医院档案管理双轨制管理研究

王艳峰

摘要：在医院经济运行的过程中会产生大量的档案资料，除了有医院的人事档案资料以外，还包括医院发布的各种文件、接收的上级指示、出台的各项制度以及签订的各种合同等资料，这些都为医院的经济发展发挥了重要的促进作用。为了适应时代发展的需要，现在的医院档案通常都采用双轨制管理，本文分析了双轨制档案管理的实现路径，并对双轨制实施过程中需要解决的一些问题进行了探讨。

关键词：医院;档案管理;双轨制

医院档案管理的双轨制简而言之就是对医院的文书档案资料存储采用纸质存储方式和电子存储两种方式并行的管理办法。从双轨制的管理理念上看，双轨制注重对于档案资料的纸质和电子档案信息并行。从管理上看医院的文书档案实行的是纸质档案和电子档案一并存档的方式，是电子版和纸质档案的充分融合和密切配合。医院在经济运行的过程中会产生大量的文书档案资料，这些资料如果都是以纸质版为载体存储会占用大量的医院存储空间，同时随着纸质档案资料的增多，在对档案资料进行检索和收集的过程中会耗费大量的人力，尤其是年限比较久的一些文书档案资料查找起来更是繁琐，因此为了能够提升档案管理的效率，随着医院信息化技术的不断进步，现在档案管理通常在保存纸质版的同时还会采用电子形式进行存储，电子信息存储的文书档案资料具有传输速度快、存储空间小、检索速度快、定位准确、可以反复利用的特点，在医院发展中得到了广泛的应用。

一、双轨制下医院档案管理的特点

医院的纸质文书档案资料收集、整理和归档通常都是以年为单位进行统一整理和归档，而医院的电子文书档案归档时间则比较随便，在文件电子资料形成的过程中可以随时进行归档，没有统一的时间规定。在归档流程方面，医院的纸质档案资料归档需要进行搜集、整理、编目录，装订、审核、建立档案索引等各种条件，但是对于医院电子文书档案的资料归档就没有这么复杂，主要是保存在相应的服务器当中就可以了。通常只是建立一些电子版的索引记录就可以，然后把电子版刻录成光盘或者磁盘等形式保存起来。在文书档案的利用上，通常纸质文书档案的利用需要使用部门或者个人提出申请，申请由文书档案的管理部门进行审批，然后使用人员拿着文书档案的原件去复印或者向相关的领导申请签字等，因此纸质文书档案具有较强的法律效率和凭证的功能，而电子文书档案可以让医院的相关人员进行在线的查询、借阅、下载或者打印等，因此电子版的文书档案必须具备数字印章或者水印等才能够产生相应的效应。在文书档案的保护方面，医院的纸质文书档案安全保护措施要求的比较严格，首先储存文书档案资料的储藏间必须干燥，同时还具有防火、防霉，防丢失功能，存储房间必须定时进行通风，还要定期进行灰尘的清理，而电子版的文书档案资料保存就不会有上述问题，但是需要考虑的是必须防止电子信息的泄露以及存储介质的损坏等问题。

二、医院档案双轨制管理的实施路径

（一）制定双轨制条件下的医院档案管理规则

医院的文书档案资料主要来自于医院的行政管理、人事管理以及基础建设等工作，因此档案管理涉及了医院各种行政人员和职能后勤科室人员。在双轨制条件下制定文书档案的管理原则要明确医院电子文书档案的制作、审批、存储和归档流程，同时要落实好档案室或者办公室相关管理人员的责任。要明确纸质档案和电子档案的归档要求必须是符合规定条件的才可以歸档，同时要具有相同的证明效力。现在医院已经开始在内部网络上实行OA办公自动化系统应用，因此对于电子档案的签收、提取、复制和索引等都要建立起一套与OA办公系统相适应的文书档案管理流程，制定好双轨制条件下的医院文书档案管理规则，从而有助于医院的纸质档案和电子档案归档的科学性。

（二）电子档案和纸质档案同步归档

在双轨制条件下，要求医院的文书档案能够将电子档案和纸质档案同时归档。首先要对医院纸质文书档案的归档流程进行优化，现在医院的纸质档案归档流程已经相对成熟和完善，从各种文书档案的签发、收集、整理、归档、存储和利用等环节都有相应的内部控制制度，同时相关的档案管理部门也能够严格的把好质量关，采取的档案归档方式也符合现代医院发展的特点。但是对于电子文书档案的归档由于以前医院的信息化建设不健全，还没有形成规范的电子文档归档制度，这就要求医院及时地将生成的电子文档通过软件或者OA办公系统传递给医院档案的管理部门，让相关的负责人员及时地对电子文档进行收集、整理并归档，然后将其存储在医院专门的文书档案数据库当中。

（三）做好双轨制下档案的保护工作

在双轨制条件下要做好医院文书档案的保护工作，对于传统的纸质文书档案的保护主要是对于档案存储条件的保护，防止档案在存储中或者借阅传递过程中造成纸质档案丢失或者毁损等情况，而对于电子档案的保护就需要制定严格的制度，要定期地对电子的档案存储介质进行检查，同时要做好电子档案的备份制度，在电子文书档案存储介质遇到病毒或者其他原因造成数据丢失或者毁损的时候能够及时地进行恢复。

三、结语

医院的档案管理工作是医院内部管理科学化的重要体现，因此医院一定要重视档案的管理工作，采用双轨制的管理方式，促进医院经济稳定的运行。

【参考文献】

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