完善好档案管理工作体制，提高档案管理工作质量。对行政事业单位而言，应当加大信息技术在档案管理中的应用，建立信息化档案管理系统。

参考文献：

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