高校档案工作岗位设置管理

摘 要：国家事业单位岗位设置管理、深化党和国家机构改革，迫切要求高校档案工作人员由身份管理向岗位管理转变。合理地设定档案工作岗位需要档案部门的积极参与。文章结合改革实践中出现的问题，探索档案部门如何从工作目标、工作分析、流程设计、编制岗位说明书等方面配合人事部门开展这项艰巨复杂的任务。

关键词：档案工作 岗位设置 机构改革 岗位说明书

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2019-05-22

★作者简介：韩晓颖，哈尔滨理工大学副研究馆员，研究方向为档案管理。

Abstract Optimizing the post setting management of state institutions and deepening the reform of party and state agencies makes it urgent for the archives staff in colleges and universities to transform from identity management to post management. Setting up the archives post reasonably requires the active participation of archives departments. Combining the problems that appear in reforming practice， this paper explores how archives departments can cooperate with personnel departments to carry out this difficult and complex task from the perspective of work analysis， process design， post description and so on.

Keyword archival work; post setting; institutional reform; post description

2018年，党的十九届三中全会审议通过了《中共中央关于深化党和国家机构改革的决定》和《深化党和国家机构改革方案》。随着机构改革的深入进行，各级档案局（馆）开始了工作职能划转，高校档案馆也正在经历体制机制职能的整合优化和各种变革。在此过程中，我们深刻体会到做好档案岗位设置工作对于机构改革的重要性。

一、档案部门参与岗位设置管理的必要性

岗位是一个单位组成的最基本单元，每个岗位能否很好地完成工作，决定整个单位的发展。人们常认为聘用、考核都是人力资源部门的事情，但事实上如果没有具体业务部门的深度参与，这项工作是无法完成的。

一方面，高校人事部门一般从宏观上对岗位设置进行指导，对任职资格统一规划，但对学校众多的岗位职责与权限不可能了如指掌。在不熟悉档案部门业务工作的情况下，不能够科学地设定档案工作的岗位。另一方面，岗位设置的方案是为部门服务的。由于档案工作内容多样、绩效难以量化等原因，只有档案工作人员积极地参与，才可能保证岗位设置的可操作性，提高效率。在构建岗位的过程中，档案部门必然会重新审视档案工作，发现问题。档案工作人员也会在此过程中看到自己的不足。

二、档案工作岗位管理中存在的问题

1.“因事设岗”引发的不适。档案工作具有传承性的特点。很多单位档案部门固定用工，岗位长期不变动，档案人员一般只熟悉自己常做的工作。一旦岗位变动，涉及其他档案工作内容时会觉得生疏而缺乏自信，没有形成有效的动态管理机制。改革前，大家随着工龄和年龄的增长，薪级标准自然享受相应待遇。改革后，由于每一级别的聘任名额有限，存在被降低聘任级别而影响个人利益的可能。

2.岗位竞聘中的矛盾。竞聘中对于档案工作岗位的选择，大家自然会选择薪酬相近，但工作内容相对较少、完成起来较容易、工作环境好、时间比较有弹性的岗位。或者为了追求更高的薪酬，竞聘实际上对人员自身素质要求较高、工作内容不易量化、考核指标无法精确的岗位。高校档案部门由于缺乏经验，设置的指标体系不够完整，缺乏辨别性、可靠性和有效性，导致有的岗位无人问津，有的岗位竞聘者趋之若鹜。

3.工作考核难以统一标准。由于档案工作的分工不同，工作内容和性质决定了工作要素很难具体衡量，不能实现同样的量化考核标准。有的工作量大，容易完成。有的工作花费时间多，成果不顯著但意义深远。还有的工作完成的质量与数量和档案人员的知识水平、业务能力及综合素质关系密切，工作的结果看不见摸不着，不容易或者根本不能量化，因此无法比较谁的工作效率更高，更出色。

