浅析新形势下如何创新国有企业档案管理工作

●徐飞翔

当今时代，档案在社会政治经济活动中起着越来越重要的作用，各级档案管理部门对国有企业档案管理工作也提出了更高标准的要求，不仅仅是把各式各样的档案整理这么简单，而是要把国有企业的全部档案视为一个整体，改进和创新档案管理工作，以满足社会和国有企业发展的需要。

一、国有企业档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作的重要性认识不足

档案管理工作作为国有企业日常管理工作中一部分，是提高国有企业工作质量和工作效能的必要条件，是维护历史本来面目的一项重要工作。这样一项重要工作以往一直不被重视, 许多人包括一些国有企业的中高层领导对档案管理工作都存在认识上的误区, 认为做档案管理工作是流于形式的工作, 不会给国有企业创造任何经济价值,仅限于保管工作,只要做得严密、安全,不遗失即可,没有认识到档案管理工作的现实意义和长远意义，致使部分国有企业档案管理工作变得消极、被动，难以高质量地服务于国有企业发展。

（二）国有企业档案开发利用率低下，重“藏”轻“用”

现在有很多国有企业没有重视档案的使用价值，或者是仅仅停留在最浅层次的利用上，不能发挥最大作用。很多国有企业，长久以来在档案管理工作中，重“藏”轻“用”，对档案利用产生社会效益和经济效益缺乏认识，知之甚少，造成档案利用率不高，不能真正做到“藏用皆重”。

（三）国有企业档案管理制度不健全，档案管理工作针对性不强

部分国有企业档案管理工作中存在管理制度不健全、操作不规范的问题，主要表现在：

1.档案管理理念滞后。档案管理工作理念还较为落后，没有从管理信息化、标准化的角度来审视，还存在着档案管理工作与实际发展需求不相适应的问题。

2.没有建立完善档案管理制度，包括档案管理机制、验收机制、日常管理机制等，很多国有企业档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全。有的国有企业虽建立了管理制度，但却流于形式，未加执行，或执行不到位，大大地损害了档案管理工作的严肃性。

（四）国有企业档案管理信息化水平较低

在大数据迅猛发展的大背景下，国有企业档案管理工作朝着信息化电子化的方向发展成为未来大趋势。但是，目前，大部分的国有企业档案管理还是主要以纸质档案为主，这与信息化管理要求存在很大差距，由于没能建立起完善的档案数据信息源，资料内容不丰富、数据残缺不全、类型单一简陋、信息不能随时更新，皆不能满足档案信息化管理的要求，档案管理跟不上时代前进的步伐，而且档案管理信息化所需的软件硬件建设滞后，影响档案管理工作的快速发展。

（五）档案管理人员素质低下，不能适应信息化管理工作需要

目前国有企业的档案管理人员素质相对较低，一是高层次的档案管理工作人员稀缺，拥有专业资质和相应学历的档案管理专业技术人员不足, 对于档案管理的知识了解不全面, 对档案管理工作的操作流程不熟, 在工作过程中经常出现问题,从而影响档案管理工作的正常运转。二是档案管理人员结构不合理。年龄结构、知识结构、层次结构不合理，专业技术知识老化过时严重，又缺乏有针对性的业务培训，不适应现代档案管理工作的需要。

二、创新国有企业档案管理工作的对策措施

（一）提高对档案管理重要性的认识，增强主动服务意识

首先，要让国有企业领导层以及档案工作人员充分认识到档案管理的重要性。档案作为一种信息资源，是国有企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，是国有企业的无形资产，无论是文本文件、图形文件和视听档案，都是全体员工从事生产经营活动的智慧结晶，饱含全体员工智慧和汗水，因此，对于国有企业来说，这是非常重要的资产，在生产实践活动中有着积极的重要作用。

其次，档案管理人员要增强主动服务意识。档案管理人员作为负责国有企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的工作人员，“服务于大众”是其工作的出发点和归宿，要求明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量，使档案真正地为国有企业员工服务、为国有企业经济建设服务。

（二）加大国有企业档案价值挖掘和利用力度

国有企业档案都有一定的经济价值和社会价值，档案的利用价值体现在是否满足国企企业和社会发展需求。当档案能够满足某个方面的发展需求时就构成了档案的使用价值，就可以为国有企业派生出巨大的社会效益和经济效益，实现社会效益和经济效益双丰收，从而体现出档案的自身价值，为此，我们应该加大国有企业档案价值挖掘和利用力度，服务国有企业发展。

