高校校友档案管理现状分析与思考

赵学敏　刘大巧　徐娟

摘 要：校友是高校持续发展的重要资源，校友档案是校友与母校联系的感情桥梁。文章通过文献研究法和内容分析法对当前国内高校校友档案管理中的问题进行分析并提出解决方案和思路，通过完善校友档案管理制度保障，为服务师生和校友之间交流合作提供平台，依托丰富的校友档案资源建立校友网站和出版校友刊物，共建共享校友档案管理平台，为高校校友工作和档案工作提供思考和借鉴。

关键词：校友档案 校友资源 档案管理 VOSviewer

中图分类号 G275.9 文献标识码 A 收稿日期 2019-06-03

★作者简介：赵学敏，云南大学档案馆副研究馆员，在读博士研究生，研究方向为档案信息化建设;刘大巧，云南大学档案馆馆员，硕士，研究方向为档案资源建设、档案管理;徐娟，云南大学档案馆馆员，硕士，研究方向为档案数字化、档案信息化建设。

Abstract Alumni are important resources for universities sustainable development， and alumni archives are the emotional bridge between alumni and their alma maters. This paper analyzes the problems in the management of college alumni archives in China with literature research and content analysis methods， and proposes solutions and ideas. Through the improvement of alumni archives management， providing a platform for communication between teachers， students and alumni， establishing alumni websites and publishing alumni publications based on rich alumni archives resources， building and sharing alumni archives management platform， the paper tries to provide solutions and reference for college alumni work and college archival work.

Keyword alumni archives; alumni resources; archives management; VOSviewer

校友是指曾经在同一所学校学习过的各种层次和各种类别的学生及在学校工作过的教授、兼职教授和教职员工等;校友档案指校友在学习、工作、生活等各种活动中形成的有保存价值的文字、图表、图片、视频、音像及其他各种形式的历史记录[1]13。校友档案真实记录了校友在校期间的点点滴滴和成长过程，是校友与母校之间的一座长期沟通的重要感情桥梁，也是学校文化建设的重要组成部分，同时具有文书档案和人物档案的特征。高校校友档案是校友教学科研管理活动的真实历史记录，是校园文化的珍贵载体，包含着丰富的史料价值和人文价值，具有较高的教育价值、激励价值和历史价值，在高校落实“立德树人”任务中有着独特的作用，其实物形式使人文教育更具有实证力和感染力[2]22。文章对高校校友档案管理的现状进行分析研究，借此研究完善校友档案管理制度和注重校友档案资源开发，对高校更好开展档案管理工作和开发校友资源具有重要的现实意义。

一、国内研究现状分析

本文通过检索中国知网文献数据，针对国内已开展的校友档案管理工作进行分析研究，以期得到管理方法和经验，为开展校友档案管理工作提供借鉴和参考。中国知网是国内收录学术文章较为全面的数据库，以“高校校友档案”或“校友档案管理”为主题检索词在中国知网中国知识资源总库中检索，检索结果寥寥无几。扩大搜索范围，以“校友档案”或“校友资源”为主题检索词进行检索（检索时间为2019年2月9日），通过手工筛选，剔除非学术型文章和无关文献，一共得到检索结果946条作为本文研究的基础数据。

1.年度发文量统计和高频关键词分析。某领域期刊论文的文献发文量可以在一定程度上反映出该行业对某话题关注的程度以及其发展的速度。有关校友档案的文献数量统计如图1所示（见下页）。从图中可以看出，对校友资源的研究文献起步于2000年，近年来文章文献数量急剧增长，并且增长速度呈逐年加快趋势，反映出越来越多的档案工作者开始关注校友工作研究。

高频关键词是指从所研究文献中抽取出的累计频次较高的关键词，可以很好地反映某一研究领域的关注热点。通过对检索到的文献题录信息进行统计分析并提取其中的前100个高频关键词，以频次降序方式构建高频关键词的知识单元共现矩阵，将矩阵导入VOSviewer软件进行分析，得到有关校友资源研究的高频关键词聚类图（如图2所示），关于校友资源研究的关键词集中于校友、高校、校友工作、就业和校友档案等，再对校友档案研究做关键词分析统计，研究关注的高频关键词为档案管理、学籍档案、校园文化、档案工作和档案建设等，由此可见目前的文献对校友资源特别是校友档案的研究多集中于校友档案的重要性理论探讨，没有对校友档案的“存、管、用”和开发进行讨论和研究，没有太多的管理实践探索。

