高校数字档案馆建设问题研究

李 丛

（许昌职业技术学院，河南 许昌 461000）

数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。大数据时代，各种新技术、新媒体进入高校管理的各个系统，形成了形式多样、内容丰富的数字档案，对高校档案馆建设提出了更多挑战，迫切需要进行规范化建设，构建数字档案资源管理的新模式。

一、高校数字化档案资源的现状

（一）数字档案逐步取代纸质档案

随着高校办学功能的拓展，高校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等方面的作用日益凸显，高校在上述社会活动中形成大量的信息资源，除传统的文书档案、人事档案、财务档案、教学档案、资产档案外，高校档案信息大都以数字形式存在，数字化档案已经成为高校档案的主体。以职业院校举办技能大赛为例，从活动开始到结束，举办方会充分运用现代信息技术手段，最大限度地收集、存贮活动信息，这些信息不仅有大赛的方案、组织情况，还有各参赛队的参赛成果等。在这些活动中形成的档案资源已不再是单一的纸质文书档案、图片声像档案和实体档案，更多的是以数字技术为手段所产生的数字档案，提供了另一“社会空间”。由多样性的活动及活动的多样性所产生的数字信息，迫切需要以档案的形式进行收贮、传输，以防珍贵信息丢失。

（二）数字档案资源独立分散

目前，高校的业务系统和职能部门都很重视信息保存，无形之中形成了众多的业务档案。虽然有一部分业务档案进入了学校档案馆，但是由于高校档案资源建设缺乏有效的管理机制，各个业务系统及部门的档案资源独立保管，数字档案资源存在一定的分散性和孤立性，致使各类信息资源不能及时收集。高校档案馆普遍存在人员不足的问题，很难随时参与档案收集，致使一些档案信息长期滞留在业务系统或工作部门。与传统档案相比，高校档案更多的是科技与文化成果，尤其是一些科技档案，大多留存在科研部门，有的科研成果不能按时进入档案馆，有的信息甚至最终也没有进入档案馆的机会。

（三）数字化档案具有明显的开放性

随着学校管理形态的变化，社会及高校师生对高校档案资源的需求方式也在发生变化，加之高校之间的竞争激烈，不少高校把办学历史、办学成就、优秀校友、知名专家学者作为参与竞争的重要手段，普遍开设了网上档案馆，尤其是一些历史悠久、排名靠前的高校，更是开通了网上档案查阅平台。据调研，一些人才、技术、资金等方面实力雄厚的高校还开展了档案馆App建设。为了让社会各界更好地了解自己，很多高校还把教学资源、科研成果、招生计划、人才培养方案、教学计划在网上公开，实现数字档案资源在网上的发布和传递，可以更好地服务于学校的发展和师生的工作、学习需求。

二、制约高校数字档案馆建设的问题

（一）基础薄弱，影响了档案信息的收贮和传输

有相当多的高校档案馆存在设施设备简陋、信息化建设滞后的问题，缺乏数字档案馆建设的基本条件。一是硬件不足。数字档案馆需要一定的信息技术条件，但是高校档案馆设施还不够完善，还没有统一的接口归档平台接收来自各个业务系统及工作部门的文档。二是缺乏既懂档案管理又懂信息技术的管理人员。现有的档案管理人员不能有效利用信息技术手段开展数字档案收集整理工作，数字档案信息资源收集整理的效率较低。大多数高校档案馆由于基础薄弱，无法及时优化档案资源管理及资源存储空间分配，无法有效管理不同结构的数据，故而档案资源管理系统成了简单的数据堆砌与查询工具，数字化成果成为“死”档案。［1］有些档案的收集、整理、存贮仍停留在传统模式上，片面追求收集数量和速度，造成只收集不开放、只存贮不应用或存贮利用率较低等问题。传统档案是把档案放在档案柜里，档案管理人员对档案信息进行分类整理，而数字化档案则是进入存储器，但由于档案管理人员的信息技术能力不足，对数字化档案缺乏有效处理，从严格意义上讲，这不是真正的信息存贮。