三、档案部门如何参与学校岗位设置管理制度的建设

1.确定未来档案工作目标。目标是人们预期活动的方向和结果，是在一段时间内期望达到的目的和成果，按时间可分为长远目标、中期目标和近期目标。随着档案工作内容日益丰富和不同时期工作重点的变化，经常会出现新理念和新方向，正确的目标是档案事业发展的基础和动力。首先，明确的工作目标能激发档案人员自我完善的意识，使其更加主动地开展工作。例如，为了实现档案内容更加丰富的目标，负责收集工作的人员会更加自觉地深入各个部门走访，积极寻找各种类别、载体、形式的有存档价值的材料，档案工作的活力会得到进一步加强。其次，树立工作目标可以促使我们在档案工作中分清主次和轻重缓急，合理地安排工作的节奏，防止工作中顾此失彼。

2.做好档案工作分析。工作分析就是岗位分析或者职位分析，是通过各种有效的手段详细准确地了解与岗位工作有关的信息的过程。档案部门要根据当前的管理水平、实际情况、档案人员素质和岗位工作性质的不同，确定不同的工作分析方法。首先应明确档案工作的各项职责，其次对岗位进行分类。

工作分析的方法有六种，即职责分解法、问卷法、访谈法、工作日志法、观察法、专家访谈法。个人认为职责分解法、工作日志法和观察法较适用档案工作分析。

职责分解法是对部门的职责逐层分解，比较难明确各个岗位非常具体的任务，对进行这项工作的人员的管理素养要求高。

工作日志法是任职者在一定周期内，按照时间顺序详细记录自己的工作内容，并以此为基础，经过分析、归纳与整理，明确岗位相关信息的一种方法。工作日志法对于档案工作的任何环节都适用，可以很好地总结档案工作规律。

观察法是直接到工作现场，对任职者的作业活动进行观察、记录、分析归纳。观察法可以获取更加真实的信息，可作为工作日志法的补充。档案利用工作和数字化工作可以较多地使用这种方法。如在接待利用者过程中，可以考察档案人员的服务态度，以及观察总结不同种类的档案在提供利用时所需要花费的不同查找时间。在档案数字化扫描工作中，分析扫描不同种类的档案单位时间内可以完成的数量，对于不同质量的档案原件，如何选择设置不同技术参数更为恰当等等。

3.进行档案工作流程设计。档案管理是一项严谨、有秩序的工作。建立档案工作流程可以使工作有序进行，即使出现错误也可以及时分析出是哪个环节出现了问题。高校档案工作可分为收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计八个环节。其中收集、鉴定、整理、保管、检索、统计等项工作是基础工作，编研与利用属于开发利用环节。因此，整个档案工作内容又可划分为两个方面：基础工作和利用工作。据此，我们可以尝试将高校档案工作流程设计为两种模式供选择。

其一，按照八个环节模式设计。即每一类别档案根据工作量大小，由一人或几人负责完成此类档案收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计所有的工作环节。优点：工作人员熟悉所负责类别的档案馆藏，对于利用者能提供较为快捷的服务。缺点：各类档案负责人之间缺少协作，利用者为了解决某个问题，可能会查找多个类别的档案材料，要重复说明利用需求。同一个档案员要一边整理接收到的档案材料，一边接待随机来访的利用者，不能自由灵活地深入基层部门了解档案工作状态。很多人只熟悉自己负责的档案类别管理，对其他档案类别并不熟悉，不利于工作传承和未来发展。

其二，档案工作模块化分工。即将档案部门内部组织设定为收集整理部门、利用部门、数字化工作部门、综合办公管理等部门。每一部门内部根据需要安排若干工作人员，每人有主要类别的分工工作，还会兼任其他类别可替换岗位。优点：首先，各个部门内部既有分工又有合作，人员需要相对较少。根据不同类别档案的形成时间和移交时间不同，每个人能够科学地安排工作时间，提高工作效率，并有更多的时间可以深入基层部门了解档案积累情况和工作重点。其次，可以根据利用者提出的需要，在各类档案数据库和实体库查找档案材料，集中提供给利用者，让利用更便捷。缺点：利用部门人员如果对馆藏档案的文件内容不熟悉，就只能按部就班地按照检索步骤查找，查准率相对会低一些，无形中对档案工作者的素质提出了更高的要求。

