“走出去”背景下企业档案管理研究的重要成果

赵彦昌　王睿嘉

摘 要：《国有企业境外档案监管体系研究》是有关国有企业境外档案工作研究、探索建立境外档案监管体系的最新力作。该书呈现出研究方法多元化、宏观与微观相统一、理论与实践相结合三个特点，具有三大价值：弥补现有研究成果的不足、为解决国有企业境外档案监管问题提供指导参考、充实档案学研究成果。

关键词：国有企业境外档案 企业档案 档案监管体系 档案学

中图分类号 G256.4 文献标识码 A 收稿日期 2019-11-07

★作者简介：赵彦昌，教授，博士生导师，辽宁大学历史学院档案学系系主任，中国档案文化研究中心主任，主要研究方向为中国档案史、档案信息资源开发;王睿嘉，辽宁大学历史学院档案学硕士研究生，主要研究清代档案史。

Abstract "Study on the Overseas Archives Supervision System of State-owned Enterprises" is the latest masterpiece on studying the overseas archives work of state-owned enterprises and exploring the establishment of archives supervision system. The book presents three characteristics： diversified research methods， macroscopic and microcosmic unification and combination of theory with practice. It has three values： making up for the shortcomings of existing research results， providing reference for solving the problem of state-owned enterprises' overseas archives supervision and enriching the achievements of archives research.

Keyword overseas archives of state-owned enterprises; enterprise archives; archives supervision system; archival science

隨着改革开放的深入发展、“走出去”战略的推进以及对企业境外投资的各种鼓励政策，我国企业境外投资步伐明显加快。国有企业在境外各种投资、管理和经营活动中，形成了大量有保存价值的资料。这些资料不仅形式多样，而且包括企业的管理、职能活动、人事等方方面面，对于企业有重要的查考价值，因此对于国有企业境外档案的管理是应当高度重视的一项工作。而徐拥军教授的《国有企业境外档案监管体系研究》，就带给我们很多关于国有企业境外档案管理现状以及监管措施的思考。

本书的作者徐拥军教授，为管理学博士，现任中国人民大学信息资源管理学院教授、博士生导师，以及中国人民大学人文北京研究中心执行主任、研究员等职务，本书正是徐教授主持的“国有企业境外档案监管体系研究”这一国家社会科学基金课题的研究成果。可以说，这本书无论是对于企业档案部门和档案工作者，还是对档案爱好者、学习者来讲都有着十分重要的意义。

一、《国有企业境外档案监管体系研究》主要内容

全书共分为八部分。第一章是导论，从国有企业实施“走出去”战略导致境外档案数量剧增入手，详细阐述了当下国有企业境外档案存在的监管失控、监管难度大等问题，迫切需要体系化的理论及方法的指导。同时对书中使用的相关概念进行了界定，并对该书的研究思路与方法、研究贡献与不足进行了梳理。第二章通过文献检索、调查与统计，从主题分布、研究焦点详细论述了国有企业境外档案监管这一问题的研究进展，并对现有的研究成果进行评价与展望。第三章对国有企业境外档案监管的现状与挑战展开论述，包括总体情况、代表性国有企业境外档案监管主要情况、现存的主要问题及面临的特殊挑战这四个方面。第四章以理论为支撑，介绍了作为国有企业境外档案监管理论基础的档案学基础理论、档案资产论、企业内部控制理论和跨文化管理理论。第五部分先是以表格形式列出现有与国有企业境外档案监管有关的法规制度，并分析了现有法规制度对国有企业境外档案监管的基本要求，国有企业境外档案监管面临的法律困境以及国有企业境外档案监管适用的法律原则。第六章从意识层、法规层、机制层、业务层这四个层次入手，详细论述国有企业境外档案宏观监管体系的构建。第七章对构建国有企业境外档案微观监管体系进行探讨，着眼于思想层、组织层、机制层、制度层、管理层、业务层、保障层七个层次。最后一章是对该书研究的总结。

二、 《国有企业境外档案监管体系研究》一书的研究特点

1.研究方法多元化。本书在研究时综合使用各种研究方法，使得内容更加翔实。第一，文献调查法。在文献检索时，作者选取了具有代表性的中国知网等三大数据库为主要检索工具，并与国家图书馆联机公共目录查询系统、中国人民大学“人大文库”等相结合，从时间、来源、主题三方面对国有企业境外档案监管的现有相关研究成果进行分析，为后续研究奠定基础。第二，实践调查法。作者实地探访了我国十七家企业，并对其档案部门、境外事业管理部门负责人和业务人员进行采访，同时还对国家档案局经济科技档案业务指导司负责人进行了深度访谈。第三，系统分析法。本书在探索构建国有企业境外档案监管体系时，从宏观和微观两个方向，分析该系统的构成要素和功能。此外本书在研究过程中，还综合运用了公共管理、信息技术、工商管理等多学科的理论与方法开展研究。

2.理论与实践相结合。国有企业境外档案的管理工作是一项社会性很强的工作，只有实际工作中积累的经验是远远不够的，还需要档案学、管理学等多方面理论的指导和应用。本书详细从档案学基础理论、档案资产论、企业内部控制理论和跨文化管理理论四个方面出发，将国有企业境外档案监管这一具体的档案管理工作与全宗理论、文件生命周期理论、档案价值论等理论相结合，从理论的高度去指导国有企业境外档案的监管，对国有企业境外档案监管的工作做出的合理解释。并将对这一问题的研究上升到学科理论层面，不再局限于某个企业、某个单位，而是致力于引导整个境外档案监管工作发展。同时作者在阐述这些理论时，还给出具体企业的案例，例如以华为技术有限公司的文件与档案管理系统为范例，说明文件生命周期理论与文件连续体理论在国有企业境外管理中的具体应用。再例如以浙江吉利控股集团有限公司收购澳大利亚DSI公司为例，说明境外科技档案对于国有企业发展的重要意义，进一步论述档案价值论在国有企业境外档案监管中的应用。跨学科理论与企业境外档案工作实际案例的结合，不仅让本书的理论体系更加全面立体，对于企业层面境外档案监管工作的改进也具有重要參考价值。