（二）缺乏统一的数据规范标准

在高校实行办公自动化之初，各个业务系统和工作部门的信息化建设还没有统一标准，更没有从数字化档案建设的角度考虑数据规范标准。以目前常见的文档格式为例，到底是采用DOC还是XML，是RTF还是TXT，是JPEG还是TIFF，是CEB还是PDF，都没有做出明确规定，完全是根据办公人员自己的工作习惯进行选择，由此形成的电子文件格式不统一、兼容性不强。随着办公自动化程度的提高，这些问题有所缓解，但仍然会或多或少地对高校档案馆数字档案收集造成一定影响，使得档案部门的数字信息无法与各个业务系统接轨。

（三）数字档案资源管理与服务滞后

数字化档案的存贮离不开数据库，一些高水平大学技术力量雄厚，数据库建设相对规范，有利于数字化档案的收集与管理。但是，相当多的高校在基本分类、检索字段、技术实施等方面不够规范，数字档案资源管理难度较大，档案管理人员在接收数字档案后无从下手，无法对数字档案进行分类存贮。受此影响，数字档案大多停留在两级分类体系上，很难进行三级、四级体系分类。数字档案收集、存贮依然采用传统档案类目，以年度设置档案一级目录，以部门或业务设置二级目录，一般不设三级目录。［2］有的数据库虽然提供了检索功能，但是功能简单，检索路径单一，缺乏高级检索、二次检索功能。数字档案信息资源服务主要依靠网络，但是大部分高校网站只能链接到相应的档案信息，用户如果想查找自己需要的特定信息，就要对不同的网站逐个浏览。另外，一部分需公开的现行文件得不到及时有效公开，不能有效地发挥电子文件的作用，不能适应档案信息资源共享的要求。

（四）体制机制建设滞后

目前，不少高校的档案馆没有独立设置，不能独立自主地开展工作。档案建设制度不够健全，没有很好地落实档案法规。面对数字化档案日益增多的形势，高校档案部门没有从制度层面对数字档案规范化建设进行设计，没有从制度层面对重大活动数字化档案做出规定，致使数字档案归档不够及时，归档内容缺乏规范。档案部门如何迅速与学校各个业务系统及部门的数字化信息接轨，如何科学管理日益增多的电子文件，目前还没有更加有效的对策。

三、加强高校档案馆数字化建设的对策

数字档案馆是数字时代档案馆的发展方向，是现代的新型档案馆，是对传统档案馆的升级，是“第二代”或“升级版”的档案馆。早在2010年，国家档案局就发布了《数字档案馆建设指南》，对数字档案馆建设提出了要求。高校数字档案馆在智慧校园背景下进行规范化建设，具有得天独厚的优势，要通过转变管理思想、管理行为，突破业务机构和工作部门的界限，提高各种数字资源的交融度，增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性。

（一）加强基础设施建设

随着高校智慧校园和办公自动化系统（OA）项目的实施，高校数字档案馆建设的设备基础、技术基础也在逐步完善和提高。高校应将数字档案馆建设纳入智慧校园整体布局，以国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》为指导，加强信息技术的开放应用，建设具有采集自动化、存贮安全化、管理科学化、利用便捷化、服务人性化的数字档案系统。硬件方面，可依托智慧校园建设，根据自身需要，科学合理地添置办公设备，如服务器、终端、网络、存储及其他配套设备，这是档案馆数字化建设的基本条件，也是必不可少的。软件方面，包括操作系统、数据库系统等。在此基础上，对OA系统和档案管理系统的数据结构和格式统一规范，实现档案管理系统与OA系统的无缝链接。［3］人力资源是数字化档案管理的关键，因此要想加强数字化档案管理，首先要转变观念，选配既精通信息技术又具备档案管理业务能力的人员充实到档案管理部门，定期组织他们外出培训，学习先进技术，筑牢数字化档案管理的根基。

