大数据背景下企业档案管理策略研究探索

摘 要：随着我国科技水平的不断提升，现代信息技术在各个领域得到广泛应用，大数据时代逐渐到来。企业在开展档案管理工作的过程中，应充分发挥档案数据信息的作用，做好各项调整工作，把握当前大数据时代为档案管理工作带来机遇，与大数据技术相互结合，对档案管理模式进行创新，实现档案管理工作的转变。本文首先分析大数据时代开展档案管理工作的意义，针对其中存在的不足提出时效性解决措施，提高档案数据信息的传递速度，促进企业向着更好的方向发展。

关键词：大数据时代;档案管理;创新策略

一、大数据时代企业档案管理工作的意义

（一）提高管理效率

受传统工作理念的影响，部分企业在开展档案管理工作的过程中，依旧采用纸质档案的方式，这样的管理方式存在一定弊端，难以提高工作质量与效率。另外，保存纸质档案的过程中，若时间较长必定会出现纸张老化、字迹不清晰等问题，影响到最终的阅读效果。开展档案管理工作的过程中，合理应用大数据技术，能够有效转变传统的管理方式，运用各种先进的技术取代人工，提高数据信息的收集、处理、整理等效率，在具体的工作当中减少人为因素的影响，合理运用各种信息化设备，顺利开展档案管理工作。最后，查阅档案的过程中，也可使用现代设备进行检索查阅，方便后期各项工作的顺利开展。

（二）提升信息质量

受外界各项因素的影响，存放纸质档案的过程中，极易出现档案信息损害等情况，例如：水灾、火灾等均会破坏档案信息，档案数据信息的完整性也会受到直接影响。在大数据背景下，企业开展档案管理工作的过程中，可合理运用各种技术将纸质档案转化为电子信息，在电脑设备当中储存各种档案信息，借助U盘、云盘等，提高档案数据资料的安全性。除此之外，档案数据保存空间的要求也会因此发生改变，对于社会的需求呈现上升趋势，进而减少与房间与空间的使用。将纸质档案转变为电子信息后，就能够被完整的记录下来，提高档案信息的保存质量。

二、现阶段企业档案管理工作中存在的不足

（一）管理模式落后

通常情况下，企业在开展档案管理工作的过程中，主要由档案管理人员对不同种类的档案信息进行分类，做好相关归档处理工作，为后期的查阅工作提供便利。但是在开展各项工作时，因工作步骤较为复杂与繁琐，难以提高工作效率。在当前的大环境下，企业在进行生产发展的历程中，所涉及到的领域较为广泛，发展节奏相对较快，直接加大了各种档案数据信息的数量，为档案管理工作的开展产生一定影响，档案工作量较大，增加了管理人员的工作压力。另外，因大部分档案信息存在一定共性特点，归纳过程相对较为复杂，部分档案信息难以得到有效保存。应用大数据信息技术的过程中，由纸质档案向着电子档案过度的过程中，依旧存在多种类、多结构等问题，将大数据技术引入到传统的管理模式当中，导致各项工作出现混乱的局面。

（二）人员能力有限

数据信息种类多是现阶段档案管理工作的主要特点，但数据信息的处理工作较为复杂。合理运用大数据信息技术开展各项工作，主要由管理人员进行大数据技术操作，顺利开展数据信息的管理工作。在传统的档案管理工作当中，具体的操作方式较为简单，并没有为档案管理人员提出较高的要求，管理人员只需要在具体的管理过程中，对各项数据信息进行分类归档即可。但大数据技术的运用，对于档案管理人员的综合能力提出了较高要求，需要档案管理人员掌握各种先进技术的操作方式。由传统的管理方式向着大数据技术管理转变，必定会受到多方面因素的限制，若无法满足大数据技术的要求，则难以有效充分发挥各种技术的作用，使得管理人员依旧延续传统的方式开展管理工作。

三、大数据时代企业档案管理策略研究

（一）提高人员素养

企业内部管理者与相关工作人员，应在思想层面上给予大数据技术高度重视，结合具体发展情况合理应用大数据技术，提高档案管理质量与水平，更好的开展档案管理工作。在大数据背景下，对于档案管理人员的专业能力与综合素养，提出了更高的要求，不仅需要专业的档案管理工作能力，还应掌握一定信息化技术操作能力，树立终身学习的理念，促进自身专业能力的提升。另外，对管理人员的结构进行优化。第一，将人才招聘工作作为切入点，开展招聘工作的过程中，尽可能选择一些技术能力较强的管理人才，使得管理人员队伍不仅具有管理型人才，也具有专业的技术性人才，随着时间的推移，真正做好档案管理工作的信息化建设。第二，定期开展培训工作，要求各位员工的工作能力，能够真正满足工作岗位的要求。对于在职的工作人员，对其进行相应的培训，加强对于各种先进技术的操作培训，实现各项工作顺利开展的需求。

（二）优化管理结构

在大数据背景下，档案管理工作的开展与传统的管理方式存在本质不同，档案管理工作人员应结合社会的发展做到与时俱进，合理应用各种信息技术对各种工作模式进行调整创新，优化档案管理结构，对档案管理步骤进行简化，运用信息化设备代替一部分复杂且重复的工作，提高档案管理工作效率的同时，还能够保证工作质量。相关工作人员应对各个岗位的责任进行明确划分，对不同管理人员的工作任务进行明确，实现各项工作顺利开展的需求。另外，数据信息的安全性也应得到高度重视，因网络自身具备一定开放性特点，开展各项工作的过程中极易受到黑客的攻击，随着各种信息技术的不断升级，相关工作人员给予各方面管理工作应用的重视，做好网络安全防护工作提高网络的安全性。最后，构建完善的监督管理制度，借助制度的作用对不同种类的档案数据信息进行保护，保证档案数据信息不会被轻易泄露。

四、结语

随着我国科技水平的不断提升，现代信息技术在各个领域得到广泛应用，在大数据背景下，相关工作人員应对档案管理工作进行调整，提高档案管理质量。因此，结合社会发展需求，以及企业内部发展情况，将以往的工作理念与工作方法作为基础，合理使用大数据技术提高档案管理人员应用先进技术的操作能力，对档案管理工作的结构进行调整，完善电子档案数据信息的安全防护工作，既能够为企业的发展提供优质服务，还能够促进企业的可持续发展。

参考文献：

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作者简介：

肖俐（1980.03）女，汉，湖南省益阳市，当前职务：资料员，当前职称：助理工程师，学历：研究生，研究方向：资料管理.

（湖南南方通用航空发动机有限公司  湖南 株洲 412002）