2.高校校友档案管理存在的问题。

（1）高校校友档案管理工作刚起步，缺乏完善的管理制度。高校校友档案建设与其他类别档案相比较，发展相对滞后，因为从类别上看，校友档案不属于目前各高校对档案进行分类所依据的《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）的十一个一级类目和《高等学校档案实体分类法》（DA/T 10-1994）的十个一级类目中的任一类目，完整的校友档案应该包含教学、科研类档案，甚至覆盖党群、行政和出版类档案，對校友档案进行收集、开发和利用还没有完善的规章制度和标准方法等，需要在实践中进一步探索和提高[1]14。从载体上看，校友档案既有学籍档案等文书档案，又有图片视频等声像档案，还可能有一些实物档案作为校友档案的补充。因此，如何管理、开发利用和整合这些不同载体的档案资源，充分发挥档案存史育人功能和高校实现立德树人的教育根本任务有待进一步研究和实践。

（2）仅注重知名校友档案的开发，对普通校友关注较少。目前国内高校开展的校友档案工作绝大多数只关注知名校友，看重知名校友档案资源产生的名人效应，设立了“两院院士”“著名人物”“大师风采”等名人档案类目用来管理著名校友的档案，收集了这些著名校友的实物档案、人物专访等声像档案，与这些学者在校的教学科研档案进行整合成为名人档案，在校史馆中形成专题展出和在档案信息网上开设专栏进行展示。但收集到的著名校友档案大部分是校友出名以后的有价值档案，不能完整收集到校友如何成长的历史记录，同时没有成熟完善的档案管理制度和系统平台软件来进行校友档案管理工作。目前开展的工作针对普通校友档案的征集、整理和开发利用得极少，忽视了以人物为主线的校友成长档案。校友档案征集线索单一，没有完善的校友交流平台，档案征集和校友工作只能采用电话联系和上门访谈等传统方式开展。

（3）校友工作出色，校友档案管理工作严重滞后。校友是高校发展的宝贵资源，许多高校已充分利用和开发知名校友在商界、政界和学界的影响力来增加学校的影响力，校友是高校重要的教育、人才和社会资源，校友工作越来越受到重视，并纳入学校的长期发展规划。学校希望充分发挥校友会的作用，不断拓宽筹资渠道，积极吸引社会捐赠，多渠道汇聚资源，不断增强自我发展能力。学校建立了日益完善的校友工作机构和规章制度，校友总会在传播学校动态信息、沟通校友与学校、服务校友、服务母校、服务社会等方面起着桥梁和纽带的作用。目前在许多高校，校友工作做得非常出色并继续加强完善，为学校发展争取到越来越多的资源，但在校友档案工作方面仍然不够重视，存在归档意识不强、忽视校友档案征集和校庆档案归档严重滞后等很多问题，导致学校馆藏的校友档案绝大部分均是校友上学时的少量学籍档案，校友档案管理工作严重滞后。

二、高校校友档案管理措施和思路

1.完善校友档案管理制度保障。目前绝大部分高校均没有系统的校友档案管理规章制度和完善的管理办法，校友档案的征集收集、整理分类和开发利用存在很大的盲目性和随意性。为确保校友档案管理工作有序开展，建立完善系统的管理制度是前提保障。高校需要转变观念，改变校友档案管理的传统模式，充分运用现代信息技术，利用计算机系统和网络建立校友档案管理系统，除了为校友提供传统的档案服务之外，应利用系统平台及时回答毕业生档案托管、学历学位认证、成绩翻译等校友关心问题，更注重为校友与校友之间、校友与学校之间提供互相交流和创业合作平台，提高母校的亲和力和增进校友与母校的情感。

学校应成立专门的管理组织机构，制定校友档案管理制度。档案部门应设置专门科室，由专业档案人员负责管理校友档案，对涵盖多种分类和多样载体的校友档案资源进行分析研究和探索，根据自己学校的实际情况和现有的档案管理模式和体制，制定《某某大学校友档案管理办法》，明确校友档案管理的具体范围和内容，制定校友档案归档整理实施细则，明确校友档案的收集范围、整理方法、移交时间等内容，规范管理校友档案。此外，学校的校友总会是开展校友工作和负责筹建联系各地区校友分会的重要部门，是与校友联系最紧密、最易掌握校友新情况的机构，校友会的归档意识和档案管理工作至关重要。校友档案管理组织机构不只是档案馆一个部门的事情，校友档案管理制度完善离不开校友会、宣传部、教务部门和学生处等部门的参与和合作。

