“电子会计凭证入档”新政下电子会计档案管理之应对策略分析

2020-03-02□文|叶敏

经济视野 2020年19期

□ 文| 叶敏

会计档案是指原始凭证、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料，作为会计信息的载体，会计档案成为记录和反映经济业务发生情况的重要记录和证据，是企业财务核算的重要依据和成果，也是企业档案的重要组成部分。因此，做好会计档案的管理，使其得到妥善、合理的利用和存储是十分重要的。

会计档案电子化的政策背景

随着电子科技的不断发展，我国智慧城市和信息化建设的不断推进，会计档案的电子化成为科技进步的必然趋势。办公自动化、电子政务在国家机关及各企事业单位普遍应用，各类电子文件大量产生，从日常的采购销售、会议差旅、货物进出口到款项收支，电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子票据已经和企业的生产经营息息相关。

会计档案电子化的意义

作为会计核算的直接依据，会计原始凭证同时也是会计档案管理的重要内容。随着电子发票等电子票据试点工作在全国的加快推进，包括发票、财政票据、客票、银行回单等在内的会计凭证的电子化时代已经来临，尤其是在当下抗击新冠疫情的特殊时期，人员活动仍在一定范围内受限，但复工复产加速推进的形势下，电子会计凭证的推广应用更显紧迫。

经过多年的政策铺垫和技术发展，电子票据的普及，使得电子会计档案取代纸质会计档案，成为企业财务信息化转型的必然结果。电子会计凭证的获取、报销、入账、归档等，均已具备了电子化管理的基础，及时规范电子会计凭证的报销入账以及归档管理，实现会计凭证全流程电子化，对规范企业基础会计工作，促进会计信息化建设工作的深入开展具有重要的现实意义。

传统纸质会计档案的弊端

1.打印成本高昂，易造成资源浪费、加剧环境污染。

2.不利于资料的收集、传递、保密。纸质资料邮寄耗时长、易遗失，影响财务及时入账。

3.需要较大存储空间，管理不当容易造成档案的损坏、丢失、泄密，储存成本及风险较高。

4.纸质会计档案的共享程度差，检索、借阅、效率较低，档案调阅、管理记录难追溯，管理成本高，且不利于使用。

5.一笔经济业务的发生，大多涉及合同会签、销售发货、验收入库、出库耗用等多个环节，而传统纸质会计档案只能利用各单一环节经济业务产生的纸质票据，通过会计核算，人为地将其匹配，对经济业务的反映，缺乏必要的系统性，且容易产生偏差。

6.纸质发票易于造假，假票的流通容易诱发偷、骗税行为，严重扰乱税收秩序，威胁国家经济安全。但假票的鉴定和查处，耗时耗力，难度较大。

电子化会计档案的优势

1.无需打印，可节约资源，避免环境污染。

2.企业在使用电子发票时，可利用网络和软件对电子发票进行提取，不仅能避免传递期间产生遗失，还可以大大提高财务入账的及时性。

3.硬件存储，在极大增加存储量的同时，大大减少对物理空间的占用，能够有效降低存储成本。

4.电子化会计档案共享性好，查询方便、快捷，可自动生成使用日志，信息记录及时完整，大大提高查询效率。

5.电子化会计资料的进一步普及，不但可以提高会计核算的效率，而且可由系统自动将业务与单据进行匹配，增强会计核算业务的系统性。

6.可通过与税务相关部门接口对接，实现电子票据的验真、查重，避免票据重复入账问题，有效避免偷、骗税行为，维护国家税收秩序及经济安全。

新政下会计档案管理工作面临的主要问题

虽然与纸质档案相比，电子档案具有较为明显的优势，但从信息的记录形式来看，电子化会计档案作为一种数字化信息，其归档和存储均依赖于计算机系统，因此，存储硬件的寿命以及计算机软件系统的频繁升级，直接影响着存储信息的可读性；同时，操作失误、黑客、病毒攻击、硬件损毁、系统瘫痪等情况，也都可能造成数据丢失；另外，电子档案易复制、易篡改的特性，对会计信息数据的真实性、完整性和安全性造成不利影响；特别是电子发票推广之后，电子发票的重复入账问题也给企业带来较大困惑。

因此，随着会计档案电子化进程的不断推进，纸质票据将逐渐被电子票据所替代，那么，新政下，电子会计档案的管理将面临哪些新的问题亟待解决呢：

1.如何保障电子会计档案数据的安全性?

2.如何有效避免电子发票的重复入账问题?

3.电子会计档案数据的真实性、完整性和可用性如何得到保障?

4.海量会计档案信息的存储问题如何解决?

