新形势下企业精简公文的思考

文| 吴立朋

新时代精简公文的必要性

公文作为一种书面交流的载体，随着时代的发展有了更加便捷的处理方式和手段，尤其是OA办公的广泛应用，更为公文处理效率的提高提供了环境和系统支持。

精简公文有利于提高公文质量

公文从其概念上讲，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面文章。无论从事任何工作，都要通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各项工作正确、高效地进行。主办部门严格拟制，做到结构严谨、内容精炼，才能使公文更准确地体现管理意图，使政策、措施和办法准确有效，文件的审核部门严谨细致审核，最终形成精简高效的文件。

精简公文体现公文的权威性和严肃性

目前，企业各项规章制度的运行等管理行为都需要各部门相互配合，提前沟通，尽量避免出现管理指令相互打架、同一业务要求堆积如山，从而影响公文权威性和执行效率，尤其是会给执行文件带来极大麻烦，所以，精简公文、改进文风，方能营造贯彻文件的良好氛围。

精简公文有利于推动企业改革转型、提质增效、从严管理

精简公文，使企业的规章制度等文件更加规范、有序，减少因政出多门造成管理效率低下的情况发生。同时，精简公文有利于控制文件数量，减少管理指令，促进企业精细管理，降低成本，减少消耗，突出管理创新创效，提升企业发展质量。

当前企业精简公文面临的问题及分析

当前新形势下，企业公文过多的原因主要有以下原因。

“红头”文件情结。

部分部门和单位在思想观念里，认为“红头”文件才是贯彻落实相关事项的源头，对红头文件情结根深蒂固，各项管理指令都要以见到“红头”文件为准。有的部门认为发了文件就是落实要求，不发文件不能体现工作重要、领导重视，造成公文堆积如山。

拟制公文不严谨

一些部门认为不发文件就是没有贯彻落实，不发文件就不能体现管理痕迹，不仅造成公文数量多，还影响管理执行。一些部门、单位随意提升公文发文层次，能通过部门发文办理完成的事项，为了凸显工作重要，要求到办公室发布公司文件或通知以显示业务的重要，进而造成了大量的文件规格提高的现象。

主办部门审核把关随意，不重视公文审核质量

高质量的文件需要业务部门和办公室通力合作，各尽其责，方能把体现公司指令的文件做好。一些部门自身认为公文审核把关在办公室，从而失去对公文内容的审核义务，必然导致最后审核纠错的职能降低。部分部门人员认为把公文提交到公文处理部门就万事大吉，公文审核修改与他们无关；有的认为公文处理部门就是套红、编号，从而导致公文内容不能得到有效审核完善。

办公室人员业务素质不高

个别公文审核人员对起草的公文从文种选择，到写作方式，再到格式要素不熟悉，对需要审核的公文不能准确把握，会导致不合格甚至错误公文的出现。合格的文字秘书不但要熟悉公文，还要有较强的责任心和端正的工作态度，能够在公文审核过程中发现问题，坚持公文处理的基本原则，可发可不发的公文坚决不发.

精简公文的对策建议

改进文山会海精简公文不仅仅是压缩文件数量，更是改进工作作风，提升企业管理效率的一种手段。

进一步增强精简公文意识

公文代表的是一级机关的书面形象，因此，从领导干部到全体员工都要对精简公文有更加深刻和充分的认识，单位上下形成联动，各级领导干部要带头转作风，为公文审核工作的顺利开展当好后盾、创造条件，作为公文处理部门，应与相关系统部门、所属各单位、项目的人员及时联系沟通，得到各级的支持和重视，形成上下联动的格局。

注重政治学习

业务学习和相关政策法规以及国际惯例、市场经济知识等学习，增强工作的针对性。要注重发挥团队优势，分工协作，压担子、交任务，全面提高重点文稿的质量。注重加强与上级机关、其他企业、地方政府办公室等方面的相互交流，开阔视野，取长补短。适时组织办公室人员进行内部培训或委外送培，切实提高办公室工作人员素质。

强化公文管理

结合企业实际，规范管理程序，做好公文考核评价工作，不断提高公文质量和处理效率。推动办公信息化平台建设，建立健全办公信息化制度，推行业务表单化办理，缩短公文流转、审批、发送的时间，提高办公效率，节约办公费用。同时严格控制发文数量的质量，文件必须确有必要才发，减少文件数量，提高文件质量，助推共同感到头疼的“文件多”问题逐步解决。

加强执行力建设

企业管理机关的每个部门都是公文处理的当事人，负责公文处理的责任部门与各系统业务部门必须根据目前的业务职能进一步完善系统功能，进一步把精简公文的职能理清，同时加强教育培训，细化管理制度，让制度流程化，并不断抓好流程优化，做到流程信息化，从而实现管理创新。同时抓好制度完善，约束执行行为，形成良好的执行文化，做到令行禁止、有令即行，培养并养成好的执行习惯，从而进一步提升机关工作效率。