食品制造企业采购环节内部控制优化研究——以SY企业为例

伏珂颖

(中南林业科技大学 湖南 长沙 410004)

一、引言

食品制造业作为我国国民经济支柱产业之一，为促进经济增长和提供就业岗位做出了突出贡献。但由于准入门槛低，受经济变化的影响小，该行业长期以来以数量扩张为主的粗放型发展方式仍然未得到全面改变，大中型企业偏少，市场竞争结构离散，集约化进程比较缓慢。再者，国内食品生产企业品牌发展良莠不齐，相当一部分企业组织结构、产品结构不尽合理，自身质量安全管理存在诸多不足，对食品安全造成直接影响，据统计，在“中国全面小康进程中最受关注的十大焦点问题”中，民众对食品安全的关注度近十年来居高不下。无论从哪个方面讲，研究食品制造业企业内部控制，对于促进企业可持续发展和保障民生权益均具有重要意义。

采购是企业生产经营的前提和起点，而食品制造企业又与其他制造业不同，其采购环节的突出特点主要有三：第一，采购频率较高，且大部分食品制造业采购的原料多为初级农产品，贮存时间过长会导致营养成分流失甚至腐坏变质，因此不可过量堆积贮存；第二，对原料的质量要求较高，民以食为天决定了食品制造业是与老百姓身体健康息息相关的重要行业，原材料质量是否合格直接决定了最终产出的产品是否符合国家食品质量安全标准，要控制最终产品的质量就得从采购开始抓起；第三，采购成本对产品成本影响较大，由于食品制造企业采购的原材料种类繁多，如果单次采购量少，采购活动太过频繁，容易造成原料价格过高，人工、运输等费用激增，导致最终产品成本上升，如果单次采购量过大，原料一旦腐坏变质会造成资金损失，增加库存成本。因此，加强采购业务内部控制是食品制造企业内部控制的重点环节，本文以SY食品制造企业为例，探析采购业务内部控制优化路径。

二、SY食品制造企业采购业务内部控制的问题

SY企业是湖南省岳阳市的一家生产挤压糕点、方便食品、面包的食品制造企业，2013年5月成立，多年来，其产品凭借鲜香美味的口感远销湖南，深受广大消费者特别是年轻人的喜爱。但是，2017年至2018年，先后四次受到当地食品药品监督管理局的处罚，究其原因，都与内部控制失效脱不了干系，内部控制薄弱成为了阻碍企业发展的严重问题。

一般来说，采购环节内部控制主要包括编制采购预算及采购计划、供应商管理、招标管理、采购成本管理、采购订单管理、采购结算管理和采购合同管理八个方面。经调查了解，SY食品制造企业的采购环节主要在原料采购计划、供应商管理、采购环节信息沟通与监督、采购订单后续追踪管理四方面存在以下问题：

(一)缺少原材料采购计划

对于食品制造业来讲，原料易腐烂变质的特点决定了原料不可大量囤积，否则容易增加库存压力或引起资金浪费，单次购买的原料过少可能会影响企业正常生产经营，采购频率过高又会增加原料采购成本，因此单次采购量的确定十分重要。然而经过考察发现，SY企业的采购部门往往只根据生产部门的申请单一次性采购大量原料，并没有根据实际情况制定阶段性的采购计划，这导致SY公司经常出现部分原料浪费的现象，损害了公司的经济利益。

(二)对供应商的筛选标准不明确

由于食品制造企业所需原材料繁多，选择合适的供应商是影响采购质量和采购成本的重要因素，SY企业在实际采购中并没有供应商审核标准体系，大多数情况下是通过熟人介绍、管理层指定方式进行选择，再加以比较原材料价格就草率地与其签订采购合同，更没有针对供应商阶段性的评估与考核，供应商不承担任何压力与公司建立起长期合作关系，很容易影响原材料品质，这样一定程度上增加了采购风险。

(三)采购订单后续管理不到位

企业应该要谨防采购订单延误风险和采购订单变更风险，主要表现在供应商由于外部和自身原因没有及时履行合同以及随意变更采购订单内容。SY企业在采购完成后，采购部门不会定期与供应商联系，对订单继续开展后续追踪，这样看似节省了人力、物力、财力，但增加了采购风险，由于SY企业采购的原材料中初级农产品偏多，一旦供应商由于外部不可抗力因素延迟送货或送的货质量不合格，将会给公司造成直接的经济损失。

