浅谈高校馆藏档案数字化服务外包

摘 要：档案数字化是当前乃至今后各级各类档案馆面临的一项长期工作内容和工作方向，是数字档案馆建设的基础。本文以武汉大学为例，探讨了档案数字化服务外包的具体要求和标准。

关键词：档案 数字化 数字档案馆 服务 外包

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2019-05-28

★作者简介：刘秋华，武汉大学档案馆技术室，硕士研究生，从事档案信息化工作。

Abstract The digitization of archives is a long-term work content and work direction faced by archives at various levels at present and in the future， and it is the basis for the construction of digital archives. Taking Wuhan University as an example， this paper discusses the specific requirements and standards in the digital service outsourcing of archives.

Keyword archives; digitization; digital archives; service; outsourcing

馆藏档案数字化是一项长期的劳动密集型工作，除了需要大量经费支持外，还需要投入大量的人力、物力，因此很多档案馆都选择采用档案数字化服务外包，通过招标方式，选择合作的意向公司，将馆藏档案数字化整体打包给公司进行全程的数字化处理。

档案数字化主要包括档案整理、数字化扫描及图像处理、目录录入、原文挂接、数字化成果移交以及签订安全保密协议等相关环节。档案馆应对所有工作环节提出明确的具体要求和量化标准，确保档案数字化服务外包项目的顺利推进，保障数字化成果达到预设要求和标准。

一、档案整理要求

1.调卷出库，从库房提取需要加工的档案实体，逐卷清点，并填写调卷单，双方责任人交接签字。

2.对案卷进行整理、分件、填写及核對题名、编排页码，要求做到卷内目录、题名、页码清晰、准确、完整，对卷内目录有更改或没有卷内目录的档案要求重新输出卷内目录。

3.对装订物影响扫描工作进行的档案，先行拆除装订物，同时注意保护档案不受损坏。

4.对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，先行高清拍照及全手工修复，再行数字化处理。

5.对于折皱不平影响扫描质量的原件，先行压平或熨平等后再行数字化处理。

6.扫描工作完成后，拆除过装订物的档案要求重新装订，注意保持档案实体的排列顺序与卷内目录顺序一致，做到完整、准确、无遗漏。

7.归还入库，双方责任人交接签字。

8.在项目实施过程中，确保档案实体的安全与完整，避免人为损害与遗失。

二、实体档案录入要求

1.遵循标准。国家档案局《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《民国档案目录中心数据采集标准 民国档案著录细则》（DA/T20.1-1999）、湖北省档案局《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》（鄂档〔2004〕46号）等。

2.著录项要求。

（1）一般录入要求。案卷级要求录入档号、全宗号、归档年度、分类号、案卷号、案卷题名、保管期限、密级、总件数、总页数、立卷单位、起止日期、归档时间、备注等，卷内目录要求录入档号、全宗号、归档年度、分类号、案卷号、卷内顺序号、题名、文号、责任者、形成时间、保管期限、密级、载体类型、页数、页号、立卷单位、内容摘要、备注、主题词等著录项，要求建立数据项完备、数据准确的案卷级、文件级目录数据库。字段长度、格式要求及题名信息等应符合档案馆现行档案管理信息系统要求。

（2）细化录入要求。对于校报、周刊要求输入到每一条新闻标题，一份报纸对应一条电子目录;《国立武汉大学一览》、《毕业纪念册》要求录入到每一个文件标题和每一张照片标题;部分学籍档案，比如高考招生录取名册、派遣名册、档案转递单、发证册等，页面上含多个人名的，要求录到每个人名，一页对应一条电子目录。

3.对数字化之前已经建立的目录数据库进行核对，发现错漏以及不合规范要求的目录数据进行修订、完善。

4.实体档案案卷目录、文件目录要求与机读目录一一对应，准确率达100%。

三、档案具体扫描参数及要求

1.扫描模式及分辨率要求：要求采用平板高精扫描仪以及全彩色扫描模式，分辨率不低于300dpi，对于字迹偏小、文字密集、清晰度较差、当前页含照片或图片的档案等，分辨率提高至600dpi。对于含正规印刷体、OCR识别率高的档案实体应采用OCR识别技术（主要指校报、周刊、公文等），要求准确率达到90%，扫描后提供双层PDF文件。

对于薄透与字迹褪变档案的数字化，要求使用相同大小白纸衬底，再行扫描;字迹褪变档案扫描时，需要调整亮度、对比度等参数，以扫描后形成的图像中文字清晰为准。遇有字迹完全褪色（只剩划痕）或复写纸字迹且发生浸染时，可扫描该页档案反面，再做镜像文件。

