林业科研档案的激活及其对策

梁丹丹，罗文莉

（甘肃省林业科学研究院，甘肃 兰州 730020）

科研档案是在科研课题研究活动中形成的具有保存价值并归档的文字、图样、声像等不同形式和载体的记录[1]。科研档案是重要的信息资源，在科研信息交流、科技成果推广、促进科技发展、深化科研机构改革、促进经济建设等方面开发利用价值巨大[2]。长期以来，林业科研档案管理被狭义地理解为“林业科研档案保管”，许多科研档案被束之高阁，没有发挥其作为林业科研单位核心信息资源的作用，成为“死”档案。本文从林业科研档案属性、职能定位、现状和发展趋势开展研究，提出对策，旨在激活科研档案，提高科研水平。

1 林业科研档案的属性

档案既古老又年轻，既有中国原产成分又有外来输入观念。结绳记事就是一种古老的档案活动，至今结盟、结社、团结、结束、结局、结果等词，仍然含有“结”这一古老含义，即由结来记录一事的兴起与终结。纪念、纪录等词中的“纪”字同样遗存这一含义，其实，“记”是“纪”的后起字。“档案”一词直到清朝初叶才出现，由满文中表示记事木签的“档子”与汉文中的“案牍”“案卷”“文案”等词结合而成[3]。在英文中与档案有关的词有3个：document、record、archive，包括复数形式，均来自拉丁语。其中，document 原意为课程、样子，引伸为教导、指示、公务文件等，一般汉译为文件、公文；archive 原意为官署、公共机构，引伸为存放公共机构物品的地方，现代含义为档案馆（室）和档案（主要指馆藏档案），一般汉译为档案或档案馆（室）；record 原意为回想、回忆，引伸为回忆、记录，汉译为文件和档案[4]，还有台湾学者将record 汉译为纪录[5]。在英文中单词的复数形式并不简单表示多数，而是有特定含义，record 表示档案时一般使用复数[4]，archive 的复数形式一般指档案馆的馆藏档案[5]。在汉语中，与档案有关的词为“文件”“档案”2 个词，加之没有单复数形式，“文件”一词的使用范围广，造成文件与档案概念的较大混乱[4]。一般而言，归档的文件就成为档案。随着办公自动化技术的广泛应用，文件大多在计算机上生成，哪些文件应该归档，哪些不需要归档，由于档案概念的模糊不清造成极大困惑。目前，国内引进澳大利亚学者创立的“文件连续体”概念[5]和“后保管时代”概念[6]，虽然有助于深化对档案概念的认识，但档案学界尚未取得一致，给档案工作带来更大困惑。困惑的根结在于档案定义中的“具有保存价值”。历史上形成的海量文件，如今保存下来的只是沧海一粟，可以视之为适者生存。问题是谁来决定“适者”的含义[7]？如何评定“具有保存价值”？

一个事物发生革命性变化，使人迷茫，既看不清也说不明，必须回到原点去重新审视，就像木匠单眼吊线那样，从端点看去才能看清哪里转了弯，又将转向何方。结绳记事，关键在于记忆，确保不因遗忘而影响事情或工作按计划实施；证件、票据、合同、协议等则在于避免违背约定，实质同样是避免有意无意的忘记。也就是说，形成文件旨在备忘。只有在事情或工作进行之中才需要备忘，因此，文件的属性在于备忘。事情或工作一旦结束，文件的备忘属性便告终止而失去现行效力，成为“死”文件，但仍然具有证明事情或工作发生过的属性，人们可以查阅这些“死”文件追溯历史以总结经验教训，提高办事或工作效率。把这些失去现行效力的文件归档保存就成为档案。因此，档案的属性在于备查[8-9]。创立“文件连续体”的学者Upward认为：纪录性质依其存在的“时—空”结构而定，因使用情境或意义脉络的不同，对于纪录A，在甲看来可能是文件，在乙看来却可能是档案[5]。同一份档案，查阅角度不同，价值就会不同。科研档案由于保存原始数据或研究者某种想法，其他人可以重新启用这些数据或想法进行新的研究。也就是说，备查属性使得档案具有远比原文件更加丰富广阔的利用价值，即档案的信息资源价值。备查是档案资源激活的基础，激活是备查的根本要求，没有激活便没有档案的备查属性，档案保存就没有了意义。