新政下会计档案管理工作的应对策略分析

伴随着财务信息化工作的不断推进，市场上，大量财务核算、分析管理软件不断推出，单据的远程传递、审核，会计信息的数据化处理、分析与共享都成为了现实。技术的进步不但极大地节约了人力和物力，优化了财务管理流程，提高了审核报销效率，也为会计档案的电子化奠定了坚实的基础。但由于各系统的运行相互独立，会计信息数据缺乏必要的联系。

作为记录经济业务的重要凭证，确保电子会计档案中，会计信息的真实，完整，以及数据传输和存储安全，是会计档案管理的首要任务。为实现这一目标，笔者认为，须要从制度建设和技术支持两个方面着眼。

制度建设

新政下，为实现会计档案管理工作的规范化和效率化，首先须要立足电子会计档案的范围、数据存储所需硬件及环境、档案归档流程、保存期限、管理职责等方面的新要求，建立相应的授权审批、内控管理流程、数据比对、复核等相互制约的管理机制，针对电子会计档案的收集、归档、调用、转移、移交等环节，制定科学的管理制度，确保会计档案数据的真实、完整和安全。同时，新政伊始，为确保会计档案信息的安全，应在制度中明确设置合理的过渡期间，以利于会计档案管理模式从原有的”双套式”(同时保存纸质和电子两套档案)到”单套式”(仅保存电子档案)的平稳、顺利过渡。

技术支持

1.会计档案数据的安全性。

新政下，会计档案信息的储存介质由纸质资料转变为电子数据，将以电子数据形式，依附于存储设备存在。因而，对电子会计档案安全性的管理要求，必须从网络和设备的安全性以及电子数据安全性两个方面展开。

在充分考虑存储设备寿命的前提下，企业首先要加强对网络安全、病毒防范、存储介质安全性等方面的控制，对存储设备进行定期维护更新；其次，可以对会计档案数据实施多套备份（至少一套用于封存保管，一套供调阅查询），定期比对、复制，异地存放保管等方式，通过确保存储的设备安全，实现电子会计档案数据的长期安全。

由于电子化信息数据容易被修改，且改动不易被发觉，因此，需要建立一套科学、完善、高效的数据安全保护系统，对会计档案的收集、归档、调用、转移等关键环节的具体操作实施监控和日志管理，及时发现并记录对电子会计档案的任何改动，保障电子会计档案数据的安全可靠以及数据的可追溯。

2.会计档案数据的真实性和完整性。

真实、完整的会计数据是确保会计目标实现的基础。作为记录经济活动内容的载体，发票是最基本、最重要的会计原始凭证之一，是财务核算的重要依据，也是税务机关征收税款、控制税源的重要依据。假发票的通行，以及电子发票的重复入账，将严重影响会计信息的真实性，扰乱国家经济秩序。同样，以真实票据虚构或隐瞒业务，亦会导致会计信息数据的失真。

因此，要确保会计档案数据的真实性和完整性，最有效的方法，就是将自动化办公系统、会计报账、核算系统与档案管理系统进行整合，建立包括业务发起、文件审批、合同会签，预算审核，会计核算，数据归档等会计信息处理全过程的数据处理系统，集成电子凭证的收集、验证、处理、存储、统计、查询等功能，通过上传资料、数据转换、后台导入等方式，从原始凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表到数据归档，从业务的源头，为企业电子会计档案全过程管理提供系统支持，杜绝假票和虚假业务对会计信息的影响，确保电子会计信息的流转高效、及时，数据真实、完整。

下面将以业务发生顺序为主线，分步描述各业务环节下，会计信息在系统中的流转情况及控制要点：

首先，在业务之初，由业务员在自动化办公系统中发起业务申请，系统按照企业预设流程，通过逐级线上审批，形成相应经批准的预算、合同及业务单据；

第二步，系统按照流程，自动将通过审批的文件数据，从办公自动化系统中传入报账系统；

第三步，业务员在报账系统上传电子发票等与业务相关资料的电子票据，系统通过与税务机关对接的专用数据接口，自动实现对发票的查验，有效过滤假票；

第四步，财务部门通过会计报账系统，准确、完整、及时地接收和读取电子会计信息，自动进行发票查重，杜绝一票多报情况的发生；

第五步，业务员发起线上报销申请，系统根据企业预设的报销审批权限及流程，自动推送并完成线上审批流转；

第六步，会计核算系统按照国家统一的会计制度，对经过查验、过滤、审批后的会计信息进行处理，生成财务核算数据，并建立原始凭证与记账凭证间的数据关联，以利于会计档案查询的快捷、高效；

第七步，会计核算系统通过归档接口，将电子会计档案数据按照档案管理部门规定的格式，传入会计档案管理系统；

第八步，档案管理系统对接收到的会计档案数据，按照档案管理的规定进行分类，并归档存储。

整合后的会计信息处理系统，可以通过对权限规范合理的分配，加强对流程中各关键控制点的监控，对各环节产生数据的变动进行详细记录并形成日志，使单据的传递连贯可视。如此，不但能从源头上保障归档会计信息数据的真实性、完整性，也使所有数据具有可追溯性，从而实现了电子会计数据的可靠、可溯。

该系统将税务验证与会计报账系统的无缝对接，同时全面融合会计核算系统与会计档案管理系统，以会计信息的全过程管理为原则，对会计档案电子数据进行管控，确保了会计核算信息和会计档案数据的真实性和完整性。