3.宏观与微观相统一。本书第六章和第七章具有鲜明的特点，即遵循宏观与微观相统一，从两个方面对国有企业境外档案监管体系的构建进行详尽阐述。宏观层面上，本书认为首先要在意识层树立档案资产意识，增强责任意识;在法规层，应健全境外档案监管法规制度体系，明确境外档案管理中面临法律冲突时的处理原则;在机制层，应健全国有企业及其负责人档案绩效考核机制，建立境外投资合同和方案中的档案条款审查机制，建立健全境外国有资产审计制度、境外档案突发事件应急处置机制;在业务层，要加强对国有企业的档案行政执法检查，建立境外档案管理工作指南、境外机构档案协作组等，为国有企业境外档案监管提供智力支持。而对于构建国有企业境外档案微观监管体系，作者则从思想层、组织层、机制层等七个层面展开论述，包括增强国有企业全员的档案意识、完善国有企业境外档案工作组织体系、建立“三纳入”的境外档案工作机制、实现档案管理与项目管理、业务流程的集成、建立以档案人员能力提升为突破点的保障体系等。在构建国有企业境外档案监管体系时兼顾国家宏观和企业微观两个层面，坚持宏观与微观相统一，有利于解决境外档案监管工作中的具体问题，促进国有企业境外档案监管工作的发展。

三、《国有企业境外档案监管体系研究》一书的价值所在

1.弥补现有研究成果之不足。关于国有企业境外档案的监管，已有的研究成果中表现出的不足主要有三个方面：一是视野高度有限，多数学者在研究时着眼于企业境外档案管理的具体操作层面，未能从企业战略、国家安全的角度进行审视和分析。二是研究深度有限，许多论文仅是对于国有企业境外档案的重要价值和面临的挑战进行分析，没有分析产生这一问题的根源。同时提出的解决方案也没有充分的理论和实践证明，可行性、操作性不足，国有企业境外档案监管体系的构建也有待于进步的研究;三是很多文章是由机构档案工作人员根据工作经验和积累写作而成，经验介绍性文章较多，系统、理论性的学术表述较少。而本书在实地调研、查阅相关文献的基础上，不仅对于之前我国国有企业境外档案监管的背景、研究现状和存在的问题进行了详尽的分析，给出了国有企业境外档案监管的理论基础与法律依据，并从宏观和微观两方面构建国有企业境外档案监管体系。既有对存在问题的分析，又有档案学、管理学等多学科综合的理论支持;既有对国有企业境外档案监管法律依据的梳理、分析，又有宏观和微观两个层面构建监管体系的方法;可以说本书作为国有企业境外档案监管体系的研究成果，是全方位的。

2.为解决当前国有企业境外档案监管问题提供指导参考。当前，随着经济全球化的深入，国际环境愈加复杂以及我国社会的不断发展，境外档案监管工作也应随之发生变化，国有企业境外档案工作面临的形式不容小觑。例如在2018年4月，中兴通讯被美国制裁的一个直接导火线即是美方截获了两份中兴公司的境外机密文档。此外，如国家电网公司在2004年开始实施“走出去”的战略后，其境外项目和境外资产不断增加，先后在亚洲、美洲、欧洲和大洋洲等地建立境外企业，产生了大量珍贵的境外业务档案，是企业档案的重要组成部分和宝贵资产。

但是由于各国关于档案管理的法律法规不一致，导致境外企业档案管理工作需执行多套法律法规，给企业境外档案管理工作的标准化、统一化带来了很多困难。因此如何管理企业的境外档案以及如何对于企业境外档案工作进行有效的指导和监管，成为当下档案工作面临的重要课题之一。本书对于构建国有企业境外档案监管体系，给出的方案既包含国家角度的宏观层面，又具体深入到企业制度建设、具体操作的微观层面，既符合新时期境外档案监管工作应具有的新思路、新方法、新体系，又对今后解决国有企业境外档案监管的问题具有很强的实践性和借鉴意义。

3.充实档案学研究成果。虽然档案与社会生活息息相关，但档案学专业尚属小众，每年出版的档案类专著屈指可数，专门研究国有企业境外档案监管这一特定主题的专著更是十分稀有。本书将理论与实践相结合，立足于当下社会背景，为我们呈现了有关国有企业境外档案监管体系研究的丰富成果。本书叙述详实具体，是对相关领域档案学研究成果的一次极大丰富。同时，无论是书中使用的多种研究方法，在叙述时采用的丰富案例，还是最后研究总结出的国有企业境外档案监管体系，都值得档案从业人员及档案学专业的师生反复阅读。

总之，《国有企业境外档案监管体系研究》一书条理清晰，章节层次分明，对于问题的研究由表及里，文字表达深入浅出。即使是未接触过相关文献的读者，亦能在阅读完本书之后对于国有企业境外档案监管这一问题有所了解、有所领悟。但是该书还有一点不足之处，主要是书中所涉及的国有企业或民营企业数量相对较少，可能无法反映不同类型的国有企业在境外档案监管工作中存在的问题或积累的经验，同时作者提出的构建国有企业境外档案监管体系的方案，其可操作性仍有待于进一步检验。总而言之，虽然本书存在一点小小的不足，但是瑕不掩瑜，本书的研究成果仍然是具有重要实践意义的，对于我国国有企业境外档案监管体系的研究将起到巨大的借鉴和促进作用。