信息要求准确可靠。档案所载信息的准确可靠性由其来源和上下文的关联性确定[6,10]。档案是一组来源确切并保持原文件关联性的整体，相当于一台退役机器；没有来源的孤立文件相当于零件，其准确可靠性没有保证。垃圾堆里的一个零件既不能证明什么也不能判断是否适合组装新机器，但从一台废弃机器拆卸下来的零件就是机器存在过的准确可靠证据，而且可以仿制组装新机器。因此，科研课题一般按准备、研究试验、总结鉴定验收、成果奖励申报和扩大应用5 个阶段整理、组卷，以文件形成时间或重要程度为序组卷，以文件对科研课题的整体价值、完整性、准确性为鉴定原则，审查确定保管期限和保密级别[1]。

纸质文件时代，受保管空间和成本的限制，不可能把所有文件都保存为档案，必须有所舍弃。当今电子文件时代，储存空间和保存成本不再是限制因素，只要不重复，科研活动中产生的任何文件都可以也应该保存为电子档案。科研是一项认识未知前后相继的活动，一个想法，一个新奇现象，一个科学问题，现在看似没有意义，将来可能启发人们开辟新的研究方向。即使是被科研人员心念一动记录下来的只言片语也值得保存，因为原创型认识往往来自灵感，而心念一动正是灵感的体现。例如，菟丝子拟态寄主花香新特性的发现就源于一句闲聊[11]。有些林业科研离开档案甚至无法进行，例如引种（种源）研究课题结束，多年后想对引种树木进行再研究，就需要查阅原课题档案确定各引进品种（种源）的试验林位置，否则无法测取有效数据。再如，多年后要研究原课题建立的试验林生态演变规律，不仅要确定试验林位置，还需要原课题数据，同样离不开原课题档案。林业科研对象往往长期存在，因此课题档案需要长期保存，就像一座大楼的建筑档案一样，只要大楼续存，其设计图纸就需要保存，以供维护改造中参考。科研档案还是学习的好材料。科研人员都会写作，但要把一份科研文件写得简单明了而充实并不简单。除了指导处，提高写作水平最有效的途径是跟着别人修改文章。因此，科研文件除了定稿存档外，历次较大较关键的修改稿也应该存为电子档案，以便他人特别是初学者从中学习体会修改原因，作者在修改的地方加之说明或注以所思所想，价值就更大了。

2 林业科研档案管理的职能定位

历史上档案管理工作者一直处在各类组织核心位置，在各种政治活动和业务工作中具有决定作用。英国的掌册大臣和掌玺大臣曾经是高级内阁部长，其官职名称恰好反映了他们的作用、地位和身份，即负责保证文件档案的统一完整，以维护统治集团历史面貌和法定地位[6]。中央电视台《苦难辉煌》记录片讲到，1921 年中国共产党第一次全国代表大会在上海召开，面对多数具有海外留学经历的与会代表，会议记录员毛泽东并不突出，他一边记录一边思考，掌握了全面一手资料，对中国革命的未来有了长远思考，最终领导中国革命走向胜利。同样，在林业科研单位，科研档案也据有核心信息资源的地位。

林业科研档案是前人努力工作的真实记录，更是后人科研工作的重要参考和遵循，是深化研究、推动科技进步的基础和起点。管好用好林业科研档案，可以在现行课题中避免重复研究，减少绕远走弯路。事实证明，林业科研文件归档越及时，资料收集越全面，档案利用越充分，新上科研课题起点就越高，工作越顺利。

林业科研档案是单位文化的重要组成部分。法规制度管理单位属于框架性粗线条管理，营造良好的科研文化氛围，打造单位文化软实力，才能持续为单位发展注入精神动力。林业科研档案记载了单位科研工作历程、历史和典型模范事迹等珍贵资料，那一张张照片定格的瞬间、一段段影像记录的片断和一个个活生生的人物典型，以润物细无声的方式发挥了教育作用，在林业科研工作者心灵深处产生了归属感，增强了单位凝聚力和向心力，上下同心，就能够攻克任何科技难题。

档案向社会公开还具有良好的宣传作用。例如，美国政府把档案馆作为宣传国家形象的一个窗口，想方设法把档案馆与博物馆、艺术馆、图书馆一起成为游人必到的景点，并设导游介绍档案馆展品和资料。在电影《泰坦尼克号》热影期间，世界各地掀起一阵讨论泰坦尼克事件热潮。美国国家档案馆趁此良机，将相关文献发布到网上，包括照片、电文、报道等等。一时之间访问者蜂拥而至，创造了“借东风”宣传档案事业的经典案例[12]。林业科研档案公开同样可以向社会公众宣传单位工作，效果甚至比专门的宣传报道更好，因为档案记录原汁原味，更有说服力。随着档案访问量的增加，林业科研单位的形象更接地气更亲民，科研成果会容易被公众了解和信服，从而有利于推广应用。