（二）规范数字档案资源建设

目前，国家档案局出台了相应的数字档案标准和规范，可以作为数字档案资源建设的指导性文件，档案馆各业务部门应进一步完善标准，建立资源数字化采集、组织、管理和长期保存等环节的技术标准和技术规范，确保数据之间的兼容性。在具体操作上，一是要有明确的分类标准。可以借鉴纸质档案的管理方法，按照大类设置数字化档案的一级类目与编号；然后按照档案管理中的“来源原则”“全宗原则”设置二级类目与编号；借鉴《中国档案分类法》中类目设置方法，进一步对“项”“人”下的信息资源进行详细划分，按照事由、责任者、载体、日期、保管期限等，设置三级、四级类目与编号，实现数字化档案的精细化管理。二是要统一规定检索字段，要求各个业务系统和工作部门在存贮信息时使用统一的字段，既便于分类存贮，也便于提供检索服务。三是建立统一的接收平台，要求各个业务系统和工作部门及时将工作中所形成的数字化档案上传到平台，既方便数字化档案的收集管理，也便于为师生工作、学习提供服务。要通过方方面面的力量，把各类数字档案聚合在一起，实现集中保管、专业存贮。

（三）注重数字化档案的开发应用

高校丰富的办学成果，是高校档案的重要组成部分，除了要做好其知识产权保护外，还应该最大限度地为社会提供档案服务，使高校“死档案”活起来，发挥其应有的价值。一方面，高校要通过数字化档案平台展示自己的办学成就，为广大群众提供优质的科技文化服务；另一方面，高校也要通过数字化档案平台方便师生开展学习、研究。目前，国内高水平大学的档案馆已经将档案管理系统与办公自动化系统相结合，形成了多途径、多元化的档案服务利用模式。大数据应用的核心在于从海量的数据中挖掘有价值的信息，高校数字档案馆必须尽早适应这一发展态势，最快、最安全、最大限度地打通已有业务系统，在不改变原有应用系统的前提下，不断完善涵盖档案查询、馆藏精品档案在线服务等主要功能的档案服务平台，打造高校数字档案馆信息资源服务体系，通过数字档案资源规范化建设，解决好信息孤岛问题以及独立分散、被动服务等问题，将所有数字档案在一个平台上运行，实现全校所有数字信息的共享和融合，最大限度地挖掘档案信息的价值，充分发挥档案资源的作用，更好地为社会用户和师生提供有价值的服务。

（四）加强体制机制建设

高校数字档案馆建设需要一个具有综合协调能力的实体管理机构，按照国家数字档案馆规范化建设的宏观方向，统筹发展规划，整体推进软硬件建设及关键环节。不仅需将数字档案馆建设纳入学校发展规划，还必须将数字档案馆建设成效作为高水平大学或“双一流大学”评估指标之一。［4］这是解决高校数字档案馆信息分散、孤岛问题的关键。目前，很多高校已把数字档案馆建设纳入发展规划，整体推进数字化档案资源建设。数字档案馆作为一个综合信息组织，不仅仅是解决“互联网化”和“技术化”的问题，还必须把技术手段和体制机制建设结合起来，营造良好的数据环境。要针对数字化档案资源建设存在的问题，制定相应政策，形成制度性规范，将数字档案资源建设纳入整体工作部署，规范各业务系统和部门的档案工作，使档案规范化建设工作成为人们的一种自觉行为。要针对档案管理人员的技术素质、服务水平情况，出台相关激励机制，激发数字档案资源管理应用的内生动力。随着数字档案馆各项建设机制的不断完善，相信纸质档案数字化的问题也会尽早解决。

总之，高校数字档案馆是一项需要长期而系统推进的工作，是建设高水平大学不可或缺的要素。要通过加强自身建设，不断完善信息收集、存贮、开发利用和服务功能，使高校数字档案馆真正成为服务社会、服务师生、服务教学科研、服务文化建设的重要阵地。