知识管理在图书档案管理中的功能及运用

◎王琦

一、档案管理与知识管理的相似处

档案管理是一项复杂的工作，其主要是对社会各界的信息进行收集与整理，这些信息包括政府机构的信息、媒体信息源、隐性信息等等。在企业内部，可以通过观察与沟通，获得员工行为以及工作特征的隐性信息，而对于企业竞争对手的隐性信息，主要是通过媒体信息源以及与竞争对手企业有密切联系的员工处获得。掌握这些档案信息，可以提高企业的竞争力，可以帮助企业有效的抢占市场，提高经济效益。

知识管理是在显性知识与隐性知识中，获取共享以及共同发展的途径，其组员包括对显性知识的组织以及对隐性知识的挖掘。隐性知识可以通过观察与访谈得到，而知识管理有助于提高这些知识的价值，通过共享，还可以提高知识的利用率。知识管理的理念是将知识看做重要的资源，其与档案管理有着较多的相似之处，都强调人的主观能动性，而且讲求创新。知识管理可以对市场变化进行感知，可以了解竞争对手的隐性信息，在获得这些信息后，需要应用档案管理的方法对其进行归类与整理。档案管理产生的时间早于知识管理，但是在档案管理中，却蕴含了知识管理的理论，其可以为企业发展创造较多机遇，而且可以促进企业间的良性竞争档案管理与知识管理的研究对象都是信息知识，档案管理是对竞争对手以及市场环境信息的管理，通过档案管理人员的加工与处理，可以产生具有更高价值的信息资源。档案管理的对知识信息的加工，而信息管理也是将知识形象作为管理的核心，虽然社会中对知识管理有着较多的表述，但是知识管理依然是将信息知识作为主要的作用主体以及研究对象。档案管理与知识管理都是提高企业竞争力的有效方式，将档案管理与知识管理具有相辅相成的作用，将二者结合在一起，可以减轻档案管理人员的工作量，提高管理人员的工作效率。将信息管理的理念融入知识管理中，可以解决知识管理中存在的问题。档案管理与知识管理具有相互促进的关系，档案管理是在一定的信息需求、知识需求前提下，对竞争对手、竞争环境信息。档案管理系统把员工从信息的海洋中解脱出来，并且档案管理与知识管理结合在一起，还可以促进二者共同发展。

二、知识管理的功能

1.挖掘现有档案中的潜在知识资源。

事实上，知识管理在实际的操作过程中，其主要管理的对象并非是知识的本身，也还包括在知识管理过程中所形成的管理体制。事实上，知识管理在实际的推行过程中，其最终师表是为了实现对于知识的使用，并尽可能的推动知识使用率的提高。简单地说，在进行知识管理的过程中，相关的管理工作者需要加强对于相关知识使用效率的提高，基于此，就需要其在实际的管理作业过程总加强对于知识的挖掘、扩展以及创新等环节。而这些环节的开展有利于挖掘出新的知识。基于此，就使得相关人员借助知识管理的相关理念进行图书馆档案管理的过程中，有利于推动档案容量的扩大，继而挖掘现有档案中的潜在知识资源，推动相关知识的使用效率。

2.推进了个人知识的突出。

图书档案管理的工作在市场竞争的不断冲击下，已经失去了早先的固定性，所以图书档案管理中的人员流动很大使得组织无法进行平衡的发展，所以要做好组织内部的资源保存与分享这方面的工作是图书档案管理中最为重要的基础。知识管理，有一项显著的特点，就是可以推动知识的突出。可以把知识制度构建的更加科学更加规范，这就离不开所有管理人员的，共同努力了，要构建良好的知识，学习环境管理人员还要对自己的个人素养进行培训和学习，把更多管理人员的发展目标吸引的图书档案管理上，在管理工作的过程中，要总结和归纳工作经验与不同的管理人员，进行交流和探讨解决，在工作上有任何不懂的地方，最终达到了统一的管理组织。

三、知识管理在图书馆管理中的应用

1.创新管理模式。

知识管理引入图书馆档案管理以后，管理人员可利用先进的现代科技技术对档案进行管理，包括对图书馆业务信息处理、系统处理等等。这样不仅可以将图书馆档案使用者的业务需求明确显示出来，还能通过图书馆智能化对使用者的点击率进行记录，掌握市场动态和方向。另外，使用者在利用业务信息系统搜寻或查找资源时，系统同样会对使用者的页面操作方式进行记录，随后交给计算机系统加以处理，统计分析出用户所需结果，为用户提供服务。总的来说，相比于传统的图书馆档案管理方式，知识管理能更好的为档案使用者提供服务，随时掌握使用者信息需求，挖掘市场新动向，提升图书馆服务质量。

2.构建智力库和知识库。

负责管理图书馆的工作者，不管他是组织内部工作人员还是其他相关行业兼职从业者，其都需要不断学习，不断获取知识，以满足图书馆档案管理职能需求，为图书馆档案管理事业的持续发展奠定基础。管理者所学习的知识多为显性知识，包括管理理论、管理实践等等。借助图书馆现有条件，管理者在学习知识、提升能力时，可利用图书馆现代技术平台，借助高科技手段获取想要学习的知识，或者利用高科技技术传播、共享知识，实现自身及他人知识水平的共同提高。图书馆管理者利用高科技技术学习、共享知识，同样属于知识管理。原因在于，知识的共享必须借助图书馆丰富的档案资源和图书资源，对这些资源进行学习，将存在于书面或屏幕上的知识“占为己有”，使自身知识得到扩充，能力得到提升，这样的管理方式无疑是利大于弊的，是人们提炼和学习图书馆知识的最佳方法。而为了实现这一点，现代图书馆必须构建一个庞大的知识库，或者是智力库，并引进先进的知识管理方法，实现图书馆档案的智能化管理。

3.建学习型组织和知识社区，提高隐性知识的沟通与交流。

知识社区不但是—个巨大的人才库，并且知识社区中的人才流动性也非常快，使得知识库中的人才可以随时得到补充。网络杜区可以吸纳不同种类组织机构的人员，同时还可以吸收具有专业特长的专业型人才。在网络社区中，不同类型的专业人才可以将自身的隐性知识和显性知识通过这个网络社区这个平台进行信息的交互，将其自身的观点或者著作进行公开，同众多专业人员进行讨论。综上所述，网络社区不但可以使得知识在社区内部进行传递、共享，同时形成一种高效的知识传递环境。不同种类的知识社区相互联系、相互交流，形成—个范围更广的知识社区。这个范围更大的社区不但能超越机构范围的限制，同时还可以摆脱行业的束缚。建立健全知识管理制度此外，知识管理理念在图书馆档案管理过程中的作用就在于能够相关的管理者能够以此为依托推哦定相关管理作业的效率的提高，并以此为核心带动企业核心竞争力的强化，推动图书馆档案管理工作的高效开展。

结束语：通过以上文章的观点，我们可以总结出好的知识是国家发展的基础，是可以把国家带上更高层次的领路人，只是无论是显而易见的还是隐藏在生活中的，他们都为现在图书档案管理工作档案管理工作出了一份力，他们可以提供图书档案管理的功能，增强他们的力量，所以在实际生活中具有十分重要的意义。图书档案的管理人员要从自身来出发，完善自己的个人素养和管理能力主动，并且积极的参与到知识的传播和互动当中去，从而促进了管理能力的发展，并加以推广，从而提高了知识管理的竞争能力。