3 林业科研档案管理现状与原因分析

科研工作和建档工作实行“四同步”管理：下达计划任务与提出科研文件的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件的形成情况同步；验收、鉴定成果与签定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励成果与档案部门出具专题归档情况证明同步[13]。目前，在实际科研管理中尚未充分落实“四同步”原则；科研档案也少有人问津，激活利用远非充分。分析其原因主要有以下几点。

1）档案意识淡薄。在传统观念里，人们普遍把“林业科研档案管理”等同于“林业科研档案保管”，平时工作中只需要做好归整、借阅、回收和登记等工作，确保不丢失、不损坏、不泄密即可。林业科研人员有时以工作繁忙为由，不注重收集整理和系统总结相关资料，只将自己手头上局部、片面、零星的文件草草上交归档；档案管理人员对科研课题缺乏了解，满足于“交什么存什么，有什么管什么”，导致林业档案收集整理不及时、不全面和不成系统。由于对林业科研档案管理的地位作用认识不足，对档案管理业务发展缺乏深入思考，大大影响了林业档案管理工作的科学化、规范化和制度化建设。

2）工作理念相对滞后。档案人员配备一般比较随意，年龄偏大，职务偏低，能力偏弱没有经过系统的档案业务培训，仅能满足于最低标准的工作运行。林业档案人员被严重边缘化，少有机会参加课题研究工作，职称晋升空间有限，加之工作繁琐单调，对档案工作缺乏兴趣和动机，又不得不干，感到厌烦，身心疲惫，往往陷入职业倦怠之中[14]，导致能力和工作效率降低。林业档案管理人员缺乏工作激情，工作被动应付多、主动思考少，仅仅满足于放好档案、锁好大门和管好钥匙，守好自己的“一亩三分地”。林业档案的日常管理缺乏统一规范，堆放比较随意零乱、不成体系，多数采用手工记账，查找起来耗时费力、效率低下。

3）纸质档案借阅不便。林业科研档案多是以纸质或者实物形式存在，为确保原始资料安全无损坏，查阅和外借存在诸多限制，程序手续比较复杂，大大降低了林业档案的流转使用和作用效益。档案借阅人员通常想到什么借阅什么，对于年代久远或其它关联性档案思虑不到，提不出借阅需求，制约了林业档案工作对于林业工作的辅助决策效益。林业档案管理仍旧沿用传统的工作模式，主要进行档案的收集、整理、保存和借阅，对于林业档案信息服务功能研究不够，在林业档案的效用发掘和功能发挥方面做的远远不够。

4 林业科研档案的激活对策

要激活林业科研档案，档案人员必须停止扮演“保管员”的角色，从日常单调的工作中摆脱出来，深入思考林业科研档案的前景未来和工作方向，成为知识的提供者和工作的决策者。要激活林业科研档案，使之充分发挥作用，就要重拾科研档案应有的核心地位，直面5G 时代互联网和大数据时代的深刻变革，筹划工作的转型发展，用刀口向我的改革精神来寻求工作突破[15]。为此提出对策如下。

1）建立电子科研档案系统。按照电子档案管理规范[16]要求，购置或研制档案管理系统，将单位全部科研档案录入系统，并按保密要求向单位内部开放，条件成熟时在单位门户网站内共享，以方便广大林业科研人员查阅。条件充分成熟时向全社会开放科研档案，供社会公众了解科技成果和单位科研历程和现状，宣传单位的同时助力成果推广。按照“四同步”原则[13]，现行课题开题后立即纳入电子科研档案管理系统，凡属单位内部公开的文件应及时录入系统，包括立项报告及其重大修改稿、立项评估会相关记录文件、计划任务书（课题合同）、试验林设置示意图、年度计划、年度工作报告、论文及其重大修改稿、照片、视频等。已经结题并存有全部电子文件的科研课题，按照规范要求审查、鉴定、筛选后，将电子文件录入电子科研档案管理系统。科研人员调离或退休时，要在档案人员和原课题组主持人的见证下完成科研有关电子文件移交手续，并视实际情况并入相关课题文件系统或电子档案系统。对于仅存留纸质档案的科研课题，可以采取“借鸡生蛋”的方式进行档案数字化[12]。借阅人想获取纸质档案副本时，要求借阅人出资扫描档案，扫描件同时录入单位电子科研档案管理系统。