(四)采购环节各部门缺乏信息沟通与监督

采购环节涉及的部门很多，原则上有几个环节必不可少。销售部门根据往年的销售量并结合市场情况确定相对合适的生产量并传递生产部门，生产部门在评估自己生产能力的基础上将原料采购量传递给采购部门，采购部门要与财务部及时沟通以便灵活安排资金，采购后要经质监部门验收方可入库。然而，SY企业各部门在采购环节没有协同合作，采购活动从头到尾没有销售部门的参与，财务部门审批采购单时随意性较大，丧失了对采购环节的监督作用。另外，SY企业没有设置质检部门，直接由采购部门充当质检，使得原料出现质量安全问题的概率增大。

三、SY食品制造企业采购业务内部控制问题的优化路径

(一)健全采购计划管理制度

健全采购计划管理可以有效规避风险，减少因库存过多或缺乏对公司造成的损失，有利于资源合理配置，取得最佳经济效益。SY企业的采购人员首先应根据公司年度目标，经营计划和生产计划等制定年度采购计划，然后在综合考虑采购所需数量、时间、采购成本和管理成本等因素的基础上制定阶段性采购计划，确定合理经济的采购量。采购部门还需在公司内部确立合理的材料耗用标准，减少浪费。

(二)健全供应商选择和考核制度

为促进公司的长期稳定发展，SY企业应摒弃基于人情利益关系选择供应商的方式，建立客观合理的供应商选择和考核制度。在选择供应商时，应该把供应商是否具有合法营业执照，经营、卫生许可证、原材料质量是否符合相关标准放在突出位置，而后从价格、交货时间、运输费用等因素进行综合考虑。全面搜集供应商有关信誉、服务、生产能力等资料，多方多途径了解后建立供应商档案，此举既有利于防止出现质量、产能、履约失信等情况，也有助于针对供应商开展后期考核工作。采购部门应建立严格的考核体系以针对供应商开展阶段性考核，明确考核职责和分工，明确供应商考核的奖励和处罚措施，并严格执行。

(三)健全采购订单追踪管理

向供应商下达采购任务后，并不意味着采购环节的结束，SY企业的采购人员需要不定期与供应商进行电话沟通，必要时候可以进行走访了解其备货情况，以防出现延迟交货的情况。一旦知悉订单异常，采购人员应主动采取积极措施进行催交，同时与部门经理和生产部门反馈信息以便及时补救或调，必要时企业应该及时更换供应商以挽回损失。

(四)健全采购环节信息沟通与监督机制

采购是生产经营的起点，也是涉及多个部门的环节，SY企业应健全采购环节内部信息沟通与监督机制，采购部门应与生产、财务、质检等部门联合起来，一起把好原材料采购这道关口，为公司的正常经营奠定基础。为了不影响采购活动的正常进行，生产部门应在规定时间内提交请购单，如需变更数量或取消采购，应及时通知采购部门；采购部门应将采购计划报送财务部门审核，财务部门应针对采购部门提交采购计划进行严格高效的审批，合理安排资金，SY企业应设立专门的质检部门对原料进行验收之后方可入库，进一步保证原料质量，降低风险。总而言之，要建立全公司协调采购、互相监督的思想。

(五)加强采购环节内部环境建设

采购环节的特殊性还表现在人财物的统一，要保证采购活动正常进行，任何一个因素都不能出现问题。因此，SY企业在招聘采购部门员工时，除了相关专业素养要达标外，还要重点考察员工的品行、操手和价值观，这会直接影响他们在采购活动中的表现；其次，企业高管要带头重视采购业务，有利于形成良好的采购氛围，同时建立合适的不影响采购业务正常进行的监督考核机制；最后，企业要加强内部文化建设，使员工能普遍认可并自觉遵循，从而指导和规范员工的价值取向和行为方式。

结束语

采购是公司组织生产和销售产品的前提，既影响企业产品成本，又对销售定价有重要影响，而对于食品制造业企业来讲，加强采购业务内部控制等同于把好食品质量安全的第一道关，因此，采购环节的内部控制不可忽视。本文选取SY公司为研究对象，探讨了该公司在采购业务内部控制的问题及风险，并提出优化措施。但本文研究也存在不足，单独讨论采购环节内部控制，忽视了与供应链其他环节的联系，可能会导致整个企业的内部控制系统效果无法发挥到最佳，这需要进一步研究和改进。