2.文件存储格式要求：TIFF、JPG、PDF。

3.命名规则，遵循《湖北省纸质档案数字化操作规程》，以“档号+卷内顺序号”的形式命名。

4.扫描件与原件一一对应，无错漏，图片信息完整、无色差，数字化加工处理过程严格遵循国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》、《湖北省纸质档案数字化操作规程》，对纸质档案扫描形成的图像应作质量检验、纠偏、去污、去边、拼接等处理，同时最大化地完整保留档案原始幅面的内容和大小，确保形成的图像清晰、完整、不失真，不影响图像的利用效果。

5.采用网络版的数字化加工系统，具备“随机扫描抽检”功能，能将扫描抽检相关信息记载到系統中。

四、电子档案文件的处理与挂接要求

1.对于经OCR识别的单份纸质档案文件要求提供双层PDF文件，并以该文件进行挂接;照片档案以JPG文件进行挂接;其他纸质档案文件要求以多页PDF文件进行挂接。

2.挂接的每一份电子档案文件要求与原实体幅面大小相同，经数字化处理后所含的内部页面版面也应相同，图像居中。

3.所有挂接的民国档案（除正规出版物外）的电子档案文件均应作“武汉大学档案馆”数字水印处理后再行挂接，照片档案可适当降低分辨率至300dpi（原件需保留作永久备份之用），所有数字化形成的目录数据与图像数据，经过质检环节确认为“合格”后，方可以在线方式挂接到数据服务器。

4.挂接处理好后的电子档案文件，要求达到不需再次处理即达到激光打印机能清晰打印的程度。

五、检查与验收

检查与验收应包括档案整理与著录、目录数据、图像数据及挂接等内容。检查方式按数据加工批次随机抽检，抽检率不低于20%，要求合格率达100%。抽检合格率不符合要求的，该批次档案全部退回返工，直到达到验收要求。

具体验收及评判标准见下表：

六、数字化后电子档案的移交与校验

数字化服务外包项目完成后，要求公司以三种形式、三种规格提供三套完整的数字化电子档案资源。

1.一套通过现行档案管理信息系统实现全文挂接后的电子档案，含“武汉大学档案馆”数字水印的在线文档，要求准确率达到100%，用于对外服务。

2.一套档案级刻录光盘，内含两套完整的电子档案文件，一套以页为单位形成的数字化加工处理好后的档案原件扫描件（未作降低分辨率处理、未加数字水印）;另一套是以件为单位形成的全部电子档案文件（未加数字水印），作长久保存之用。

3.一套移交硬盘，所含内容与本项第2条同，作长久保存之用。

七、现场管理及安全保密要求

1.公司资质方面，要求数字化服务公司具有一定规模、管理制度健全、社会信誉好、经验丰富、具备专业的档案数字化加工资质和档案安全保密资质，最好有从事民国档案及相关档案数字化服务外包经历（需提供相关的佐证材料）。

2.与公司签订安全保密协议，注明保密工作内容、注意事项及违约责任。

3.所有进场人员要求相对固定，分工明确，且技术娴熟，有多年从事档案数字化工作经验，项目进行过程中不得随意更换人员。其中负责档案整理的人员要具备一定的档案专业知识，熟悉档案整理流程，有一定的民国档案文字（繁体字和毛笔字）辨识功底。

4.要求制定科学规范的数字化加工流程，所有环节有专人负责，责任到人。

5.加强现场管理，包括人员管理和场所管理，所有档案数字化加工人员上岗前应接受保密安全培训，签订保密承诺书;加工现场安装监控设备，场外配备专门的储物柜，用于工作人员存放私人物品。所有入场设备，必须进行严格登记，项目进行期间不得擅自带入或带离工作场所，项目完工验收后在档案馆技术人员的监督下对其存储内容进行检查并作相应的销毁处理。项目现场计算机除必要的网络接口外，其他所有数据接口全部封闭，服务器设置密码，由专人管理。项目现场只能搭建有线工作网络，不得搭建无线网，工作网络、所有使用设备均必须与互联网物理隔离。

6.档案馆安排专人进行不定期现场巡查，发现问题及时告知公司项目负责人，督促公司纠正解决。

7.严禁公司将数字化的档案电子目录信息及电子档案文件提供给第三方。

参考文献

[1]档案著录规则（DA/T18-1999）[R].

[2]纸质档案数字化规范（DA/T31-2017）[R].

[3]企业数字档案馆（室）建设指南.