档案资料信息化管理的思考与探索

摘 要：最具有保存价值的原始记录资料就是档案，受传统工作理念的影响，档案资料的收集、整理、归档等管理方式效率较低，且极易损坏与丢失。随着科学技术的迅猛发展，信息技术在各个领域得到广泛应用，在当前的大环境下，档案资料管理逐渐向着数字化与信息化等方向发展。在具体的工作当中，现阶段的档案管理工作效率不高，依旧存在许多不足影响档案信息化建设的步伐。因此，档案管理人员应结合时代的发展做到与时俱进，创新管理方式实现既定的工作目标。

关键词：档案资料;信息化管理;创新策略

一、企业档案管理信息化的意义

（一）实现信息互联

档案管理的信息化建设，使企业的档案管理工作由以往的纸质档案管理向着数字资料储存的方向过渡，从某种程度来看，能够真正提高企业档案管理的效率。另外，能够最大限度改变企业档案利用率不高这一问题，将档案存在的作用与价值充分凸显出来。在信息化管理的模式下，为企业档案的资料共享提供了必要的支持，对企业内部的大量闲置信息进行激活，同时为企业档案信息资源的开发与利用提供必要的支持。

（二）保证信息安全

随着企业档案管理信息化建设的不断推进，直接对企业档案管理的保密方法进行了丰富。受各项因素的影响，传统的纸质档案存在一定弊端，泄密风险大且储存时限长，对于外部环境等有着较高要求，因相关因素的存在直接影响后期各项工作的顺利开展。构建完善的信息系统，档案信息的安全管理，应将企业数字信息安全管理系统作为基础，提高档案资料的安全性，解决其中的各项问题。

二、档案信息化管理中存在的不足

（一）缺乏完善管理模式

随着科学技术的飞速发展，我国档案信息化管理已经取得了一定进步，但站在发展的角度进行分析，其中依旧存在许多不足有待进一步完善。因缺乏完善的管理模式，开展档案信息化管理工作的过程中，直接制约管理说的进一步提升。另外，开展档案信息化管理工作的同时，因尚未形成统一的管理标准，不同地区之间存在的差异性，使得档案信息化管理也存在巨大差异，限制档案信息化水平的提升。最后，开展档案信息化管理工作时缺乏规范的管理方式，使得档案信息化管理形式相对多样，资源的共享服务也会因此受到影响，影响档案信息化管理功能的发挥。

（二）技术水平相对较低

站在技术的角度进行分析，在目前的档案信息化管理工作当中，依旧面临许多技术难题，影响档案资料数字化转变等各项工作的开展。因档案资料种类十分复杂，文字、图标等内容均包含其中，在档案在资料信息化转变的过程中，若缺乏相应的录入技术，则会直接加大档案信息的收集难度与整合难度。在档案资料数字化转变的过程中，因技术问题的存在，复杂多样的编码频繁出现，为档案资料信息化管理工作的开展产生阻碍。另外，因信息化技術存在的不足，也会降低档案资料的整体性，影响档案信息化管理工作的开展。

三、提高档案信息化管理水平的创新策略

（一）加强人才队伍的建设

档案资料管理人员应具备的良好的专业能力与信息素养，为信息化管理工作的顺利开展提供必要的支持。因此，进行档案信息化管理建设的过程中，应构建一支专业的人才队伍，为信息化管理奠定坚实基础。首先，档案管理部门可定期开展专业培训工，管理人员通过多元化的方式学习与掌握与档案管理相关的条例与专业知识，提高自身业务能力与操作技能，为档案管理信息化建设提供智力支撑。其次，档案管理部门可扩大管理人才队伍，积极从外部引进专业且优秀的人才，注入更多新鲜的血液，在整体层面上提高管理队伍的水平。例如，档案资料管理部门可定期开展培训工作，提高档案资料管理人员的综合能力，熟练掌握档案的开发过程。进行档案资料管理的同时，加强信息化管理人才队伍建设，为档案资料信息化管理工作的顺利开展奠定坚实基础。

（二）建立档案信息数据库

档案的查阅者与利用者，能够在海量的档案资料当中直接且快速地找到自己所需要的档案，是档案信息化管理的主要目标。构建数字化的档案信息数据库，能够在最短的时间内实现这一目标，并突出这一重点，实现档案资料的共享，也是档案资料信息化管理的关键。第一，档案管理部门与相关工作人员，应合理运用信息技术与计算机技术，促进纸质档案向着数字化的方向发展。第二，制定科学的标准与依据，对档案资料进行信息化与数字化处理，构建数字化档案的基本目录数据库，在能够在最短的时间内确定查找方向，提高查找效率并减少办公系统运行期间对于内存的需求。第三，结合数字化档案的主要内容进行系统划分，主要包含几个不同的专题，将其作为基础建立数据库，实现档案的互通与共享，提高档案资料的利用效率。

（三）构建档案信息化系统

信息化管理建设的核心与本质是构建信息化管理系统，档案资料亦是如此。随着时间的推移，才能够转变传统的管理方式与载体，从根本提高档案的管理以及利用效率。因此，档案管理部门应结合具体的工作情况，研究与开发相关档案管理软件，构建档案收集、整理、传递、储存一体化的档案信息化管理系统，开展档案管理工作的过程中减少耗费的时间与资料，推动档案管理工作向着科学化方向发展。另外，档案管理部门还应保证档案资料系统的安全性，对每一份电子档案进行加密，设置电子档案的启用权限，做好电子档案的备份工作，推动档案资料信息管理工作向着科学与高效的方向发展。为实现档案资料管理工作做到与时俱进，档案管理部门可设置专业的在线管理系统，对分散的档案资源进行统一管理，构建统一的标准与统一的平台，完善档案及时查询与随时上传的功能。构建档案资料信息化管理系统，实现档案资料的及时性管理。

四、结语

总而言之，信息时代的到来对于档案资料管理工作而言既是机遇又是挑战，是档案信息化管理的必然发展趋势。开展档案资料信息化管理工作的过程中，档案管理部门与相关工作人员，应充分认识到传统档案资料管理方式中存在的不足，做到与时俱进对档案管理方法进行完善创新，推进档案资料信息化建设，提高档案资料管理水平。在企业的发展历程中，将档案资料的作用充分发挥出来，实现我国档案信息化管理工作的创新发展。

参考文献：

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作者简介：

肖俐（1980.03）女，汉，湖南省益阳市，当前职务：资料员，当前职称：助理工程师，学历：研究生，研究方向：资料管理.

（湖南南方通用航空发动机有限公司  湖南 株洲412002）