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大数据背景下企业档案管理策略研究探索

2020-03-04肖俐

科学与财富 2020年36期
关键词:创新策略大数据时代档案管理

摘 要:随着我国科技水平的不断提升,现代信息技术在各个领域得到广泛应用,大数据时代逐渐到来。企业在开展档案管理工作的过程中,应充分发挥档案数据信息的作用,做好各项调整工作,把握当前大数据时代为档案管理工作带来机遇,与大数据技术相互结合,对档案管理模式进行创新,实现档案管理工作的转变。本文首先分析大数据时代开展档案管理工作的意义,针对其中存在的不足提出时效性解决措施,提高档案数据信息的传递速度,促进企业向着更好的方向发展。

关键词:大数据时代;档案管理;创新策略

一、大数据时代企业档案管理工作的意义

(一)提高管理效率

受传统工作理念的影响,部分企业在开展档案管理工作的过程中,依旧采用纸质档案的方式,这样的管理方式存在一定弊端,难以提高工作质量与效率。另外,保存纸质档案的过程中,若时间较长必定会出现纸张老化、字迹不清晰等问题,影响到最终的阅读效果。开展档案管理工作的过程中,合理应用大数据技术,能够有效转变传统的管理方式,运用各种先进的技术取代人工,提高数据信息的收集、处理、整理等效率,在具体的工作当中减少人为因素的影响,合理运用各种信息化设备,顺利开展档案管理工作。最后,查阅档案的过程中,也可使用现代设备进行检索查阅,方便后期各项工作的顺利开展。

(二)提升信息质量

受外界各项因素的影响,存放纸质档案的过程中,极易出现档案信息损害等情况,例如:水灾、火灾等均会破坏档案信息,档案数据信息的完整性也会受到直接影响。在大数据背景下,企业开展档案管理工作的过程中,可合理运用各种技术将纸质档案转化为电子信息,在电脑设备当中储存各种档案信息,借助U盘、云盘等,提高档案数据资料的安全性。除此之外,档案数据保存空间的要求也会因此发生改变,对于社会的需求呈现上升趋势,进而减少与房间与空间的使用。将纸质档案转变为电子信息后,就能够被完整的记录下来,提高档案信息的保存质量。

二、现阶段企业档案管理工作中存在的不足

(一)管理模式落后

通常情况下,企业在开展档案管理工作的过程中,主要由档案管理人员对不同种类的档案信息进行分类,做好相关归档处理工作,为后期的查阅工作提供便利。但是在开展各项工作时,因工作步骤较为复杂与繁琐,难以提高工作效率。在当前的大环境下,企业在进行生产发展的历程中,所涉及到的领域较为广泛,发展节奏相对较快,直接加大了各种档案数据信息的数量,为档案管理工作的开展产生一定影响,档案工作量较大,增加了管理人员的工作压力。另外,因大部分档案信息存在一定共性特点,归纳过程相对较为复杂,部分档案信息难以得到有效保存。应用大数据信息技术的过程中,由纸质档案向着电子档案过度的过程中,依旧存在多种类、多结构等问题,将大数据技术引入到传统的管理模式当中,导致各项工作出现混乱的局面。

(二)人员能力有限

数据信息种类多是现阶段档案管理工作的主要特点,但数据信息的处理工作较为复杂。合理运用大数据信息技术开展各项工作,主要由管理人员进行大数据技术操作,顺利开展数据信息的管理工作。在传统的档案管理工作当中,具体的操作方式较为简单,并没有为档案管理人员提出较高的要求,管理人员只需要在具体的管理过程中,对各项数据信息进行分类归档即可。但大数据技术的运用,对于档案管理人员的综合能力提出了较高要求,需要档案管理人员掌握各种先进技术的操作方式。由传统的管理方式向着大数据技术管理转变,必定会受到多方面因素的限制,若无法满足大数据技术的要求,则难以有效充分发挥各种技术的作用,使得管理人员依旧延续传统的方式开展管理工作。

三、大数据时代企业档案管理策略研究

(一)提高人员素养

企业内部管理者与相关工作人员,应在思想层面上给予大数据技术高度重视,结合具体发展情况合理应用大数据技术,提高档案管理质量与水平,更好的开展档案管理工作。在大数据背景下,对于档案管理人员的专业能力与综合素养,提出了更高的要求,不仅需要专业的档案管理工作能力,还应掌握一定信息化技术操作能力,树立终身学习的理念,促进自身专业能力的提升。另外,对管理人员的结构进行优化。第一,将人才招聘工作作为切入点,开展招聘工作的过程中,尽可能选择一些技术能力较强的管理人才,使得管理人员队伍不仅具有管理型人才,也具有专业的技术性人才,随着时间的推移,真正做好档案管理工作的信息化建设。第二,定期开展培训工作,要求各位员工的工作能力,能够真正满足工作岗位的要求。对于在职的工作人员,对其进行相应的培训,加强对于各种先进技术的操作培训,实现各项工作顺利开展的需求。

(二)优化管理结构

在大数据背景下,档案管理工作的开展与传统的管理方式存在本质不同,档案管理工作人员应结合社会的发展做到与时俱进,合理应用各种信息技术对各种工作模式进行调整创新,优化档案管理结构,对档案管理步骤进行简化,运用信息化设备代替一部分复杂且重复的工作,提高档案管理工作效率的同时,还能够保证工作质量。相关工作人员应对各个岗位的责任进行明确划分,对不同管理人员的工作任务进行明确,实现各项工作顺利开展的需求。另外,数据信息的安全性也应得到高度重视,因网络自身具备一定开放性特点,开展各项工作的过程中极易受到黑客的攻击,随着各种信息技术的不断升级,相关工作人员给予各方面管理工作应用的重视,做好网络安全防护工作提高网络的安全性。最后,构建完善的监督管理制度,借助制度的作用对不同种类的档案数据信息进行保护,保证档案数据信息不会被轻易泄露。

四、结语

随着我国科技水平的不断提升,现代信息技术在各个领域得到广泛应用,在大数据背景下,相关工作人員应对档案管理工作进行调整,提高档案管理质量。因此,结合社会发展需求,以及企业内部发展情况,将以往的工作理念与工作方法作为基础,合理使用大数据技术提高档案管理人员应用先进技术的操作能力,对档案管理工作的结构进行调整,完善电子档案数据信息的安全防护工作,既能够为企业的发展提供优质服务,还能够促进企业的可持续发展。

参考文献:

[1].中国企业发展与职能战略创新研究——第三届中国企业管理创新案例研究前沿论坛观点综述[J]. 戚依南,沈玲,黄河,王娇.  中国工业经济. 2014(01)

[2].中国企业治理与发展战略模式创新研究——第四届“中国企业管理创新案例研究前沿论坛”观点综述[J]. 朱笑仪,戚依南.  中国工业经济. 2015(02)

[3].企业档案在企业文化建设中的实践——以华能碌曲水电开发有限公司为例[A]. 张伟.档案与文化建设:2012年全国档案工作者年会论文集(中)[C]. 2012

作者简介:

肖俐(1980.03)女,汉,湖南省益阳市,当前职务:资料员,当前职称:助理工程师,学历:研究生,研究方向:资料管理.

(湖南南方通用航空发动机有限公司  湖南 株洲 412002)

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