（三）建立完善国有企业特色的档案管理制度

为了使国有企业档案管理能够做到有条不紊，应该完善档案管理制度。各个国有企业在依据国家法律法规以及上级的规章制定相应的制度之外，还应该根据自身的实际情况，制定行之有效的档案管理制度。制度既要指导实际操作，还要结合档案管理系统，把国有企业管理的实际需要和规范要求结合起来，设计成一个个具体的流程和细节, 汇总形成具有国有企业特色的制度，这样形成的制度体系就具有很强的可执行性。一是在兼顾大而全的基础上，对具体项目有针对性地进行单独编制。宁波市轨道交通集团有限公司在编制制度时，没有把项目档案所有内容编到一个制度中，而是针对轨道交通工程档案的重点和难点施工监理这一块，单独编制《轨道交通工程施工监理档案管理细则》，这是宁波独有的。二是重点突出，条目简洁。要求明确，将归档范围、组卷顺序、档案验收、档案移交等重点内容规定具体化，合格标准也进行明确。三是做好制度间协调性，制度体系要由档案管理人员和专业管理人员共同在同一时期编制完成，避免制度相互冲突。这样，档案人员和档案管理制度具有极高的融合度，总体上达到手上无制度，心中有制度，这是我们核心能力的独特优势，执行中一旦碰到新问题，可以快速在制度框架内找到解决方案。

（四）采取模块清单化方式发挥专业人员作用

因受专业知识限制，档案管理人员很难掌握具体项目总体情况和细节，可以采取模块清单化方式，由专业人员负责专业工作。如某国企以模块化的思维，设计了一套工程项目档案管理体系，建立由监管或服务单位审核签发的清单或汇总表，重要内容做到全覆盖。这样就解决了工程项目档案编制依据和审核依据，保证完整性、系统性。因为是专业工作由专业单位或人员负责，施工单位必须按清单或汇总表提供文件，档案人员只需要核对文件编号和文件质量, 遗漏现象得到有效控制。通过成体系的清单和汇总表，使施工过程文件进行逐级汇总，一一对应，环环相扣，责任清晰。

（五）实现档案管理的信息化

信息化是新时代社会发展的趋势，也对档案管理工作提出了更高的要求，国有企业必须运用当代科技新成果和信息化手段来武装档案管理工作，提高工作效率和水平。档案管理要全面实现电子化管理。采用计算机以及扫描仪等数码技术对档案实现无纸化的管理，从而提高档案管理工作效率，更好服务国有企业发展。将档案管理系统列入国有企业信息化发展总体规划，加大档案信息化建设资金投入，逐步建立健全档案管理的网络系统，实现档案信息资源共享，以利于档案材料的便利化运用。完善基础设施建设。规范档案信息化建设的技术体系机制，既要实现档案信息资源共享又要保证隐私性；既要保证档案信息化管理工作有效推进，又要重视信息的保护和档案管理安全责任的落实，确保档案管理系统安全高效运行。

（六）提升档案管理人员的综合素质

在档案管理中，档案管理人员的综合素质决定档案管理水平的高低，直接影响着档案管理的质量和水平。为了能够提高管理人员的管理能力和业务素质，应加强思想道德建设，提高政治素养和职业道德。通过学习教育使广大档案管理人员具有高度的政治责任心、政治敏锐性和严明的政治纪律，爱岗敬业、乐于奉献，热爱档案事业，履行好档案工作职责。加大教育培训，提升实战技能。有计划、有步骤、分层次地安排档案工作人员参加岗位培训和继续教育，学习培训内容要符合新颖、全面、实用的要求，具有针对性。改进学习培训方式，可以脱产培训，在职培训，也可以开展联合培训，提供多层次教育培训平台。完善档案管理工作评价考核机制。既要建立合理的激励惩罚机制、业务考核机制、人才评价机制，又要优化档案工作人员年龄结构、知识结构，目的在于提高工作积极性和学习主动性，促进档案管理人员队伍建设。

总之，创新国有企业档案管理工作，并不是一蹴而就既能够做好做到的工作，这需要档案管理人员持之以恒、坚持不懈，不断进行知识和能力积蓄，树立创新意识、增强主动服务意识，更好地满足国有企业和社会对档案信息的需求，充分发挥出国有企业档案的社会价值和经济价值，为国有企业事业的健康持续发展奠定良好的基础。