2.校内多部门联合，共建共享校友档案管理平台。校友档案包含教学、科研、党群、行政和出版等多个分类，载体有文字、图片、视频等文书档案、声像档案和实物档案，这些珍贵的历史记录由学校各个部门管理、收集并最终移交到档案馆永久保存。但长期以来，这些产生档案的教学科研管理工作属于学校不同的管理部门，管理工作按照自己部门职责和工作流程进行，人为分离了校友档案与校友资源之间的紧密联系，档案处于零散状态甚至造成部分档案的流失，不利于档案资源的开发利用。

档案馆应联合教务、学生管理、人事处等部门，利用完善的管理保障制度结合工作网络，共建共享校友档案管理平台，力求尽可能把师生从事教学科研管理等活动形成的有价值历史记录保存并归档，联合校友总会等部门举办一系列活动，灵活收集形式多样的各种校友档案。如开展校友口述档案征集活动，邀请校友回校参观座谈，组织校友聚会等等;在校庆、院庆之际，加强校友档案归档的宣传力度，让广大校友认识校友档案的重要性，增强校友主动归档的积极性。

3.为校友之间交流合作和服务师生提供平台。目前，学校许多校友档案资料仅限于简单的记录，校友档案数据库尚未建立或者不够完善，没有充分利用现在的信息技术整合校友档案数据，校友档案信息管理方式越来越不适应为校友服务的理念。学校档案馆和各部门应转变观念，从管理校友和档案资源转变为服务校友，从重在征集收藏转变为开发利用，以适应校友需求和时代的变化。注重建立校友之间的交流合作平台，通过管理系统平台从传统的校友与学校的单一交流变为校友与校友之间交流、校内各部门以校友服务为中心思想，进一步拓展檔案管理系统的功能。校友档案管理系统以学籍档案为基本数据库，除了传统的档案管理功能外还应注重互动交流功能，为校友建立班级档案、通知公告、校友风采、个人空间、校友捐赠和校友讨论等模块，展示校友在母校的历史痕迹，唤起记忆共鸣点。校友注册成为会员，并申请加入自己班级后，可以在系统中找到自己在母校的点点滴滴和成长记录，便捷地和其他同学校友进行交流互动，还可以自主更新个人资料和上传档案，浏览其他校友的风采、学校校友活动的通知公告、校友捐赠等。

同时，高校还应做好离校校友的档案征集和服务工作。当校友毕业后离开学校走入社会，在各自的工作岗位上不断成长和发挥越来越大的个人影响力，他们对社会的贡献和创造的价值越大，社会对他们及其母校的认可度也越高。因此，高校应持续不间断与校友保持联系，号召校友把毕业后自己参加的重要活动记录下来并以档案的形式保存，抽出时间移交给学校，对学校健全校友档案资源乃至丰富文化建设，激励在校学生向校友学习，有针对进行个人职业生涯规划有着重要的意义。

4.依托丰富的校友档案资源建立校友网站和出版校友刊物。目前，学校校友网站大多数仅能发布学校信息和校友活动等新闻，提供类似校友通信录的简单校友信息查询，校友网站和校友刊物是已离校校友与母校联系的重要信息通道，是开展校友工作和收集校友档案资源的重要渠道。已毕业的校友可以通过校友网站及时更新个人资料和上传资料，以确保个人信息的准确和完整。对校友档案资源的挖掘和深层次开发，可以为校友刊物的制作和校友网站的建设提供丰富的素材，增强学校校友工作的宣传效果，有利于增强校友对学校的认同和促进校友资源的开发。内容丰富有特色的校友刊物和校友网站能加强校友对母校的情感，促进校友与母校之间的交流合作，从而更有利于校友档案的收集利用。利用校友档案管理系统，尽可能收集更多的校友档案资源，对资源进行开发利用，整合各种特色校友档案资源，使其在校友网站、博物馆和校史馆等地方展示，唤起校友对母校的记忆，为校友与母校之间搭建一座长期沟通的重要感情桥梁，有助于提高校友档案工作的影响力和进一步开发校友资源。

高校校友档案是校园文化的重要组成部分，开展完善校友档案管理工作是学校发展创新校友工作的必然要求，健全校友档案工作机制，运用校友档案管理系统管理校友档案，充分运用学校各部门和校友力量，加强收集校友档案，充分挖掘和整合档案资源，不断提高和扩大校友档案的价值，使校友档案管理工作常态化和制度化，成为学校可持续发展的重要信息资源之一，促进校友工作和档案工作的进一步发展完善。

参考文献

[1]梅业新.高校校友档案建设存在的问题与对策分析[J].安徽工程大学学报，2016（6）：13-17.

[2]曹颖，王新鹏，宋伯峰.“立德树人”视阈下高校校友档案建设新探[J].兰台世界，2016（21）：22-24.