4.重视档案工作岗位说明书的编写。

（1）档案工作岗位说明书的作用。有利于档案工作经验的总结，能够将各种有用信息结合起来并不断完善、书面固化，即使人员变动也可以保证档案工作的穩定性。通过规范的岗位说明书可以使人在最短的时间内全面地了解该岗位档案工作内容，有效地工作，从而避免失误。

（2）档案部门编写岗位说明书的意义。

一是便于档案工作轮换。学校档案工作内容变化不大，重复操作性工作较多，适当地从一项档案工作任务转移到另一项任务，可以在一定程度上克服档案工作的单调乏味感，使档案人员能发挥更多的才能。获取新经验，尝试新职责，增长新知识新技能，这些对于促进档案事业发展具有积极作用，详细而明确的岗位说明书使工作轮换更容易实现。

二是便于档案工作扩大化。岗位说明书详细描述每一项工作任务后，档案馆可以随时根据需要对人员和任务进行自由组合式的调整。如档案人员原先承担一项工作任务，现在可以同时承担两项甚至三项工作任务，并获得相应增加的经济报酬。

三是激励学习档案管理技能。高校档案类别较多，各类档案的管理方法既有共同点又有不同点。一些专门档案如财会类、基建类、人事类都有各自形成特点、管理要求和相关的行业规定。岗位说明书对工作的详细描述能够促进档案员在平时工作中自觉学习积累相关的知识，培养能力，提高技能。

（3）编写档案工作岗位说明书的注意事项。岗位说明书没有固定的格式，只是一个提供管理效能的工具，一般会包括工作描述与工作资格两大方面内容，不同时期目的不同，内容也会不同。档案部门编制的岗位说明书一定要根据档案工作需要，选择真正有价值的组成内容，不能简单化，也不可贪大求全。

在实践中发现，学校档案部门对于人员任职资格的设计不够完善。往往对于年龄、身体条件、受教育程度、工作经验、职业资格等显性的任职资格非常重视。专业知识、专业技能等半显性任职资格经常被忽视，各种技能、能力的水平和个性特征等隐性任职资格甚至根本没有被考虑，但这恰恰是最应该被重视的因素。个性与品质、自我形象、价值观与态度、内驱力与社会动机，这些隐性任职资格决定档案工作人员的行为是否会偏离既定工作目标，是否会降低工作的积极性与效率，是否能有意识地控制自己的行为、维护自我形象。隐性任职资格无法在短时间内用某种标准来准确衡量，但对于档案工作的绩效具有极其重要的影响。在档案工作的组织群体中，每个人的价值观都极为重要。它会影响人与人之间的关系，影响个人对决策和问题的解决方法的选择，影响个人对所面临的形势和问题的看法，影响关于道德行为的标准的确定。因此，在编制档案工作岗位说明书时，应更加突出对隐性任职条件的要求，尽量将对价值观的较高要求放在首要地位。

（4）对岗位说明书进行修正与完善。档案工作岗位说明书的制定不是一劳永逸的一次性工作。一方面，随着学校战略方向的改变，组织机构设置的变革，学校档案工作的内容甚至岗位设置本身都会发生变化，档案工作的职责、职能和工作任务会有变化。另一方面，已经编制的岗位说明书是否完全适用于档案工作，需要经过实践的检验，有一个反馈的过程。发现偏差要及时找出原因，采取措施，给予纠正，确保实现工作目标与计划。因此，档案工作岗位说明书的使用过程必然是一个动态完善的过程，是在保持相对稳定性的前提下不断根据情况变化调整、持续改进的过程。

档案工作岗位设置是新时期档案事业的重要组成部分。不可否认，高校档案部门在参与管理制度的建设中有许多不完善的地方，但我们相信，经过学习探索和总结经验教训，一定可以提炼出适合档案工作实际的规律和方法。

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