2）普及档案有关法律和知识。1980 年12 月9 日国务院批准，1980 年12 月27 日国家经济委员会、国家基本建设委员会、国家科学技术委员会、国家档案局发布《科学技术档案工作条例》；1987 年9 月5 日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过《中华人民共和国档案法》。自此，我国档案工作走上法治化、标准化、规范化建设途径，各省（市、自治区）也相继出台地方性法规。目前已有100 多部有关法规、部门规章、规范性文件在执行，详细而具体地规定了档案工作的方方面面。然而，令人忧虑的是科研人员对这些法律法规和规范性文件普遍缺乏了解，既难以准确、完整地归档科研文件，又很少意识到利用科研档案解决实际问题，新上课题时仅限于通过论文了解最新科研动态，很少有意识地查阅科研档案从细节上了解本单位、本领域研究历程，导致科研工作传承性不足，低水平重复研究多，原创性研究少。受专业知识的限制，对于一份科研文件来说，档案人员很难确定其“适者”含义，判断其是否“具有保存价值”，科研文件的审查、鉴定、筛选主要依赖于课题主持人或课题骨干，后者缺乏相关法律法规和知识是目前科研档案质量低下的重要原因。因此，应该在林业科研人员当中开展档案法律法规和知识普及活动，廓清思想迷雾，转变观念，让科研人员认识到林业科研档案在科研决策、科研课题管理中承前启后的重要地位，理清自己在林业科研档案管理使用角色定位，提高及时归档科研文件和充分利用科研档案的意识，促进科技进步。林业科研单位要站在国家档案管理体系建设和林业工作全面发展的全局高度，注重林业档案管理人员的选拔、培养和激励，并指导档案管理人员按照“保存史料、着眼未来、强化服务”的思路，制订本单位林业科研档案工作规范，健全林业档案管理制度，创新林业档案信息服务机制，加大林业档案基础设施建设投入，不断提升林业科研档案的工作质量和信息服务的广度深度。

3）全面培养增强档案意识。档案意识就是相关人员在档案工作实践过程中和视觉听觉活动中形成的对档案、档案工作及其与外界事物联系的一种反映和觉察，其中相关人员既包括档案人员，也包括档案利用人员[17-18]，特别是科研人员。培养和强化档案意识，除了学习之外，关键要在档案工作实践中通过潜移默化的形式进行。首先单位领导和科研人员每年到档案室，或者参与电子科研档案系统管理工作一段时间，熟悉档案管理业务；其次新调入单位的科研人员先到档案室，或者参与电子科研档案管理工作一段时间，以初步掌握档案管理业务、熟悉单位科研历程为度[19]。另一方面，采取“送出去、请进来”的方式，安排林业科研档案工作人员参加各类业务培训和学习，及时掌握档案学新观念、新技术，增强档案业务素质。还应该安排科研档案人员参加科研课题工作，特别是一些大型科研课题，协助课题组从档案角度管理保存高价值科研文件，有效提高课题档案质量。一些重要的科研业务会议，包括课题讨论会，也应该邀请档案人员参与，并注意倾听他们从档案管理角度提出的改进意见，激发他们了解熟悉不同学科知识的兴趣，以便在归档工作中协助科研人员更加有效地识别文件的保存价值，或者协助查阅者更快更好地找到所需档案。总之，要把被边缘化的档案人员纳入科研核心工作之中，把徘徊在档案室门口的科研人员请进档案室。

5 结束语

档案是人类活动的原始性符号遗存，是用符号记录的信息[20]。现今社会已经进入信息化时代，决策、计划离不开翔实充分的信息支持。作为遗存信息，备查属性决定档案在许多方面依然价值巨大，是宝贵的信息资源，具有核心信息资源地位。科研工作是一种层层推进的活动，离不开前人的思考基础和前期信息积累，离不开科研档案的信息支持，改革开放后我国颁布的第一个档案有关规章就是《科学技术档案工作条例》，足以说明科研档案的重要意义。林业科研对象繁杂多样，更离不开科研档案的支持。在林业科研单位，科研档案据有核心信息资源的地位：它是科研工作的重要参考和遵循，是推动科技进步的起点；是单位文化的重要组成部分；是重要的宣传工具。受档案意识淡薄、工作理念滞后、纸质档案借资料不便等因素影响，林业科研档案少人问津，如同“死水一潭”，激活林业科研档案势在必行。为此，提出三项对策，一是建立电子科研档案系统，二是普及档案有关法律法规和知识，三是全面培养增强档案意识。这些仅是一点初步认识，随着林业科研档案的激活，档案利用率的提高，势必会有更多问题需要研究解决。